Charakter prowadzonej działalności ma wpływ na to, co przedsiębiorcy jest niezbędne do jej wykonywania. Często pada pytanie: czy zakup odzieży może być kosztem firmowym? Wszystko zależy od celu jej przeznaczenia.
Zakup odzieży ochronnej dla przedsiębiorcy
Przedsiębiorców - podobnie jak pracowników - obowiązują przepisy BHP. W myśl art. 207 i 304 k.p. osoba prowadząca na własny rachunek działalność gospodarczą jest zobowiązana chronić zdrowie i życie przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W tym przedsiębiorca jest zobowiązany używać odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem
Jednak aby wydatek na odzież i obuwie zaliczyć do kosztów firmowych, nie wystarczy samo wskazanie, że posiadają one charakter roboczy. Decydujący w tym zakresie jest charakter wykonywanej pracy oraz udowodnienie, że używanie odzieży ochronnej jest konieczne do zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Do odzieży roboczej można zaliczyć m.in.:
- buty ochronne,
- kask,
- kamizelkę ochronną,
- kombinezon roboczy,
- rękawice ochronne,
- okulary ochronne.
Zakup odzieży reprezentacyjnej
W przypadku odzieży służącej przedsiębiorcy do celów reprezentacyjnych sprawa wygląda inaczej. Poniesiony wydatek ma bowiem związek wyłącznie z odpowiednim wyglądem i tym samym ma charakter wydatku osobistego. Wprawdzie wygląd przedsiębiorcy ma znaczenie w relacjach z kontrahentami, ale nie wpływa na osiąganie przychodów z działalności i tym samym nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Do odzieży reprezentacyjnej można zaliczyć m.in.:
- garnitur,
- koszulę,
- krawat,
- garsonkę.
- żakiet,
- eleganckie buty.
Zakup odzieży i kasku do jazdy motocyklem
Wielu przedsiębiorców korzysta w ramach działalności gospodarczej z motocykli, które stanowią środki trwałe w firmie. Wydatek na sam motocykl poprzez odpisy amortyzacyjne może zostać zaliczony do kosztów firmowych, jednak kwestia ujęcia w kosztach kasku i odzieży ochronnej jest tematem spornym.
W interpretacji indywidualnej z dnia 08.06.2012 r., sygn. IPTPB1/415-160/12-4/AG, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi rozpatrywana była sprawa przedsiębiorcy wykonującego działalność w zakresie usług informatycznych. Motocykl służył do szybkiego przemieszczania się do klientów. W tej sprawie uznano jednak za nieprawidłowe ujęcie w kosztach firmowych wydatku na odzież ochronną do jazdy motocyklem. W uzasadnieniu napisano:
"(...) zakup kasku, o którym mowa w ww. przepisie ustawy Prawo o ruchu drogowym oraz odzieży ochronnej służącej do jazdy motocyklem ma na celu ochronę zdrowia użytkownika tego środka transportu. Bezpośrednim zatem celem tego rodzaju zakupów jest więc ochrona zdrowia. Wydatki poniesione na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. Dotyczą one zakupu rzeczy, które każdy dobiera indywidualnie, stosownie do wymiarów, tak jak ubiór do pracy. Są to wydatki związane z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym, a ich poniesienie uwarunkowanie jest innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest uzależnione od rodzaju noszonej przez Wnioskodawcę w trakcie jazdy motocyklem odzieży i kasku.(...) Aby można było wydatki na zakup kasku i specjalistycznej odzieży służącej do jazdy motocyklem uznać za koszty uzyskania przychodów, kask oraz odzież taka musiałaby spełniać określone wymogi, tj. utracić charakter odzieży osobistej. (...)"
Korzystne dla podatnika stanowisko przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 14 lutego 2011 r., nr ITPB1/415-1064/ 10/DP - jednakże dotyczącej sytuacji, gdy podatnik nie posiada własnych motocykli, a jedynie dokonuje jazd próbnych w ramach usług pośrednictwa w ich sprzedaży.
Nie zostało w orzecznictwie jednoznacznie określone kiedy można uznać, że kask i odzież utracą charakter osobisty. Każdy przypadek należy zatem rozpatrywać indywidualnie, aby nie narazić się na zakwestionowanie kosztu przez urząd skarbowy.
