Każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego odpoczynku urlopowego. Zdarzają się jednak szczególne sytuacje, których zaistnienie może spowodować zakłócenie wypoczynku osoby zatrudnionej. Do takich okoliczności należy zaliczyć działanie pracodawcy polegające na odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego. W konkretnych przypadkach takie odwołanie jest zgodne z prawem, jednak pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Czy zwrot wydatków pracownika odwołanego z urlopu podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu – piszemy na ten temat w artykule.
Odwołanie pracownika z urlopu – podstawa prawna
Postępowanie w zakresie odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego zostało uregulowane w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego oraz okoliczności to uzasadniające
Zgodnie z art. 167 § 1 kp pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu.
Zdarzeniami powodującymi konieczność odwołania pracownika z urlopu są zatem wszelkie szczególne przypadki, których zaistnienie wymaga stawienia się pracownika w zakładzie pracy.
Do takich zdarzeń można zaliczyć np.:
konieczność usunięcia awarii maszyn i urządzeń technicznych,
niezapowiedziana kontrola organu administracji publicznej,
niespodziewana kontrola stanowiska pracy.
Powody odwołania pracownika z urlopu powinny być określone w sposób niebudzący wątpliwości w kwestii zasadności odwołania, muszą także odpowiadać stanowi faktycznemu.
Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem z urlopu
Art. 167 § 2 kp stanowi, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Zwrot kosztów dokonany przez pracodawcę obejmuje przede wszystkim wydatki związane z wyjazdem na urlop poza miejsce zamieszkania oraz dotyczące powrotu z urlopu.
Wydatki poniesione w związku z pobytem pracownika na urlopie pracodawca pokrywa w części urlopu, jaką pracownik wykorzystał przed odwołaniem, czyli proporcjonalnie do okresu pobytu niewykorzystanego z powodu odwołania.
Do kosztów objętych zwrotem zalicza się m.in.:
wydatki poniesione na wykupienie wczasów;
koszty: biletów, zakupu wyposażenia turystycznego, innych usług związanych z wypoczynkiem.
[alert-info]Jeżeli pracownik w związku z odwołaniem powrócił z urlopu wraz z rodziną, to zwrotem kosztów należy objąć także wydatki poniesione na każdego członka rodziny, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem.
Pracownik powinien przedłożyć pracodawcy dokumentację poświadczającą koszty podlegające zwrotowi, w szczególności rachunki, faktury oraz bilety potwierdzające poszczególne wydatki.
W razie braku udokumentowania kosztów przez pracownika zwrot będzie zrealizowany na podstawie stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej (MPIPS) z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zwrot kosztów odwołania pracownika z urlopu – czy podlega PIT?
Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów bezpośrednio dotyczących odwołania z urlopu jest umocowany w przepisach Kodeksu pracy i ma dla pracodawcy obowiązkowy charakter. Czy zatem w ramach takiego zwrotu pracownik uzyskuje korzyść majątkową powodującą konieczność objęcia jej podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT)?
Przykład 1.
Pracodawca był zmuszony odwołać pracownika z urlopu w związku z wypadkiem innego pracownika zajmującego się monitoringiem urządzeń działających w trybie ciągłym i brakiem możliwości zastępstwa. Pracownik przedstawił rachunki i bilety, które zostały zakupione w związku z urlopem na łączną kwotę 4 700 zł. Pracodawca dokonał zwrotu tej kwoty w takiej właśnie wysokości. Czy jest to przychód pracownika podlegający opodatkowaniu?
Zwrot dokonany na rzecz pracownika w kwocie wydatków faktycznie poniesionych przez niego ma w istocie charakter odszkodowawczy, w związku z czym nie stanowi przychodu generującego konieczność zapłacenia PIT. Wynika to choćby z faktu tego, że zwrot obejmuje uprzednio poniesione przez pracownika wydatki ze środków wypłaconych przez pracodawcę, które są opodatkowane. Wiązałoby się to zatem z podwójnym opodatkowaniem tych samych kwot, co nie powinno mieć miejsca.
Sytuacja ulegnie jednak całkowitej zmianie, jeżeli pracodawca zdecyduje się wypłacić pracownikowi dodatkowe środki – w wysokości przekraczającej koszty poniesione w związku z odwołaniem z urlopu udokumentowane przez pracownika.
Przykład 2.
Pracodawca odwołał pracownika z urlopu z powodu wystąpienia poważnej awarii. Pracownik przedstawił mu dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu na kwotę 3500 zł. Pracodawca dokonał zwrotu wraz z rekompensatą z tytuł odwołania z urlopu w wysokości 1000 zł. Kwota rekompensaty (1000 zł) podlega PIT, będzie ponadto oskładkowana.
Zwrot kosztów odwołania z urlopu a składki ZUS
Zgodnie z § 1 Rozporządzenia MPIPS z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Powyższy zapis ma kluczowe znaczenie w kwestii ustalenia, czy zwrot z tytułu odwołania pracownika z urlopu wywołuje konieczność opłacenia składek ZUS. Wspomnieliśmy już, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (przysporzenia majątkowego), ma natomiast charakter odszkodowawczy. W konsekwencji wskazany zwrot kosztów nie jest objęty PIT.
Czy wobec tego zawsze zwrot dokonany przez pracodawcę będzie nieoskładkowany? W tym przypadku mamy do czynienia z analogiczną sytuacją jak odnośnie do zobowiązania podatkowego.
Powyższa zasada ma również zastosowanie, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi kwoty niepozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, np. dobrowolną rekompensatę.
Zwrot wydatków pracownika odwołanego z urlopu – czy podlega ZUS i PIT? Podsumowanie
Odwołanie pracownika to pewna ostateczność, czasami jednak jest nie do uniknięcia. Pracodawca jest obowiązany zwrócić mu koszty wezwania z urlopu w zakresie pozostającym w bezpośrednim związku z odwołaniem. W takim przypadku zwrot wydatków ma charakter odszkodowawczy, nie stanowi natomiast przychodu podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.
