Poradnik Przedsiębiorcy

Kupno samochodu na firmę - w jaki sposób?

Auto w firmie to wielkie ułatwienie, dlatego posiadanie go stało się już niemalże niezbędne. Przy jego nabyciu pojawiają się wątpliwości - zakup na fakturę czy leasing? Naturalnie wiele zależy od jednostkowych okoliczności, ale przy dokonywaniu wyboru mądrze znać plusy i minusy obu rozwiązań. Sprawdź, jak najlepiej dokonać oraz jak rozliczyć kupno samochodu na firmę!

Kupno samochodu na firmę

Zakup samochodu osobowego na fakturę zwykle jest związany z relatywnie sporym kosztem, który finansuje się albo z majątku podatnika, albo z kredytu. Wybór właściwej formy kupna jest zależny od indywidualnej sytuacji podatnika.

Podatnik, co do zasady musi wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód osobowy o wartości przekraczającej 10.000 złotych. Powinien też poddać go amortyzacji - zgodnie z regulacjami wynikającymi z ustawy o PIT. Przedsiębiorca może zastosować dwie metody amortyzacji w zależności od tego, czy to samochód nowy, czy używany:

  • liniową - standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat (60 miesięcy), przy zastosowaniu stawki 20% z wykazu stawek,
  • ze stawką indywidualną - w przypadku samochodu używanego (używanego przed nabyciem co najmniej pół roku) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku.

Za wartość początkową uznaje się kwotę zakupu oraz opłat dodatkowych poniesionych do dnia wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych. Zaliczyć można m.in:
- koszty załadunku, przeładunku, wyładunku i wprowadzenia do obrotu,
- koszty transportu i ubezpieczenia w drodze,
- opłaty rejestracyjne itp.,
- dodatkowe wyposażenie oraz jego montaż.
Przy samochodach osobowych istnieje pewien limit (art. 23 ust. 1 pkt 4) dotyczący wysokości odpisów amortyzacyjnych, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.Art. 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
“1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
(...)
4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:
a) 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. poz. 317 i 1356),
b) 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych"

Kupno samochodu a koszty uzyskania przychodu

Środki wydane na eksploatację auta firmowego mogą zostać wpisane do kosztów uzyskania przychodów w limicie:

  • 75% - w przypadku użytku mieszanego (prywatnego-firmowego) samochodu osobowego oraz samochodu ciężarowego niespełniającego definicji pojazdu ciężarowego,
  • 100% - w przypadku użytku tylko do działalności pojazdu osobowego (z wymogiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, takiej jak do VAT, sporządzenia regulaminu pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26) oraz samochodu ciężarowego powyżej 3,5 tony lub samochodu ciężarowego poniżej 3,5 z VAT-1/VAT-2 lub bez VAT-1/VAT-2 (z wymogiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, takiej jak do VAT, sporządzenia regulaminu pojazdu oraz zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26).

Mowa tu m.in. o nabyciu części, paliwa, serwis itd. W przypadku zakupu auta na kredyt do kosztów firmowych można wpisać uiszczane według harmonogramu odsetki.Według art. 23 ust. 1 pkt 46a i 47 do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się:
"46a) 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
47) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia”.
W celu zakwalifikowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu wymagane jest spełnienie łącznie warunków:

  1. udokumentowanie wydatku,
  2. wykazanie, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu,
  3. wydatek nie został wykluczony z katalogu kosztów uzyskania przychodu na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Samochód w firmie a odliczenie VAT

Należy mieć na uwadze przepisy dotyczące odliczania podatku VAT przy kupnie aut osobowych oraz wydatkach z nimi powiązanych. Jeśli więc pojazd użytkowany jest do tzw. celów mieszanych - w działalności oraz prywatnie - przysługuje 50% odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z jego bieżącym użytkowaniem oraz od zakupu paliwa. Natomiast prawo do pełnego odliczenia podatku w sytuacji, gdy wykorzystują oni pojazd jedynie dla potrzeb prowadzonego przedsiębiorstwa. Oprócz tego należy spełnić dodatkowe warunki:

  • zarejestrować samochód w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26,
  • prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT,
  • stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Wymienione warunki pozwalają na wykluczenie użytkowania pojazdu do celów osobistych przedsiębiorcy oraz jego pracowników, co zaś powodowałoby utratę prawa do odliczenia pełnego podatku.

Kupno samochodu na firmę w formie leasingu

Bardzo popularne staje się nabywanie pojazdów do firmy w formie leasingu. Dostępne są dwie jego odmiany:

Ten pierwszy zakłada, że przedmiot umowy jest składnikiem majątku finansującego, co nakłada na niego obowiązek amortyzacji. Leasing finansowy to odwrotna sprawa - leasingobiorca wpisuje go do swoich środków trwałych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Leasing operacyjny jest bardziej popularny- powodem są przede wszystkim mniejsze koszty na początku okresu leasingowego. Wpływ może mieć też to, że w leasingu finansowym VAT trzeba wpłacić z góry.

Dla osób fizycznych prowadzących firmę niezbędne jest zawarcie umowy leasingu operacyjnego na czas określony, wynoszący minimum 40% standardowego czasu amortyzacji. Skoro wynosi on 5 lat w przypadku aut osobowych, to czas takiej umowy musi być ustalony na co najmniej 2 lata. Podmiot korzystający z leasingu operacyjnego do kosztów uzyskania przychodu możne zaliczyć opłatę wstępną oraz raty leasingowe. Od 2019 roku nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza limit ujmowania wydatków z tytułu opłaty wstępnej oraz rat leasingowych. W tym przypadku również wysokość limitu uzależniona jest od rodzaju posiadanego pojazdu. Dla samochodów spalinowych będzie to wartość 150 tys. zł (netto u czynnych podatników VAT, brutto dla zwolnionych). Należna kwota przewyższająca wartość należy wyliczyć w proporcji do ustalonego limitu, który będzie dotyczył każdej raty leasingowej. Dla pojazdów o wartości mieszczącej się w limicie do kosztów uzyskania przychodu ująć można całą raty leasingowej.W przypadku pojazdu w leasingu koszty eksploatacyjne analogicznie, jak w środkach trwałych ujmowane są w limicie 75% (użytek mieszany) lub 100% (użytek firmowy).

Samochód w leasingu a odliczenie VAT

Odliczanie VAT od aut osobowych wziętych w leasing co do zasady jest identyczne jak przy kupnie na fakturę. Jeśli będzie on wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i związanych z prowadzoną działalnością, podatnikowi przysługuje możliwość odliczenia 50% podatku VAT od rat leasingowych, innych opłat przewidzianych umową leasingową, jak i kosztów związanych z bieżącym użytkowaniem samochodu w tym od zakupu paliwa. Aby uzyskać prawo do pełnych odliczeń podatku VAT, należy zarejestrować samochód firmowy w US, prowadzić kilometrówkę do VAT i stworzyć odpowiedni regulamin.

Kupno samochodu na firmę - jaką metodę wybrać?

Przy wyborze sposobu kupna auta osobowego dla firmy trzeba patrzeć nie tylko z perspektywy majątkowej, lecz także podatkowej. Leasing operacyjny rozkłada koszty kupna w czasie, a więc płynność finansowa jest mniej zakłócona. W tym przypadku samochód nie jest składnikiem majątku firmy, więc nie dokonuje się odpisów w ramach amortyzacji. Koszty to opłaty leasingowe i wydatki na eksploatację.

Jeśli chodzi o kupno samochodu na fakturę, to w grę wchodzi jednorazowy, duży wydatek, stanowiący spore obciążenie dla firmy, gdy transakcja opłacana jest za pomocą środków z bieżącego rachunku działalności. Korzyści w sferze podatków także nie wyglądają zachęcająco - nie można wpisać wydatku bezpośrednio w koszty, trzeba posłużyć się rozłożonymi w czasie odpisami amortyzacyjnymi.

Decyzja o wybraniu metody kupna auta osobowego dla firmy jest zależna od mnóstwa zmiennych. Trzeba mieć na uwadze majątek przedsiębiorcy, typ firmy oraz będące w perspektywie korzyści podatkowe. Aby dobrze wybrać, warto oszacować opłacalność dostępnych alternatyw.