Poradnik Przedsiębiorcy

Podsumowanie kolumn w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do założenia jej na pierwszy dzień rozpoczęcia działalności lub na 1 stycznia danego roku podatkowego. W związku z obowiązkiem prowadzenia KPiR przedsiębiorcy są zobligowani do innych formalnych czynności, takich jak np. podsumowanie kolumn księgi.

Jakie kolumny zawiera podsumowanie kolumn i KPiR?

Według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - księga przychodów i rozchodów powinna zawierać 17 kolumn, a przedsiębiorca powinien ją prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy. Każda z kolumn ma swoją określoną, unikalną funkcję.

Kolumna 1

przeznaczona jest na liczby porządkowe

Kolumna 2

data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży

Kolumna 3

zawiera numer dowodu księgowego

Kolumna 4

zawiera nazwę kontrahenta bądź pozostaje pusta przy “braku kontrahenta”

Kolumna 5

zawiera adres kontrahenta bądź pozostaje pusta przy “braku kontrahenta”

Kolumna 6

zawiera opis zdarzenia gospodarczego

Kolumna 7

przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług

Kolumna 8

jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika

Kolumna 9

podsumowanie kolumn 7 i 8

Kolumna 10

jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu

Kolumna 11

jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów, np. kosztów dotyczących transportu

Kolumna 12

jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze)

Kolumna 13

jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów, np. czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów itd.

Kolumna 14

podsumowanie kolumn 12 i 13

Kolumna 15

jest wolna; w kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze, które nie zaliczają się do pozostałych kolumn

Kolumna 16

przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym

Kolumna 17

przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16

Jak widać, kolumna 17 kończy KPiR. Jednak istnieją jeszcze elementy poboczne, które może ona zawierać, a są nimi:

  • suma strony, czyli tzw. podsumowanie kolumn 7-14,
  • przeniesienie z poprzedniej strony,
  • razem od początku roku.

Przedsiębiorca nie może ujmować w KPiR kosztów, które zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, np. kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań, przepadłych zadatków, kosztów reprezentacyjnych czy udzielonych pożyczek.

Czemu służy podsumowanie kolumn w podatkowej księdze?

Pierwotnie podsumowanie kolumn służyło głównie do obliczania dochodu, jednakże od kiedy powszechniejsze stało się korzystanie z różnych programów księgowych, można zauważyć inne zalety podsumowania, takie jak:

  • automatycznie zsumowana wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9),
  • wygoda w obliczeniu wartości poniesionych wydatków poprzez dodanie podsumowań kolumn 10, 11 i 14,
  • przeprowadzenie rozmaitych analiz, np. w celu oceny, z jaką prędkością rosną wydatki z miesiąca na miesiąc,
  • wycena towarów handlowych i materiałów w cenie nabycia.

Na podstawie podsumowania kolumn możliwe jest ustalenie wartości składników ujmowanych w spisie z natury w przypadku dokonywania ich wyceny w cenie nabycia. W celu obliczenia wartości towarów i materiałów w cenie nabycia należy ustalić procentowy udział kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11) w wartości zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych (kolumna 10). Wartość jednostkowego kosztu zakupu należy podwyższyć o ustalony wskaźnik, dzięki czemu składniki majątku zostaną wyrażone w cenach nabycia, a nie cenach zakupu. Postępowanie to wynika bezpośrednio z załącznika 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przykład 1.

Jan Kowalski, tworząc podsumowanie kolumn KPiR na koniec miesiąca, zauważył, że suma kwot z podsumowania kolumn 10, 11 i 13 jest bardzo wysoka. Postanowił przeprowadzić analizę kosztów, porównując wydatki z poprzednim miesiącem. Dzięki temu zauważył, że poniósł znacznie więcej kosztów w porównaniu do poprzedniego miesiąca. Ten fakt zaalarmował go, że powinien je ograniczyć.

Przykład 2.

Przedsiębiorca “ABC” chce poprzez ustalenie wskaźnika podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, który dla towaru “XYZ” wynosi 50 zł i ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury. Na koniec miesiąca w podsumowaniu kolumny 11 otrzymał kwotę 500 zł, natomiast w kolumnie 10 wyniosła ona 800 zł.

Obliczenia wskaźnika: Podsumowanie kolumny 11 x 100%Podsumowanie kolumny 10=500 x 100%800=62,5%

Podwyższenie jednostkowego kosztu zakupu “XYZ”: (50 zł x 62,5) + 50 zł = 81,25 zł

Roczne podsumowanie kolumn księgi podatkowej

Przepisy nie regulują, w jakim terminie podatnik powinien zamknąć księgę podatkową, jednakże zaleca się dokonanie tego po uprzednim zaksięgowaniu zdarzeń gospodarczych dotyczących zamykanego roku podatkowego. Aby prawidłowo zamknąć po zakończeniu roku podatkowego księgę, przedsiębiorca ma obowiązek podsumować w niej kolumny, wpisać do niej remanent końcowy oraz wyliczyć dochód za dany rok podatkowy.

Przedsiębiorca ma czas na roczne podsumowanie zapisów księgi do 30 kwietnia za poprzedni rok podatkowy. Dzieje się tak, ponieważ dane wynikające z rocznego podsumowania kolumn są niezbędne do ustalenia dochodu, który z kolei jest potrzebny do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Wyróżniamy 2 sposoby rocznego podsumowania kolumn księgi podatkowej:

  • narastająco od początku roku,
  • odrębnie dla każdego miesiąca.

Jeśli podatnik:

  • dokonywał podsumowania poszczególnych kolumn księgi co miesiąc, musi podkreślić i zsumować dane z kolumn 7-14. Dodatkowo pod sporządzonym podsumowaniem danego miesiąca może wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku do miesiąca poprzedzającego opisywany miesiąc oraz w kolejnej pozycji w poszczególnych kolumnach wprowadzić sumy od początku roku;

  • nie dokonywał podsumowania poszczególnych kolumn księgi co miesiąc, po zakończeniu roku ma obowiązek do sporządzenia na oddzielnej stronie w KPIR zestawienia rocznego. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn ich podsumowanie z całego roku.Przedsiębiorca w nowym roku podatkowym ma obowiązek założenia nowej księgi podatkowej.

Podsumowanie kolumn - jak obliczyć dochód?

Przychód (kolumna 9)

100.000 zł

Wydatki:

wartość spisu z natury na początek roku podatkowego

  • zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10)
  • koszty uboczne zakupu (kolumna 11)
  • kwota pozostałych wydatków (kolumna 14)
  • wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi
  • wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego

14.000 zł

20.000 zł

7.300 zł

50.000 zł

0 zł

6.000 zł

Razem koszty uzyskania przychodu

85.300 zł

Dochód

100.000 zł - 85.300 zł = 14.700 zł

KPiR oraz podsumowanie kolumn w systemie wFirma.pl

Prowadzenie KPiR w systemie wFirma.pl jest bardzo proste i odbywa się w zakładce: EWIDENCJE >> KPIR. Dzięki zautomatyzowaniu systemu księgowane w systemie wydatki i przychody automatycznie są tam przekierowywane.

Podsumowanie kolumn KPiR w systemie wFirma

Więcej informacji na temat księgowania wydatków i przychodów w systemie wFirma znajduje się w artykule: Księgowanie wydatków i księgowanie przychodów.

Następnie, gdy wszystkie wydatki i przychody dotyczące danego okresu zostaną zaksięgowane, możemy wydrukować KPiR poprzez użycie funkcji “Drukuj KPiR”. Podsumowanie kolumn Księgi Przychodów i Rozchodów - możliwość wygenerowania wydruku

Dodatkowo dzięki funkcji “Drukuj podsumowanie” możliwe jest wydrukowanie podsumowania KPiR w podziale na miesiące oraz Podsumowanie miesięczne KPiR narastająco z danego roku.

Podsumowanie kolumn KPiR - jak wygenerować w systemie wFirma