Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

Biura rachunkowe to jedne z tych grup podmiotów, z którymi inne przedsiębiorstwa współpracują najczęściej. Bez względu na to, czy mówimy o małej działalności jednoosobowej, czy też od dużej spółce, wszystkie one muszą wywiązywać się z obowiązków księgowych, a w tym biuro rachunkowe jest nieocenione. Jak powinna wyglądać umowa biura rachunkowego z klientem, by zapewnić sobie komfort owocnej współpracy na długie lata? Co zweryfikować przed podjęciem współpracy z biurem rachunkowym?

Co wpływa na wybór biura rachunkowego?

Wybór biura rachunkowego to bardzo poważne wyzwanie, przed którym przedsiębiorcy stoją najczęściej na samym początku zakładania swojej działalności gospodarczej. O korzyści wynikających z outsourcingu usług księgowych nie musimy wspominać - oszczędność czasu, minimalizacja ryzyka popełnienia błędów księgowych prowadzących do nakładania wysokich kar, brak stresu związanego z ciągłym aktualizowaniem wiedzy o przepisach rachunkowości.

By jednak dokonany wybór był możliwie jak najlepszy, podpowiadamy, na jakie elementy przede wszystkim zwrócić uwagę, poszukując wiarygodnego biura rachunkowego. W wielu innych branżach o jakości usług mogą zapewnić jedynie dotychczasowi klienci. W przypadku usług księgowych, o bardzo wysokiej jakości usług świadczy certyfikat Ministra Finansów. Taki certyfikat uprawnia do prowadzenia ksiąg rachunkowych, co jest jednoznaczne z potwierdzeniem wysokiej jakości usług świadczonych przez dane biuro. 

Innym czynnikiem, który sprawdzają klienci, jest ubezpieczenie OC, które stanowi obowiązkowy zakup każdego biura rachunkowego prowadzącego księgi rachunkowe. Jeśli biuro rachunkowe, posiada i certyfikat Ministra i ubezpieczenie OC, przedsiębiorcy chętniej chcą rozpocząć współpracę, która powinna być jednak poprzedzona podpisaniem stosownej umowy.

Umowa biura rachunkowego z klientem - najważniejsze elementy

Przejdźmy zatem do konkretnego omówienia modelowej umowy klienta z biurem rachunkowym. Jakie elementy muszą znaleźć się w takiej umowie? Przede wszystkim:

  • Jasno zdefiniowane strony umowy, czyli nazwa przedsiębiorstwa świadczącego usługi rachunkowe oraz nazwa przedsiębiorstwa, które z tych usług będzie korzystać.

  • Termin zawarcia umowy - najczęściej umowa zawierana jest na czas nieokreślony, a warunki jej wypowiedzenia są dokładnie opisane. Istnieje oczywiście możliwość ustalenia czasu trwania umowy na konkretny, określony przedział czasu, jak rok, czy pięć lat.

  • Informacja o zakresie usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Czy umowa dotyczy prowadzenia ksiąg handlowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czy dokumentacji związanej z kwestiami kadrowo-płacowymi. Dodatkowo umowa powinna zawierać szczegółowe informacje o terminie dostarczania konkretnych dokumentów oraz sposobie, w jakim biuro rachunkowe będzie te dokumenty przechowywać.

  • Informacja o kosztach związanych ze świadczeniem usług rachunkowych. W zależności od specyfiki danej współpracy wynagrodzenie może być stałe lub uzależnione od wolumenu pracy.

  • Dodatkowe informacje - Umowa biura rachunkowego z klientem powinna również zawierać inne dodatkowe informacje jak zobowiązanie biura do ponoszenia odpowiedzialności związanej z błędami, oświadczenie RODO, oraz ewentualne pełnomocnictwa, jakie mogą być istotne w drodze współpracy przedsiębiorstwa z biurem rachunkowym. 

Jasne i transparentne zasady współpracy

Bez względu na to, jak rozbudowana umowa zostanie skonstruowana, pamiętajmy o jednej najważniejszej kwestii. Mowa tutaj o transparentności. Współpraca biura rachunkowego z klientem powinna obyć się bez jakichkolwiek problemów i nieporozumień - w końcu obie strony starają się dbać o to, by po stronie finansowej firmy wszystko było w najlepszym porządku. 

Dlatego też, jeśli umowa lub którykolwiek z jej punktów jest dla przedsiębiorcy niejasny, obowiązkiem biura jest rozwianie wszelkich wątpliwości oraz wyjaśnienie zasadności tego podpunktu.

Jakich kruczków prawnych w umowie powinny wystrzegać się obie strony?

Jak wcześniej wspomniano, podstawą owocnej współpracy na linii biuro rachunkowe-klient jest transparentność współpracy i zrozumiała dla obu stron umowa biura rachunkowego z klientem. Dlatego też z jednej strony niedopuszczalne jest, by biuro rachunkowe zamieszczało w umowie punkty godzące w dobre obyczaje, z drugiej strony również by klient zamieszczał zapisy, które mogą być nieadekwatne do ustalonej ceny usług. Jakich kruczków prawnych powinny wystrzegać się obie strony? 

Pierwszy z zapisów spotykanych na umowach to ograniczenie odpowiedzialności biura rachunkowego tylko do szkody wyrządzonej umyślnie. Co to dla klienta oznacza w praktyce? Że w przypadku przypadkowego błędu księgowej (co stanowi w praktyce 99% przypadków) klient nie może dociekać odszkodowania od wyrządzonej krzywdy. Potencjalne zadośćuczynienie przy takim zapisie jest możliwe tylko w przypadku, gdy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg z premedytacją popełni błąd. Innym tego typu zapisem jest obowiązek weryfikacji zapisów księgowych przez klienta, co wiąże się z posiadaniem przez niego specjalistycznej wiedzy. Czy to nie właśnie dlatego przedsiębiorca zleca pewne procesy odrębnym podmiotom, ze względu na fakt, że sam się na tym nie zna? 

Z drugiej strony w umowach pomiędzy biurem rachunkowym a klientem pojawiają się od czasu do czasu zapisy uderzające w biuro rachunkowe. Przykładem jest zapis o szeregu umownych kar, które nie mają uzasadnienia w praktyce, głównie ze względu na OC zabezpieczające większość przypadków. 

Czy umowa ustna o świadczenie usług księgowych jest równie wiążąca, co umowa pisemna? 

Zgodnie z aktualną interpretacją zapisów prawnych, umowa ustna o świadczenie usług księgowych również jest wiążąca, o ile potwierdzeniem takich usług są cykliczne faktury wystawiane na klienta. W sytuacji, gdy współpraca nie jest potwierdzona umową pisemną, klient ma prawo dochodzenia roszczeń z tytułu błędów lub zaniedbań, o ile usługi księgowe występowały w stosunku ciągłym, a nie okazjonalnym.