Poradnik Przedsiębiorcy

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) - biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Rząd z coraz większą skutecznością stara się walczyć z wszelkimi przejawami prania pieniędzy, czego dowodem może być kolejna nowelizacja ustawy o AML. O co tak naprawdę chodzi? W jaki sposób biura rachunkowe mają spełniać standardy przeciwdziałania praniu pieniędzy? Jakie nowe obowiązki zostały nałożone na księgowych i ich biura? Jak powinno wyglądać przeciwdziałanie praniu pieniędzy? Omawia artykuł

Czym jest AML?

Zacznijmy od wyjaśnienia enigmatycznego skrótu AML. Anti Money Laundering to zbiór procedur, których celem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Pojęcie AML w polskim ustawodawstwie pojawiło się relatywnie niedawno, jednak prawo w tym zakresie ulega regularnym modyfikacjom tak, by możliwie, jak najskuteczniej walczyć z wszelkimi przejawami nielegalnego zjawiska. 

Wszelkie zapisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, a także finansowaniu terroryzmu pochodzą bezpośrednio z dyrektyw ustanowionych przez Unię Europejską. W związku z tym wszelkie instytucje i firmy, a szczególnie instytucje obowiązane muszą dostosować swoją działalność do restrykcyjnych wymogów prawnych związanych z AML. 

Dlaczego zdecydowano się na tak bezpośrednią walkę z przejawami prania pieniędzy? Podstawowym powodem jest zapewnienie bezpieczeństwa finansowego, a także minimalizacja ryzyka rozprzestrzeniania się nielegalnych instytucji służących tylko praniu pieniędzy. 

Co nazywamy instytucją obowiązaną?

Co możemy rozumieć przez stwierdzenie instytucja obowiązana? To pojęcie zostało przedstawione w ustawie o przeciwdziałaniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu a definiuje ono wszystkie podmioty, które prowadzą swoją działalność w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ze względu na precyzyjne uregulowanie pojęcia księgi rachunkowej, z wdrożenia wyśrubowanych standardów zwolnione są podmioty, których podstawowy zakres działalności obejmuje jedynie prowadzenie księgowości uproszczonej dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Instytucją obowiązaną nazywamy więc nie tylko biura rachunkowe świadczące usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale również banki, podmioty inwestycyjne, czy kantory. To właśnie takie działalności powinny z dużą uwagą śledzić każdą zmianę w ustawie przeciw praniu pieniędzy, gdyż w przypadku potencjalnej kontroli, będą musiały wykazać wdrożenie specjalnych procedur. 

Rozszerzenie obowiązków biur rachunkowych w kontekście AML

W jaki sposób ustawa zwiększa zakres obowiązków biur rachunkowych w kontekście ustawy AML? Przede wszystkim biura rachunkowe są zobowiązane do prowadzenia rejestru transakcji okazjonalnych, których wartość jest równa lub przekracza 10 000 euro. Co ciekawe, transakcja taka może być wykonana nie tylko w postaci jednego przelewu, ale też kilku operacji, co do których zachodzi podejrzenie powiązania. Taki rejestr musi być prowadzony przez biuro rachunkowe i przechowywany przez okres 5 lat. 

Czy to jedyny dodatkowy obowiązek nałożony na biura rachunkowe? Niestety nie. Ponadto, podmioty prowadzące księgi rachunkowe są zobligowane do przekazywania wszystkich danych o transakcjach z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. 

Kolejne obowiązki to stworzenie, a następnie wdrożenie wewnętrznych, pisemnych procedur mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy, a także przeszkolenie wszystkich pracowników w zakresie prawidłowego realizowania założeń takiej procedury. W ramach nowych przepisów biuro rachunkowe musi każdemu klientowi przedłożyć oświadczenie, w którym klient ów deklaruje brak zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego, a także biuro rachunkowe jest zobowiązane do realizowania analizy oraz oceny ryzyka transakcji. 

Na czym polega ewidencja rejestru podejrzanych transakcji?

Zatrzymajmy się na chwilę na temacie rejestru podejrzanych transakcji, przekraczających równowartość 10 000 euro. Jakie dane powinien zawierać taki rejestr? Przede wszystkim:

  • Data wykonania transakcji,

  • Dane stron transakcji - jeśli są klientami biura rachunkowego - w przypadku firm dane stanowiące wyciąg z KRS, w przypadku osób fizycznych dane osobowe, adres zamieszkania, data urodzenia oraz numer pesel,

  • Dane stron transakcji - jeśli nie są klientami biura rachunkowego - nazwa firmy bądź imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej,

  • Typ transakcji (wpływ lub wydatek),

  • Wartość transakcji,

  • Waluta transakcji,

  • Szczegóły rachunku bankowego, z którego przelew był wykonany, a także, na który przelew miał wpłynąć.

Wszystkie te informacji w formie raportu z całego miesiąca, powinny być przekazane do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w czasie 14 dni od zakończenia miesiąca kalendarzowego. Jeżeli jednak transakcja nosi znamiona prania pieniędzy, informacja o takim przelewie powinna trafić do Generalnego Inspektora natychmiast. 

Jakie konsekwencje niedopełnienia zadań instytucji obowiązanej?

Ze względu na obowiązek prowadzenia rejestru transakcji przez podmiot obowiązany, brak jego dopełnienia może skutkować grzywną finansową lub sankcjami karnymi. Zgodne z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, jeśli podmiot nie zarejestruje transakcji lub nie przekaże jej Generalnemu Inspektorowi, a także nie zachowa dostatecznych środków bezpieczeństwa, może w skrajnych przypadkach podlegać karze pozbawienia wolności do 3 lat. Taka kara jednak ma miejsce tylko wtedy, gdy niedopatrzenia były umyślne. 

W przypadku uzasadnionej nieumyślności podmiot podlega karze grzywny. Jak więc widać, ustawa w dość restrykcyjny sposób podchodzi do obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa i procedur AML, co powinno zachęcić wszystkie podmioty do stosowania się do nowych, dodatkowych obowiązków.