Zakup odzieży ochronnej a koszty uzyskania przychodu

Charakter prowadzonej działalności ma wpływ na to, co przedsiębiorcy jest niezbędne do jej wykonywania. Często pada pytanie: czy zakup odzieży może być kosztem firmowym? Wszystko zależy od celu jej przeznaczenia.

Zakup odzieży ochronnej dla przedsiębiorcy

Przedsiębiorców – podobnie jak pracowników – obowiązują przepisy BHP. W myśl art. 207, 211 i 304 Kodeksu pracy osoba prowadząca na własny rachunek działalność gospodarczą jest zobowiązana chronić zdrowie i życie przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności przedsiębiorca jest zobowiązany używać odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem. Odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach powinny być używane:

jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do odzieży roboczej można zaliczyć m.in.:

buty ochronne,
kask,
kamizelkę ochronną,
kombinezon roboczy,
rękawice ochronne,
okulary ochronne.

Należy mieć na uwadze, że aby wydatek na odzież i obuwie zaliczyć do kosztów firmowych, nie wystarczy samo wskazanie, że mają one charakter roboczy. Decydujący w tym zakresie jest charakter wykonywanej pracy oraz udowodnienie, że używanie odzieży ochronnej jest konieczne do zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W celu zaliczenia wydatków na zakup odzieży roboczej przeznaczonej dla przedsiębiorcy do kosztów uzyskania przychodów należy zatem ustalić, czy wykonywane przez przedsiębiorcę czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wymagają stosowania odzieży ochronnej. Przykładowe działalności gospodarcze, w których odzież i obuwie ochronne są niezbędne do wykonywania czynności służbowych, to np. świadczenie usług budowlanych, prowadzenie gabinetu lekarskiego, stomatologicznego czy warsztatu samochodowego. Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych potwierdzają także możliwość ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na odzież sportową dla trenerów personalnych czy instruktorów fitness. Przykładem może być interpretacja indywidualna (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.733.2024.2.RK) z 17 grudnia 2024 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Fragment uzasadnienia interpretacji: „Z wniosku wynika, że od 1 stycznia 2025 r. zamierza Pani prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKD 85.51.Z), polegających na prowadzeniu zajęć trenera personalnego. Jako trener personalny będzie Pani świadczyła usługi polegające na prowadzeniu zajęć indywidualnych i grupowych fitness na sali. W odniesieniu do wydatków wskazanych we wniosku na zakup odzieży sportowej oraz butów, sprzętu sportowego, które będą wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej i będą niezbędne do świadczenia usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – wskazać należy, że wydatki te będą pozostawały w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyły zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Zatem mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej”.

Przykład 1.

Pan Marek prowadzi serwis rowerów i motocykli, w ramach którego zajmuje się naprawą, konserwacją oraz przeglądami rowerów i motocykli. Jego działalność gospodarcza jest jednoosobowa, nie zatrudnia pracowników i rozlicza się skalą podatkową na podstawie PKPiR. Ze względu na specyfikę pracy mężczyzna postanowił zakupić odzież roboczą, która ochroni jego prywatne ubrania przed zabrudzeniami i uszkodzeniami podczas wykonywania prac serwisowo-naprawczych. Czy pan Marek może zaliczyć wydatek na zakup odzieży roboczej do kosztów uzyskania przychodów?

W przypadku prowadzenia serwisu rowerów i motocykli można uznać, że specyfika i rodzaj działalności prowadzonej przez pana Marka wymaga wykonywania prac w odzieży ochronnej. Wydatki na zakup tej odzieży spełniają zatem definicję kosztów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a co za tym idzie, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem ich właściwego udokumentowania na podstawie faktury wystawionej przez sprzedawcę.

Zobacz też:

Zakup odzieży reprezentacyjnej

W przypadku odzieży służącej przedsiębiorcy do celów reprezentacyjnych sprawa wygląda inaczej. Poniesiony wydatek ma bowiem związek wyłącznie z odpowiednim wyglądem i tym samym ma charakter wydatku osobistego.

Do odzieży reprezentacyjnej można zaliczyć m.in.:

garnitur,
koszulę,
krawat,
garsonkę.
żakiet,
sukienkę,
eleganckie buty.

Wprawdzie wygląd przedsiębiorcy ma znaczenie w relacjach z kontrahentami i obowiązujące w biznesie normy wymagają od przedsiębiorcy odpowiedniego stroju, jednak organy podatkowe stoją na stanowisku, że zakup odzieży i obuwia reprezentacyjnego stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb osoby fizycznej, wydatki takie są powszechnie ponoszone przez obywateli bez względu na status społeczny i niezależnie od wykonywanego zawodu. W związku z tym wydatki na odzież i obuwie reprezentacyjne jest uznawane za wydatek o charakterze osobistym, który nie wpływa na osiąganie przychodów z działalności i tym samym nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA) z 25 lipca 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Fragment uzasadnienia interpretacji: „Wskazujemy bowiem, że uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej nie jest uzależnione od rodzaju noszonej odzieży (marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów). Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd, podobnie zresztą, jak osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, np. nauczycieli, urzędników itp. Niewątpliwie w świadczonych przez Pana usługach w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna, jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać wskazane przez Pana wydatki za koszty uzyskania przychodów.
Zauważamy też, że wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z tej działalności. Przede wszystkim zwracamy uwagę na fakt, że koszty powinny być poniesione »w celu uzyskania przychodów«, a nie np. »w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą«. Wskazanym przez Pana we wniosku o interpretację celem poniesienia wymienionych w nim wydatków na zakup marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów ma być realizacja standardów dotyczących ubioru w związku z wykonywaną działalnością. Naszym zdaniem nie istnieją żadne szczególne standardy dotyczące ubioru przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Nie sposób również przyjąć, aby wydatek na zakup marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów został poniesiony wyłącznie w celu uzyskania przychodów z Pana działalności gospodarczej. W konsekwencji należy przyjąć, że wydatek ten w istocie rzeczy ma charakter osobisty i służy zaspokojeniu osobistych Pana potrzeb wizerunkowych, a co za tym idzie, nie można uznać go za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, ponieważ nie spełnia przesłanek wyrażonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Przykład 2.

Pani Luiza prowadzi kancelarię prawną jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Specjalizuje się w obsłudze klientów biznesowych, często uczestniczy w rozprawach sądowych oraz spotkaniach z kontrahentami. Jako formę opodatkowania stosuje podatek liniowy i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Chcąc zadbać o profesjonalny wizerunek, zdecydowała się na zakup eleganckiej garsonki i skórzanych butów, które będzie nosić podczas rozpraw i spotkań biznesowych. Czy taki wydatek może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Nie, taki wydatek nie podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych. Strój prawnika, nawet jeśli jest związany z wykonywaną działalnością, należy do kategorii odzieży osobistej służącej zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych. Organy podatkowe zgodnie stoją na stanowisku, że poniesienie wydatków na odzież reprezentacyjną uwarunkowane jest głównie innymi względami niż uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej, w konsekwencji wydatki te nie spełniają definicji kosztów uzyskania przychodów zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zakup odzieży i kasku do jazdy motocyklem

Wielu przedsiębiorców korzysta w ramach działalności gospodarczej z motocykli, które stanowią środki trwałe w firmie. Wydatek na sam motocykl poprzez odpisy amortyzacyjne może zostać zaliczony do kosztów firmowych, jednak kwestia ujęcia w kosztach kasku i odzieży ochronnej jest tematem spornym. W wydawanych interpretacjach indywidualnych organy podatkowe zazwyczaj odmawiają podatnikom prawa do ujęcia wydatków na odzież motocyklową czy kask jako koszty uzyskania przychodów, argumentując, że bezpośrednim celem, jaki jest związany z zakupem odzieży ochronnej czy kasku do jazdy na motocyklu jest ochrona zdrowia, natomiast wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym i ich poniesienie uwarunkowane jest innymi względami niż uzyskiwanie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Rozwiązaniem może być umieszczenie na odzieży i kasku logo firmy, np. w interpretacji indywidualnej (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.525.2023.4.RK) z 31 października 2023 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że o ile wyposażenie (ubiór dla motocyklisty) nie będzie wykorzystywane przez wnioskodawcę w celach prywatnych, o tyle wydatki na zakup wyposażenia dla motocyklisty (kasku, odzieży ochronnej, odzieży motocyklowej, butów motocyklowych) opatrzonego w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy wnioskodawcy (nazwa firmy) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez wnioskodawcę działalności gospodarczej pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

Ze stanowiskiem organu podatkowego, który twierdził, że wydatki na odzież motocyklową można byłoby uznać za koszty uzyskania przychodów, gdyby ubiór motocyklisty spełniał określone wymogi, co sprawiłoby, że odzież ta utraciłaby charakter odzieży osobistej (np. poprzez umieszczenie na nim logo firmy), nie zgodził się NSA w wyroku z 4 marca 2021 roku (sygn. akt II FSK 2865/18). Fragment wyroku: „niezasadne jest stanowisko organu interpretacyjnego, jakoby warunkiem niezbędnym do uznania zakupu kasków i odzieży ochronnej na motocykl za koszty uzyskania przychodu byłoby umieszczenie na nich logo firmy skarżącego. W tym konkretnym stanie faktycznym odzież ma charakter specjalistyczny, ściśle powiązany z ideą prowadzenia działalności przez skarżącego i właśnie te cechy powodują, że wydatki na tę odzież należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Fakt oznakowania odzieży logo firmy ma w takiej sytuacji znaczenie drugorzędne”.

Pomimo korzystnego dla podatników wyroku NSA w kwestii zaliczenia wydatków na odzież ochronną i kask do jazdy motocyklem, ujęcie tego typu wydatku w kosztach podatkowych (nawet w przypadku opatrzenia odzieży motocyklowej i kasku logo firmy) w dalszym ciągu jest ryzykowne i może zostać zakwestionowane w razie ewentualnej kontroli. W celu zaliczenia tego typu wydatków do kosztów podatkowych warto złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Polecamy:

Kasa fiskalna dla kogo?