Poradnik Przedsiębiorcy

Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA

Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA i ZUS ZZA służą do składania zgłoszeń do ubezpieczeń. ZUS ZUA wypełnia się w przypadku opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej. Druk ZUS ZZA składa się natomiast za osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. Często zdarza się jednak, że deklaracjach tych znajdują się błędy i wówczas należy je poprawić. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda korygowanie deklaracji zgłoszeniowych!

Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych – dane identyfikacyjne

W przypadku podania na ZUS ZUA lub ZZA błędnych danych identyfikacyjnych, takich jak: pierwsze imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, seria i numeru dowodu osobistego lub paszport, należy złożyć w trybie korekty druk ZUS ZIUA, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

Przykład 1.

Wysłano zgłoszenie ZUS ZUA, w którym podano błędne pierwsze imię (literówka). W tym przypadku poprawkę należy nanieść na druk ZUS ZIUA w trybie korekty. W formularzu w bloku III – Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej – wpisuje się błędne imię. Poprawne dane należy wpisać w bloku IV – Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.

W przypadku błędów w imieniu i nazwisku istnieje możliwość automatycznej aktualizacji danych z rejestru urzędowego PESEL. Do kartoteki zaczytają się wówczas zmienione dane, a składanie dokumentu ZIUA będzie bezzasadne. W sytuacji gdy ubezpieczony zgłoszony jest bez numeru PESEL (z paszportem lub dowodem osobistym), należy złożyć ZUS ZIUA.

Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych a dane ewidencyjne i adresowe

Jeżeli w zgłoszeniu podano błędne dane ewidencyjne osoby ubezpieczonej, czyli: drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć lub dane adresowe, należy wówczas złożyć ZUS ZUA / ZUS ZZA w trybie korekty, w którym w bloku I – Dane organizacyjne – wpisujemy odpowiednią cyfrę – 2 – oznaczającą korektę.

Przykład 2.

W ZUS ZZA podano błędny adres zamieszkania (wpisano niepoprawny numer domu). Aby poprawić błąd, należy złożyć ZZA z poprawnymi danymi w trybie korekty.

ZUS ZWUA a korygowanie deklaracji zgłoszeniowych

Deklaracje ZUS ZWUA należy zastosować, jeżeli w deklaracjach ZUS ZUA lub ZZA podano błędny:

  • termin objęcia ubezpieczeniami;

  • kod tytułu ubezpieczenia;

  • rodzaj ubezpieczeń.

Aby skorygować takie błędy, należy wykonać dwa kroki:

  1. Złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń z dniem błędnego zgłoszenia (deklarację ZUS ZWUA).

  2. Ponownie wypełnić ZUS ZUA albo ZUS ZZA z prawidłowymi danymi.

Przykład 3.

Zleceniobiorcę zgłoszono do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA z błędną datą 9 października 2019 roku. Umowę zlecenie podpisano 10 września 2019 roku i z tą datą zleceniobiorca powinien zostać zgłoszony do ZUS. W celu korekty należy:

  1. Wypełnić ZUS ZWUA, gdzie jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy wpisać  błędną datę 9 października 2019 roku.

  2. W następnym kroku należy przekazać ZUS ZUA z poprawną datą 10 września 2019 roku.

Przykład 4.

Na formularzu ZUS ZZA został podany błędny kod ubezpieczenia 05 70 xx – przedsiębiorca powinien zostać zgłoszony z kodem 05 10 xx. W tej sytuacji należy:

  1. Złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń (ZUS ZWUA), w którym jako kod ubezpieczeń trzeba podać błędnie wprowadzony kod 05 70 xx. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń powinno się wprowadzić podaną w ZZA datę powstania obowiązku ubezpieczeń, a jako kod przyczyny wyrejestrowania wybrać 600 – inna przyczyna wyrejestrowania.

  2. Wypełnić ZUS ZZA z kodem 05 10 xx. 

Przykład 5.

Osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia zgłoszono na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z datą 11 października 2019 roku. Okazało się, że zleceniobiorca jest dodatkowo zatrudniony na podstawie umowy o pracę, z której otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż minimalne. Zleceniobiorcę należało zatem zgłosić wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego w celu korekty należy:

  1. Wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA i jako datę wyrejestrowania wprowadzić 11 października 2019 roku. 

  2. Następnie należy wypełnić wypełnić ZUS ZZA z datą 11 października 2019 roku.

Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych za członka rodziny

Dane członka rodziny osoby ubezpieczonej koryguje się wyłącznie na formularzu ZUS ZCNA. Niezależnie od popełnionego błędu w deklaracji zgłoszeniowej należy:

  1. Wyrejestrować członka rodziny na ZCNA.

  2. Następnie zgłosić go ponownie z poprawnymi danymi.

Przykład 6.

Żonę pracownika zgłoszono z błędnym imieniem z datą 1 października 2019 roku. W tej sytuacji należy:

1. Złożyć ZCNA jako wyrejestrowanie (2) zawierające błędne imię z datą 1 października 2019 roku.

2. Złożyć ZCNA jako zgłoszenie (1), w którym należy wprowadzić poprawne dane i datę 1 października 2019 roku.

Podsumowanie

Dane, które przekazuje się do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych, muszą być poprawne. Gdy nie są prawidłowe i zawierają błędy, należy w ciągu 7 dni od zauważenia nieprawidłowości sporządzić korektę i przekazać ją do ZUS. Choć korygowanie deklaracji zgłoszeniowych może wydawać się skomplikowane, wystarczy znać zaledwie kilka reguł, które pozwolą nanieść poprawki w sposób prawidłowy.