Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA i ZUS ZZA służą do składania zgłoszeń do ubezpieczeń. ZUS ZUA wypełnia się w przypadku opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej. Druk ZUS ZZA składa się natomiast za osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. Często zdarza się jednak, że deklaracjach tych znajdują się błędy i wówczas należy je poprawić. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda korygowanie deklaracji zgłoszeniowych!
Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych – dane identyfikacyjne
W przypadku podania na ZUS ZUA lub ZZA błędnych danych identyfikacyjnych, takich jak: pierwsze imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, seria i numeru dowodu osobistego lub paszport, należy złożyć w trybie korekty druk ZUS ZIUA, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.
Przykład 1.
Wysłano zgłoszenie ZUS ZUA, w którym podano błędne pierwsze imię (literówka). W tym przypadku poprawkę należy nanieść na druk ZUS ZIUA w trybie korekty. W formularzu w bloku III – Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej – wpisuje się błędne imię. Poprawne dane należy wpisać w bloku IV – Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.
W przypadku błędów w imieniu i nazwisku istnieje możliwość automatycznej aktualizacji danych z rejestru urzędowego PESEL. Do kartoteki zaczytają się wówczas zmienione dane, a składanie dokumentu ZIUA będzie bezzasadne. W sytuacji gdy ubezpieczony zgłoszony jest bez numeru PESEL (z paszportem lub dowodem osobistym), należy złożyć ZUS ZIUA.
Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych a dane ewidencyjne i adresowe
Jeżeli w zgłoszeniu podano błędne dane ewidencyjne osoby ubezpieczonej, czyli: drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć lub dane adresowe, należy wówczas złożyć ZUS ZUA / ZUS ZZA w trybie korekty, w którym w bloku I – Dane organizacyjne – wpisujemy odpowiednią cyfrę – 2 – oznaczającą korektę.
Przykład 2.
W ZUS ZZA podano błędny adres zamieszkania (wpisano niepoprawny numer domu). Aby poprawić błąd, należy złożyć ZZA z poprawnymi danymi w trybie korekty.
ZUS ZWUA a korygowanie deklaracji zgłoszeniowych
Deklaracje ZUS ZWUA należy zastosować, jeżeli w deklaracjach ZUS ZUA lub ZZA podano błędny:
- termin objęcia ubezpieczeniami;
- kod tytułu ubezpieczenia;
- rodzaj ubezpieczeń.
Aby skorygować takie błędy, należy wykonać dwa kroki:
- Złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń z dniem błędnego zgłoszenia (deklarację ZUS ZWUA).
- Ponownie wypełnić ZUS ZUA albo ZUS ZZA z prawidłowymi danymi.
Przykład 3.
Zleceniobiorcę zgłoszono do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA z błędną datą 9 marca 2024 roku. Umowę zlecenie podpisano 10 lutego 2024 roku i z tą datą zleceniobiorca powinien zostać zgłoszony do ZUS. W celu korekty należy:
- Wypełnić ZUS ZWUA, gdzie jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy wpisać błędną datę 9 marca 2024 roku.
- W następnym kroku należy przekazać ZUS ZUA z poprawną datą 10 lutego 2024 roku.
Przykład 4.
Na formularzu ZUS ZZA został podany błędny kod ubezpieczenia 05 70 xx – przedsiębiorca powinien zostać zgłoszony z kodem 05 10 xx. W tej sytuacji należy:
- Złożyć wyrejestrowanie z ubezpieczeń (ZUS ZWUA), w którym jako kod ubezpieczeń trzeba podać błędnie wprowadzony kod 05 70 xx. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń powinno się wprowadzić podaną w ZZA datę powstania obowiązku ubezpieczeń, a jako kod przyczyny wyrejestrowania wybrać 600 – inna przyczyna wyrejestrowania.
- Wypełnić ZUS ZZA z kodem 05 10 xx.
Przykład 5.
Osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia zgłoszono na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z datą 11 lutego 2024 roku. Okazało się, że zleceniobiorca jest dodatkowo zatrudniony na podstawie umowy o pracę, z której otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż minimalne. Zleceniobiorcę należało zatem zgłosić wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Dlatego w celu korekty należy:
- Wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA i jako datę wyrejestrowania wprowadzić 11 lutego 2024 roku.
- Następnie należy wypełnić wypełnić ZUS ZZA z datą 11 lutego 2024 roku.
Korygowanie deklaracji zgłoszeniowych za członka rodziny
Dane członka rodziny osoby ubezpieczonej koryguje się wyłącznie na formularzu ZUS ZCNA. Niezależnie od popełnionego błędu w deklaracji zgłoszeniowej należy:
- Wyrejestrować członka rodziny na ZCNA.
- Następnie zgłosić go ponownie z poprawnymi danymi.
Przykład 6.
Żonę pracownika zgłoszono z błędnym imieniem z datą 1 kwietnia 2024 roku. W tej sytuacji należy:
- Złożyć ZCNA jako wyrejestrowanie (2) zawierające błędne imię z datą 1 kwietnia 2024 roku.
- Złożyć ZCNA jako zgłoszenie (1), w którym należy wprowadzić poprawne dane i datę 1 kwietnia 2024 roku.
Podsumowanie - korygowanie deklaracji zgłoszeniowych
Dane, które przekazuje się do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych, muszą być poprawne. Gdy nie są prawidłowe i zawierają błędy, należy w ciągu 7 dni od zauważenia nieprawidłowości sporządzić korektę i przekazać ją do ZUS. Choć korygowanie deklaracji zgłoszeniowych może wydawać się skomplikowane, wystarczy znać zaledwie kilka reguł, które pozwolą nanieść poprawki w sposób prawidłowy.
