Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym (cz. 4) - Na jakich zbiorach danych działa biuro rachunkowe?

Prowadzenie biura rachunkowego jest jedną z tych działalności, których specyfika opiera się na pracy z danymi poufnymi, osobowymi, a często też z wrażliwymi. Biuro rachunkowe przejmuje od podmiotów gospodarczych obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, kadr oraz kontaktów z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo takie podmioty świadczą klientom usługi doradcze w zakresie pomocy w wypełnianiu wniosków kredytowych, o dotacje unijne i samorządowe, czy pisaniu biznesplanów. Na każdym etapie swojej pracy księgowa i kadrowa stykają się z danymi osobowymi.

Dlaczego tak ważna jest identyfikacja zbiorów danych osobowych?

Biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane osobowe jest zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych swoich klientów, zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Rozporządzenie to określa zakres i sposób prowadzenia dokumentacji dotyczącej prawa do przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiednią do zagrożeń ochronę tych informacji.

Z rozporządzenia wynikają obowiązki:

• opracowania i wdrożenia Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, Polityki Kluczy;

• wystawienia pracownikom imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych klientów biura;

• prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

• zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych;

• ograniczenia osobom nieupoważnionym dostępu do przetwarzanych danych osobowych.

Polityka bezpieczeństwa powinna zawierać w szczególności:

• wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe,
• wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych,
• opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi,
• sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,
• określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności,
• integralność i rozliczalność przetwarzanych danych.

Na jakich zbiorach danych pracuje biuro rachunkowe?

Zbiory danych klientów, powierzonych do przetwarzania biuru rachunkowemu

Najczęściej wyróżniamy następujące zbiory:

Zbiór danych kontrahentów klienta:

• faktury,
• rachunki,
• umowy,
• inne dokumenty sprzedaży/zakupu.

Zbiór danych pracowników i zleceniobiorców klienta:

• dane osobowe pracowników,
• dane osobowe zleceniobiorców i wykonawców,
• dokumentacja ubezpieczeniowa ZUS.

Zbiór danych w postaci dokumentów księgowych klienta:

• dziennik,
• księgi,
• sprawozdania finansowe,
• sprawozdania GUS,
• deklaracje podatkowe,
• rejestry VAT,
• dodatkowe ewidencje księgowe.

Zbiór danych klientów biura rachunkowego

Przykładowo są to:

• umowy,
• faktury,
• upoważnienia.