W wyniku weryfikacji dokumentów rozliczeniowych, w tym deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA sporządzanych przez płatnika składek (w szczególności pracodawcę), Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w przypadku stwierdzenia błędów lub niezgodności, wzywa płatnika do sporządzenia stosownej korekty. Zarówno nieprawidłowa korekta deklaracji DRA, jak i nieprzekazanie jej w obowiązującym terminie skutkuje co do zasady wszczęciem kontroli u płatnika.
Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA
Zgodnie z art. 46 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów tej ustawy rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek i wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA). Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.
Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Deklaracja rozliczeniowa zawiera m.in.:
dane identyfikacyjne płatnika składek;
informacje o liczbie ubezpieczonych;
informacje o uprawnieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków;
zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych, z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy;
zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Wzór deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Terminy DRA
Płatnik składek ma obowiązek przesyłania w tym samym terminie deklaracji rozliczeniowej, imiennych raportów miesięcznych oraz opłacania składki za dany miesiąc, nie później niż:
do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Korekta deklaracji dra
Płatnik składek jest obowiązany złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane w każdym przypadku, w którym zachodzi konieczność korekty danych, w następstwie stwierdzenia nieprawidłowości:
przez płatnika składek we własnym zakresie,
przez ZUS
– łącznie z raportem miesięcznym korygującym.
Imiennych raportów miesięcznych nie składa się jednak w przypadku gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej.
Korektę deklaracji należy złożyć w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS, przy czym, jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:
decyzji – deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna być złożona nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
kontroli – deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna być złożona nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń (art. 47 ust. 3-3b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Korekta deklaracji DRA a kontrola
Jeżeli konieczność złożenia deklaracji rozliczeniowej korygującej wynika z decyzji lub kontroli przeprowadzonej przez ZUS, oznacza to, że organ ten ustalił, że w rozliczeniach płatnika występują nieprawidłowości. Należy zatem liczyć się z tym, że korekty deklaracji ZUS DRA każdorazowo są poddawane weryfikacji przez ZUS, a w przypadkach, w których płatnik wezwany przez ZUS do złożenia deklaracji korygującej nie uczyni tego, musi liczyć się z dużym prawdopodobieństwem wszczęcia u niego kontroli w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, o których wiedzę organ ten posiada, a w szczególności w związku z niewywiązaniem się z obowiązku złożenia korekty.
Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS-u. Może ona obejmować m.in.:
prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.
Płatnicy składek są zobowiązani:
udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS-u;
zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.
Kontrola wszczynana jest po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli. Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS-u ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie.
Protokół kontroli stanowi podstawę do wydania przez ZUS decyzji, która dotyczyć może m.in. spraw:
zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
ustalania płatnika składek;
przebiegu ubezpieczeń;
ustalania wymiaru składek i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu składek;
ustalania wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu tych składek;
ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;
wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Podsumowując, zachowywanie przez płatnika należytej staranności w przygotowywaniu deklaracji ZUS DRA i ich korekt ogranicza ryzyko wszczynania wobec niego przez ZUS uciążliwych postępowań, w szczególności kontroli.
