Jednostki otrzymujące faktury prognozujące zużycie mediów, np. energii elektrycznej czy gazu, mogą mieć wątpliwości, w jaki sposób faktury powinny zostać zewidencjonowane w księgach rachunkowych. Faktury prognozujące zużycie mediów dotyczą bowiem przyszłych okresów sprawozdawczych. Przedstawiamy, jak ująć faktury prognozujące w księgach rachunkowych.
Faktury prognozujące w księgach rachunkowych a zasada memoriału i współmierności
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – stanowi tak art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości określany zasadą memoriału. Oznacza to, że koszty związane ze zużyciem mediów w księgach rachunkowych ujmowane są w okresie, którego dotyczą.
Art 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje natomiast, aby dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane były koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Efektem stosowania zasady współmierności jest dokonywanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w stosunku do wydatków poniesionych przez jednostkę dotyczących przyszłych okresów.
„Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych”.
Wartość kosztów dotyczących przyszłych okresów co do zasady podlega rozliczeniu w czasie. Dokonywanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów to w istocie przeniesienie na kolejne okresy sprawozdawcze całości lub części wydatków poniesionych przez jednostkę np. w związku otrzymanymi fakturami prognozującymi zużycie mediów, gdy faktury te dotyczą przyszłych okresów.
„Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności”.
Faktury prognozujące w księgach rachunkowych jako koszty przyszłych okresów
Jeżeli jednostka ponosi koszty dotyczące przyszłych okresów, którymi mogą być np. koszty wynikające z faktur prognozujących zużycie mediów, to tego typu koszty podlegają rozliczeniu w czasie jako rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne. Jednakże przy ocenie zasadności rozliczania w czasie określonych kosztów poniesionych przez jednostkę, uwzględnia się ich istotność. Na mocy art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. W konsekwencji oznacza to, że wydatki poniesione na podstawie faktur prognozujących zużycie mediów mogą zostać odniesione w ciężar kosztów w całości w okresie bieżącym wtedy, gdy kwota tych kosztów zostanie przez jednostkę uznana za wartość nieistotną, jednak pod warunkiem, że dana prognoza zużycia mediów dotyczy wyłącznie bieżącego roku obrotowego. W przeciwnym razie koszty wynikające z faktur prognozujących zużycie mediów podlegają rozliczeniu w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Tego typu koszty ewidencjonowane są na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 12 marca 2024 roku otrzymała fakturę prognozującą zużycie energii elektrycznej na kolejny kwartał, czyli obejmującą następujące miesiące: kwiecień, maj, czerwiec 2024 roku. Jednostka jest czynnym podatnikiem VAT i podatek VAT podlega odliczeniu.
Dane z faktury:
- kwota netto: 30 000 zł
- kwota VAT: 6900 zł
- kwota brutto: 36 900 zł
Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje mrożonki, przez co poziom zużycia energii elektrycznej jest stosunkowo duży. Zatem pomimo że faktury dotyczą jednego roku obrotowego, jednostka uznała, że poniesiony koszt jest istotny i odniesienie go jednorazowo w koszty miałoby negatywny wpływ na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. W związku z tym jednostka rozlicza koszty wynikające z faktur prognozujących zużycie energii elektrycznej w czasie. W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja faktury prognozującej zużycie energii elektrycznej?
Jednostka ewidencjonuje koszty jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5. Ewidencja rozliczenia w czasie kosztów wynikających z faktury prognozującej zużycie energii elektrycznej jednostki ewidencjonującej koszty na kontach zespołu 4 i 5 przebiega następująco:
Kwota poniesionego kosztu wynikająca z dowodu źródłowego, czyli faktury prognozującej zużycie energii elektrycznej:
Marzec 2024: Faktura VAT:
- wartość brutto 36 900 zł
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”
- kwota VAT 6900 zł
- Wn konto 222 „VAT naliczony i jego rozliczenie”
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”
- kwota netto 30 000 zł
- Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii”
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”
Marzec 2024: PK – przeniesienie kosztów prognozowanego zużycia mediów do rozliczenia w czasie:
- Wn konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”
- Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”
Zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy (faktura prognozująca zużycie energii elektrycznej dotyczy 3 okresów (miesięcy), zatem kwota odpisania kosztu w kwietniu, maju i czerwcu 2024 roku wynosi 10 000 zł):
Kwiecień 2024: PK – zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:
- Wn konto zespołu 5
- Ma konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Maj 2024: PK – zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:
- Wn konto zespołu 5
- Ma konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”
Czerwiec 2024: PK – zarachowanie kosztu do okresu, którego dotyczy:
- Wn konto zespołu 5
- Ma konto 640 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
