Prowadzenie biura rachunkowego jest jedną z tych działalności, których specyfika opiera się na pracy z danymi poufnymi, osobowymi, a często też z wrażliwymi. Biuro rachunkowe przejmuje od podmiotów gospodarczych obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, kadr oraz kontaktów z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo świadczone są klientom usługi doradcze w zakresie pomocy w wypełnianiu wniosków kredytowych, o dotacje unijne i samorządowe, czy pisaniu biznesplanów. Na każdym etapie swojej pracy księgowa i kadrowa stykają się z danymi osobowymi.
Dlaczego tak ważna jest identyfikacja zbiorów danych osobowych?
Biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane jest zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych swoich klientów, zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO.
Zgodnie z punktem 75 preambuły Unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych:
Aby móc wykazać przestrzeganie niniejszego rozporządzenia, administrator powinien przyjąć wewnętrzne polityki i wdrożyć środki, które są zgodne w szczególności z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania oraz z zasadą domyślnej ochrony danych.
-
opracowanie i wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, Polityki Kluczy;
-
wystawienia pracownikom imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych klientów biura;
-
prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
-
zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych;
-
ograniczenia osobom nieupoważnionym dostępu do przetwarzanych danych osobowych.
Zbiory danych klientów, powierzonych do przetwarzania biuru rachunkowemu
Najczęściej wyróżniamy następujące zbiory:
Zbiór danych kontrahentów klienta:
- faktury,
- rachunki,
- umowy,
- inne dokumenty sprzedaży/zakupu.
Zbiór danych pracowników i zleceniobiorców klienta:
- dane osobowe pracowników,
- dane osobowe zleceniobiorców i wykonawców,
- dokumentacja ubezpieczeniowa ZUS.
Zbiór danych w postaci dokumentów księgowych klienta:
- dziennik,
- księgi,
- sprawozdania finansowe,
- sprawozdania GUS,
- deklaracje podatkowe,
- rejestry VAT,
- dodatkowe ewidencje księgowe.
Zbiór danych klientów biura rachunkowego
Przykładowo są to:
- umowy,
- faktury,
- upoważnienia.
Ochrona danych osobowych pracowników i zleceniobiorców biura rachunkowego
Przykładowo:
- PESEL,
- imię (imiona) i nazwisko,
- nazwisko rodowe,
- data i miejsce urodzenia,
- płeć,
- adres stały,
- dowód osobisty (seria i nr, wydany przez, data wydania),
- imię ojca, imię matki,
- stan cywilny i rodzinny,
- stopień niepełnosprawności,
- obywatelstwo,
- wykształcenie,
- staż pracy, historia pracy,
- wysokość wynagrodzenia,
- zajęcia komornicze,
- nieobecności w pracy, informacje o stanie zdrowia
Rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej
Przykładowo:
- data otrzymania/wysyłki,
- numer przesyłki,
- adresat/nadawca,
- adres,
- podpis osoby odbierającej/wysyłającej.
Rejestr wejść i wyjść
Przykładowo:
- data i godzina wejścia/wyjścia,
- imię i nazwisko,
- stanowisko,
- własnoręczny podpis.
Zbiór marketingowy - potencjalni klienci
Przykładowo:
- imię i nazwisko,
- adres mailowy,
- miejscowość,
- forma prowadzonej działalności,
- branża,
- wysokość rocznych obrotów,
- wiek.
Zidentyfikowane zbiory danych zawierające dane osobowe można odnieść do programów, w których są przetwarzane, pamiętając szczególnie o tworzeniu dostępów indywidualnych - użytkownicy a nie jeden admin, do którego loginu i hasła mają dostęp wszyscy pracownicy biura.
Polecamy:
