Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym – czy jest obowiązkowa?

Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w określonych branżach są zobligowani do stosowania kas fiskalnych online. Czy biuro rachunkowe też musi mieć kasę fiskalną online, czy może zostać z tego obowiązku zwolnione? Nowelizacja ustawy a kasa fiskalna online w biurze rachunkowym.

Kasa fiskalna online w biurze rachunkowym

1 maja 2019 roku weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach. Na jej mocy zmianie uległy przepisy dotyczące posiadania kas rejestrujących. Zapisy ustawy zakładają możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą we wskazanych, wrażliwych branżach, obowiązek korzystania z kas fiskalnych online. Nowy rodzaj kas rejestrujących ma być stosowany w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W treści znowelizowanej ustawy o podatku od towarów i usług, potocznie zwanej ustawą o VAT, określono terminy i grupy podatników, które zostały zobligowane do posiadania kasy fiskalnej online. Jeśli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w innej branży niż wskazane w ustawie, obowiązek ten go nie obejmuje. W takim przypadku sprzedaż może być w dalszym ciągu ewidencjonowana za pomocą tradycyjnej kasy fiskalnej – czyli z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, która nie umożliwia połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Czy kasa fiskalna online w biurze rachunkowym jest konieczna?

Właściwa interpretacja przepisów budzi niekiedy pewne wątpliwości ze strony przedsiębiorców. Z pytaniem do Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej o konieczność korzystania z kasy fiskalnej online zwrócił się właściciel biura rachunkowego. Jak wskazał, posiada on kasę fiskalną, lecz nie jest ona użytkowana, ponieważ biuro nie obsługuje osób fizycznych i rolników indywidualnych. Ponadto przedsiębiorca nie zamierza świadczyć usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych – biuro rachunkowe prowadzi działalność jedynie na rzecz podmiotów gospodarczych.

Czy w takiej sytuacji biuro rachunkowe jest zobligowane do stosowania kasy fiskalnej online, mimo że nie osiąga obrotów, które wiązałyby się z koniecznością jej posiadania i nie świadczy usług na rzecz osób fizycznych i rolników indywidualnych? Zgodnie ze stanowiskiem organu podatkowego w takim przypadku biuro rachunkowe nie musi posiadać kasy fiskalnej online. Uznano, że skoro działalność biura opiera się wyłącznie na wykonywaniu czynności na rzecz podmiotów gospodarczych, czyli firm, przedsiębiorca nie musi ewidencjonować takiej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, a co się z tym wiąże – nie dotyczy go obowiązek korzystania z kasy fiskalnej online.

Kiedy natomiast biuro rachunkowe może w ogóle skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej? Biura rachunkowe nie muszą prowadzić ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej w przypadku nieprzekroczenia w poprzednim roku podatkowym kwoty obrotu zrealizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w wysokości 20 000 zł. Taką informację można znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 lutego 2021 roku o numerze 0112-KDIL3.4012.705.2020.1.LS.

Ważnym aspektem jest również zapis z rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych, który mówi o obowiązku stosowania kasy rejestrującej w przypadku świadczenia usług doradztwa podatkowego na rzecz osób nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Biura rachunkowe bardzo często raz w roku świadczą usługi na rzecz takich podmiotów a dotyczą one sporządzenia zeznania rocznego PIT. Minister Finansów wydał 9 kwietnia 2015 roku interpretację ogólną, w której określono czym są usługi doradztwa podatkowego i że nie mają one związku z obsługą rachunkowo-księgową, do której zalicza się m.in.:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych, 

  • prowadzenie ksiąg podatkowych,

  • prowadzenie innych ewidencji dla celów podatkowych,

  • wypełnianie deklaracji podatkowych. 

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej online od 2021?

Zgodnie z art. 145b ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy mogli ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do dnia 31 grudnia 2020 roku w przypadku świadczenia usług:

  • fryzjerskich,

  • kosmetycznych i kosmetologicznych,

  • opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,

  • budowlanych,

  • prawniczych,

  • związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – tylko w zakresie wstępu.

Przepis ten znajdował zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do kas rejestrujących, które były wykorzystywane do prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1 art. 145b ust. 2 ustawy.

Kasy fiskalne online od 1 lipca 2021 – kto musi mieć?

W dniu 19 czerwca 2020 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów, na mocy którego do 30 czerwca 2021 roku przedłużono termin, w jakim sprzedaż mogła być ewidencjonowana za pomocą kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Tym samym dniem granicznym rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej online stał się 1 lipca 2021 roku. Obowiązek ten dotyczy wcześniej wskazanych i wymienionych w ustawie o podatku od towarów i usług branż. 

Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług nałożyła na określone grupy przedsiębiorców obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy wykorzystaniu kas fiskalnych online. Obowiązek ten nie zawsze dotyczy jednak biur rachunkowych. Nie są oni zobligowani do stosowania kas fiskalnych online, jeśli ich działalność polega wyłącznie na świadczeniu usług na rzecz innych podmiotów gospodarczych lub też świadczą usługi inne niż doradztwa podatkowego, na rzecz osób nieprowadzących działalności ale ich łączna wartość nie przekracza w ciągu roku limitu 20 000 zł.