Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym (cz. 4) - Na jakich zbiorach danych działa biuro rachunkowe?

Prowadzenie biura rachunkowego jest jedną z tych działalności, których specyfika opiera się na pracy z danymi poufnymi, osobowymi, a często też z wrażliwymi. Biuro rachunkowe przejmuje od podmiotów gospodarczych obowiązki związane z prowadzeniem księgowości, kadr oraz kontaktów z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo takie podmioty świadczą klientom usługi doradcze w zakresie pomocy w wypełnianiu wniosków kredytowych, o dotacje unijne i samorządowe, czy pisaniu biznesplanów. Na każdym etapie swojej pracy księgowa i kadrowa stykają się z danymi osobowymi.

Dlaczego tak ważna jest identyfikacja zbiorów danych osobowych?

Biuro rachunkowe jako podmiot przetwarzający dane osobowe jest zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych swoich klientów, zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Rozporządzenie to określa zakres i sposób prowadzenia dokumentacji dotyczącej prawa do przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiednią do zagrożeń ochronę tych informacji.

Z rozporządzenia wynikają obowiązki:

  • opracowania i wdrożenia Polityki Bezpieczeństwa, Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, Polityki Kluczy;

  • wystawienia pracownikom imiennego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych klientów biura;

  • prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

  • zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych;

  • ograniczenia osobom nieupoważnionym dostępu do przetwarzanych danych osobowych.

 

Podmiot powierzający przetwarzanie danych do biura rachunkowego (klient) pozostaje Administratorem Danych Osobowych.

 

Polityka bezpieczeństwa powinna zawierać w szczególności:

  • wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe,
  • wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych,
  • opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi,
  • sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,
  • określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności,
  • integralność i rozliczalność przetwarzanych danych.

Na jakich zbiorach danych pracuje biuro rachunkowe?

 

W myśl art. 43 ust. 1 pkt. 4, 8 z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się, a także przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej.

 

Zbiory danych klientów, powierzonych do przetwarzania biuru rachunkowemu

Najczęściej wyróżniamy następujące zbiory:

Zbiór danych kontrahentów klienta:

  • faktury,
  • rachunki,
  • umowy,
  • inne dokumenty sprzedaży/zakupu.

Zbiór danych pracowników i zleceniobiorców klienta:

  • dane osobowe pracowników,
  • dane osobowe zleceniobiorców i wykonawców,
  • dokumentacja ubezpieczeniowa ZUS.

Zbiór danych w postaci dokumentów księgowych klienta:

  • dziennik,
  • księgi,
  • sprawozdania finansowe,
  • sprawozdania GUS,
  • deklaracje podatkowe,
  • rejestry VAT,
  • dodatkowe ewidencje księgowe.

Zbiór danych klientów biura rachunkowego

Przykładowo są to: