Każde biuro rachunkowe, które prowadzi klienta na KPiR, zastanawia się, czy ma obowiązek przypominania mu o spisie z natury na koniec roku oraz jak taka informacja dla klienta BR o remanencie powinna wyglądać. Dlatego w artykule omówimy tę kwestię.
Informacja dla klienta BR o remanencie – czy jest konieczna?
W obowiązkach biura rachunkowego jest należyte prowadzenie księgowości klienta. W przypadku klienta na KPiR remanent jest kluczowy ze względu na fakt, że rozpoczyna i kończy KPiR oraz wynikające z niego różnice zwiększają bądź zmniejszają dochód do opodatkowania. Przypomnienie klientowi o remanencie jest więc dobrą wolą biura rachunkowego. Natomiast obowiązkowo biuro musi otrzymać ten dokument dla celów poprawnego rozliczenia podatkowego. Z naszej perspektywy warto przypominać klientom o konieczności sporządzenia spisu z natury na 31 grudnia, bowiem z doświadczenia wiemy, że wielu klientów o tym zapomina.
dochód do opodatkowania za dany rok będzie nieprawidłowo ustalony;
sankcje wynikające z niewpłacenia podatku w kwocie wynikającej z przepisów;
sankcje karno-skarbowe np. z tytułu uchylania się od opodatkowania bądź podania w deklaracjach podatkowych nieprawdziwych danych;
KPiR może zostać uznana za wadliwą i tym samym może być również nałożona sankcja karno-skarbowa;
KPiR pozbawiona zostanie waloru dowodowego w razie ewentualnej kontroli rozliczeń podatkowych.
Jak można zauważyć, w związku z brakiem sporządzenia i wpisania remanentu do KPiR występuje wiele konsekwencji. Jeśli przypomnimy klientowi o remanencie jako biuro, w jakimś stopniu zabezpieczymy się przed jego roszczeniami, w przypadku gdy nie sporządzi on remanentu terminowo i tym samym będzie miał do biura rachunkowego pretensje, ponieważ trudno będzie odtworzyć stan wstecz. Takich kwestii zwykle nie ureguluje się w umowie.
Informacja dla klienta BR o remanencie – przykładowy wzór maila
Aby usprawnić pracę biurom rachunkowym, poniżej wskazujemy przykładowe informacje, które można przesłać do klientów.
Temat: Przypomnienie o remanencie końcowym
Szanowni Państwo,
przypominam o sporządzeniu zerowego remanentu końcowego na dzień 31 grudnia 2021 roku. W wiadomości załączam wzór remanentu, który należy uzupełnić. Jako że Państwo nie nabywają towarów i materiałów, w kolumnie, gdzie należy uzupełnić dane dotyczące składników remanentu, wstawiamy tak zwaną „zetkę”. Pozostałe dane uzupełniamy następująco:
rodzaj spisu (okoliczności) – Remanent końcowy;
przedmiot spisu – ––––––––––––––––––––
spis rozpoczęto 31.12.2021 o godz. – wskazujemy godzinę uzupełniania druku;
spis zakończono 31.12.2021 o godz. – wskazujemy godzinę zakończenia uzupełniania druku na pozycji – 0;
wartość spisu z natury wynosi – 0 zł;
osoby sporządzające spis – wystarczy tylko podpis przedsiębiorcy.
Po sporządzeniu remanentu proszę o przesłanie jego skanu w wiadomości zwrotnej, abyśmy mogli na jego podstawie dokonać prawidłowego rozliczenia roku.
Pozdrawiam
Niektóre biura rachunkowe zamiast przyjmowania całego remanentu stosują minimalizację i od klientów przyjmują tzw. oświadczenia o zerowym remanencie, które mają następującą przykładową treść:
Dane podatnika
Spis z natury
Oświadczam, iż stan remanentu na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 0 złotych (słownie: zero
złotych 00/100).
Podpis:
W przypadku firmy usługowej, gdzie występują składniki, które należy wykazać w remanencie, czy też handlowej bądź produkcyjnej, wiadomość będzie bardziej rozbudowana.
Szanowni Państwo,
przypominam o sporządzeniu zerowego remanentu końcowego na dzień 31 grudnia 2021 roku. W wiadomości załączam wzór remanentu, który należy uzupełnić.
W spisie z natury trzeba uwzględnić następujące składniki:
towary handlowe;
materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze;
półwyroby;
produkcja w toku;
wyroby gotowe;
braki i odpady;
towary stanowiące własność podatnika, które w dniu sporządzenia spisu znajdują się poza zakładem podatnika;
towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (nie trzeba ich jednak wyceniać – wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie i wskazanie, czyją stanowią własność).
Uwaga! W remanencie należy ująć nawet częściowo zużyte składniki i wycenić je w pełnej kwocie, z uwzględnieniem ułamkowej ilości. Nieprawidłowa będzie wycena: połowa zużycia – połowa ceny. Prawidłowa wartość: połowa zużycia 0,5 x pełna cena.
Dane w załączonym spisie z natury uzupełniamy następująco:
rodzaj spisu (okoliczności) – Remanent końcowy;
przedmiot spisu – jaki rodzaj składników został wykazany w spisie;
spis rozpoczęto 31.12.2021 o godz. – wskazujemy godzinę uzupełniania druku;
uzupełniamy dane dotyczące posiadanych składników;
spis zakończono 31.12.2021 o godz. – wskazujemy godzinę zakończenia uzupełniania druku na pozycji – X;
wartość spisu z natury wynosi – X zł;
osoby sporządzające spis – wystarczy tylko podpis przedsiębiorcy.
W przypadku problemów z wyceną składników remanentu można posłużyć się objaśnieniami z artykułu: Wycena spisu z natury – jak ją prawidłowo sporządzić?
Po sporządzeniu remanentu proszę o przesłanie jego skanu w wiadomości zwrotnej, abyśmy mogli na jego podstawie dokonać prawidłowego rozliczenia roku.
Pozdrawiam
głównym celem sporządzania spisu z natury jest ustalenie faktycznego dochodu. Przy prowadzeniu ewidencji podatkowej w postaci KPiR dochód bowiem:
powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego a początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego > wartość remanentu początkowego;
obniża się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego a końcowego, jeżeli wartość remanentu końcowego
Informacja dla klienta BR o remanencie – o czym przed tym należy pamiętać?
Jako biuro rachunkowe należy pamiętać, że zgodnie z § 26 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wartość spisu z natury trzeba pomniejszyć o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody z uwagi na:
płatność za fakturę o wartości min. 15 000 zł bez wykorzystania rachunku płatniczego;
płatność za fakturę o wartości min. 15 000 zł na rachunek podatnika inny niż zawarty na białej liście podatników;
płatność za fakturę o wartości min. 15 000 zł objętą split payment bez wykorzystania komunikatu przelewu
– w kwocie przypadającej na zakup towarów handlowych, materiałów podstawowych oraz pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, produkcji w toku, braków i odpadów, objętych tym spisem.
Dodatkowo warto zorientować się – przed wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy za grudzień bądź IV kwartał – czy różnica remanentowa, która powstanie, będzie wpływać znacząco na dochód do opodatkowania. Jeśli:
różnica remanentowa pomniejsza dochód – wpłynie to na niższy podatek do zapłaty przez klienta,
różnica remanentowa zwiększa dochód – wpłynie to na wyższy podatek do zapłaty przez klienta.
W związku z powyższym można dopytać klienta, czy chce skorzystać z opcji rozliczenia różnicy remanentowej w ostatniej zaliczce. Niekiedy klient nie ma świadomości, że dzięki temu może zapłacić niższą zaliczkę lub też w drugą stronę. Jeśli dysponuje wolnymi środkami, wówczas może uiścić wyższą zaliczkę na podatek, zamiast dopłacać różnicę dopiero w zeznaniu rocznym.
Informacja dla klienta BR o remanencie – łatwa wysyłka z systemu wFirma dla biur rachunkowych
Korzystając z systemu wFirma dla biur rachunkowych, można z łatwością dokonać wysyłki zbiorczej powiadomień do klientów np. w sprawie remanentu. W tym celu po zalogowaniu do systemu na panelu głównym należy zaznaczyć firmę bądź kilka firm i skorzystać z opcji POWIADOMIENIE.
W oknie, które się pojawi, trzeba uzupełnić treść powiadomienia. Możliwe jest również dołączenie pliku za pomocą opcji WYBIERZ. Po utworzeniu wiadomości i skorzystaniu z opcji WYŚLIJ ta sama wiadomość zostanie rozesłana automatycznie do wszystkich zaznaczonych wcześniej firm.
