Przedsiębiorcom co do zasady przysługuje prawo odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi użytkowanymi w działalności gospodarczej. Podatnik może jednak zadeklarować firmowy rodzaj dysponowania pojazdu, co uprawnia go do odliczenia 100% podatku VAT od nabycia i używania tego pojazdu. Pełne odliczenie VAT możliwe jest tylko wówczas, gdy przedsiębiorca dopełni określonych formalności. Konieczne jest złożenie druku VAT-26, sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w działalności oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Trzeba mieć na uwadze, że decydując się na pełne odliczenie VAT od wydatków związanych z nabyciem i użytkowaniem pojazdu w firmie, nie może zachodzić nawet potencjalne użycie tego pojazdu w celach innych niż firmowe. Zmiana numeru rejestracyjnego a aktualizacja VAT-26 - sprawdzamy najważniejsze informacje.
Deklaracja VAT-26 – do czego służy?
VAT-26 to informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Formularz VAT-26 jest wykorzystywany w związku ze zgłoszeniem do urzędu skarbowego przeznaczenia pojazdu stanowiącego składnik majątku przedsiębiorstwa wyłącznie dla celów prowadzonej działalności. Przedsiębiorca składający druk VAT-26 deklaruje, że będzie użytkował wskazany samochód wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie zachodzi nawet potencjalne użycie pojazdu w celach prywatnych.
Złożenie deklaracji wymagane jest w przypadku pojazdów osobowych, w odniesieniu do których co do zasady podatnikowi przysługuje prawo odliczenia jedynie 50% VAT w związku z nabyciem pojazdu oraz wydatkami na paliwo i eksploatację. Przy braku zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 pojazd uznaje się za wykorzystywany do działalności mieszanej – przedsiębiorca jest wówczas uprawniony do odliczenia nie więcej niż 50% podatku VAT z tytułu wydatków związanych z tym pojazdem. Odliczenie pełnej kwoty VAT w przypadku samochodów osobowych jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przedsiębiorca zadeklaruje firmowy rodzaj dysponowania pojazdu. Trzeba jednak mieć na uwadze, że odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z nabyciem pojazdu, wydatkami na paliwo i eksploatację samochodu implikuje dodatkowe formalności i obowiązki przedsiębiorcy. Przede wszystkim podatnik musi pamiętać o terminowym złożeniu deklaracji VAT-26.
„Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3”.
Dodatkowo przedsiębiorca chcący odliczać 100% VAT od wydatków związanych z samochodem użytkowanym wyłącznie do celów firmowych zobligowany jest do sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu w działalności gospodarczej i prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów (kilometrówki) dla celów VAT.
Zmiana numeru rejestracyjnego a aktualizacja VAT-26
Złożenie deklaracji VAT-26 jest jednym z warunków uprawniających przedsiębiorcę do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z nabyciem pojazdu, wydatkami na paliwo i eksploatację samochodu. Samochody te na podstawie informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, czyli druku VAT-26, są identyfikowane poprzez określenie marki, modelu, numeru rejestracyjnego, roku produkcji, daty nabycia pojazdu. Zmiana numeru rejestracyjnego a aktualizacja VAT-26 - czy to konieczność? W razie zmiany numeru rejestracyjnego samochodu zgłoszonego uprzednio na formularzu VAT-26 z innym numerem rejestracyjnym należy ponownie złożyć deklarację VAT-26. W części A. „Miejsce i cel składania informacji” trzeba wówczas zaznaczyć zarówno pozycję 6. „Złożenie informacji”, jak i pozycję 7. „Aktualizacja informacji”. W części C. „Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej” należy natomiast wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie „h” wpisując datę dokonania zmiany), a w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.
Przykład
Pani Mariola prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą wykorzystuje w firmie samochód osobowy. Rodzaj dysponowania pojazdu został ustalony jako firmowy, co oznacza, że Pani Mariola zgłosiła samochód do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządziła regulamin użytkowania pojazdu i prowadzi kilometrówkę dla celów VAT. W listopadzie 2023 roku pani Mariola zmieniła numer rejestracyjny pojazdu. Czy w związku z tym ma obowiązek dokonać aktualizacji deklaracji VAT-26?
Pani Mariola, dokonując zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu zgłoszonego uprzednio do urzędu skarbowego na druku VAT-26 z innym numerem rejestracyjnym, powinna złożyć aktualizację zawiadomienia VAT-26. Dzięki aktualizacji VAT-26 pani Mariola zachowa prawo do odliczenia pełnego VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym użytkowanym w działalności gospodarczej wyłącznie w celach firmowych.
W przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu zgłoszonego wcześniej na druku VAT-26 z innym numerem rejestracyjnym należy zatem złożyć nową deklarację VAT-26 z aktualnymi danymi właściwymi dla pojazdu, będącą podstawą do wprowadzenia samochodu do rejestru pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Złożenie aktualizacji zawiadomienia VAT-26 implikuje zachowanie przez przedsiębiorcę prawa do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z samochodem użytkowanym w działalności wyłącznie w celach firmowych.
Zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu a VAT-26 – interpretacja indywidualna
W interpretacji indywidualnej o sygn. ITPP2/4512-528/16-7/20/AD z 14 października 2020 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu w kontekście konieczności aktualizacji deklaracji VAT-26.
W ramach interpretacji Wnioskodawca prowadzący działalność gospodarczą i będący podatnikiem podatku od towarów i usług zadał pytanie, czy w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej wyłącznie do celów firmowych, który został zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26, bez zmiany sposobu wykorzystywania tego pojazdu, konieczna jest aktualizacja informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT.
Fragment interpretacji:
[…] złożenie informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy (VAT-26) jest jednym z warunków uprawniających do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej podatników. Pojazdy te na podstawie ww. informacji są identyfikowane poprzez: określenie marki, modelu, numeru rejestracyjnego, roku produkcji, daty nabycia pojazdu.
W Pana ocenie, w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu zgłoszonego wcześniej na druku VAT-26 powinien ponownie złożyć formularz VAT-26, zaznaczając w części A „Miejsce i cel składania informacji” zarówno poz. 6 „złożenie informacji” oraz poz. 7 „aktualizacja informacji”. W części C „Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej” należy wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie „h” wpisując datę dokonania zmiany), natomiast w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.
Podsumowując, w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu, zgłoszonego uprzednio na druku VAT-26, jest Pan zobowiązany złożyć nową informację w sposób opisany powyżej z danymi właściwymi dla pojazdu, która będzie podstawą do wprowadzenia go do rejestru pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej”.
