Praca w charakterze przedstawiciela handlowego polega na wykonywaniu obowiązków w permanentnej podróży służbowej. Mimo że miejscem pracy, zgodnie z umową o pracę, jest siedziba pracodawcy, pracownik wykonuje swoje czynności zawodowe w dużej mierze poza biurem. Warto dodać, że przedstawiciel handlowy realizuje część swoich obowiązków, takich jak prowadzenie dokumentacji czy wprowadzanie danych do systemu, najczęściej w domu. Ponadto dzień pracy rozpoczyna bezpośrednio z domu, odwiedzając pierwszych klientów, natomiast może w ogóle nie pojawiać się w siedzibie firmy. Pracodawcy powinni zwrócić uwagę na odpowiednie zaplanowanie zadań przedstawicieli handlowych, tak aby nie przekraczać norm czasu pracy i jednocześnie prawidłowo rozliczać ich za wykonaną pracę. Należy pamiętać, że praca powinna być tak ustalona, aby pracownik mógł wykonać swoje zadania przez 8 godzin na dobę, w przeciętnie 40 godzin, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 kp). Ponadto przedstawicielom handlowym przysługują wszystkie uprawnienia pracownicze. Jak więc należy liczyć czas pracy przedstawiciela handlowego? Sprawdźmy!
Co uznaje się za czas pracy przedstawiciela handlowego?
Należy przypomnieć, że zgodnie z art. 128 kp czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik zgodnie z umową o pracę i zakresem obowiązków pozostaje do dyspozycji pracodawcy, nawet wtedy, gdy pracuje poza siedzibą firmy. Warto wskazać, iż praca wykonywana przez przedstawiciela handlowego opiera się na indywidualnym planowaniu zadań w pewnych ramach czasowych. Pracownik organizuje swoje obowiązki w taki sposób, by przemieszczając się z miejsca na miejsce, spotkać się z maksymalną liczbą klientów. Zatem ciągła zmiana miejsca świadczenia pracy powinna być uwzględniana przy planowaniu czasu pracy.
Czasem pracy (art. 128 § 1 kp) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa). Za czas pracy może być również uznany czas poświęcony na wykonywanie obowiązków pracowniczych w miejscu zamieszkania pracownika, jeżeli nie ma on zorganizowanego przez pracodawcę żadnego miejsca ("biura"), które mogłoby być traktowane jako filia siedziby pracodawcy. Podróż służbowa z reguły nie jest czasem pracy, jeżeli w jej trakcie pracownik nie wykonuje pracy. Wyjątkiem od tej reguły jest podróż odbywana w normalnych godzinach pracy lub gdy praca polega na ciągłym wykonywaniu czynności poza zakładem pracy (tzw. praca w terenie).
Warto pamiętać, że w przypadku pracowników mobilnych dojazdy do miejsca pracy i powroty z pracy powinny być uwzględniane w czasie pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 2 stycznia 2009 r. (sygn. akt II PK 140/08) czas pracy przedstawiciela handlowego, który przemieszcza się po określonym obszarze geograficznym, może być liczony od chwili wyjścia z domu do chwili powrotu do domu.
Zatem w sytuacji, w której przedstawiciel handlowy nie ma zorganizowanego stałego biura, jednak przemieszcza się pomiędzy siedzibami klientów w celu realizacji zadań pracowniczych, należy uwzględnić czas wyjazdu z domu i powrót od klienta do czasu pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 107/08) czas pracy w rozumieniu art. 128 kp rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego.
Wobec powyższego należy podkreślić, że droga pokonywana przez pracownika mobilnego jest zróżnicowana i nie zawsze może być zaplanowana z dłuższym wyprzedzeniem, zatem wliczanie przejazdów do czasu pracy jest zasadne.
Jak rozliczyć czas pracy przedstawiciela handlowego?
Przedstawiciel handlowy powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę wykonywaną zgodnie z zakresem obowiązków, w czasie przeznaczonym na jej wykonanie, przemieszczając się na określonym obszarze geograficznym. Specyficzna podróż służbowa pracownika mobilnego powinna być w całości wliczona do czasu pracy. Ponadto rozliczenie czasu pracy przedstawiciela handlowego powinno uwzględniać również godziny pracy wykonanej ponadnormatywnie. Co do zasady czas podróży przedstawiciela handlowego przypadający po godzinach wyznaczonych w umowie o pracę, nie powinien być uwzględniony jako czas pracy w godzinach nadliczbowych.
Przykład 1.
Przedstawiciel handlowy firmy farmaceutycznej świadczy pracę zgodnie z umową o pracę w godzinach od 9:00 do 17:00. Z uwagi na umówione spotkanie z klientem, którego placówka handlowa znajduje się w odległości 100 km od jego domu, wyjechał bezpośrednio do tego klienta o godzinie 11:00. Spotkanie u klienta odbyło się o godzinie 15:00 i trwało do godziny 18:00. Pracownik wrócił do domu o godzinie 20:00 i pracował jeszcze do 21:00, wprowadzając dane do systemu. Wobec powyższego pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za swój normalny czas pracy w godzinach od 9:00 do 17:00, ponadto wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach za czas od 17:00 do 18:00 i od 20:00 do 21:00 wraz z dodatkiem za pracę w nadgodzinach. Dodatkowo należy pamiętać o udzieleniu czasu wolnego za naruszenie dobowej normy odpoczynku.
Zatem przedstawiciel handlowy otrzymuje wynagrodzenie za czas pracy, podczas którego pozostaje do dyspozycji pracodawcy.
Rozliczanie czasu pracy przedstawicieli handlowych odbywa się najczęściej w oparciu o codzienne lub cotygodniowe raporty przesyłane do przełożonych. W raportach przedstawiciel handlowy powinien umieścić harmonogram dnia, liczbę odwiedzanych klientów oraz poświęcony im czas – również ten na dojazd do klientów. Wobec powyższego zgodnie z umową o pracę przedstawiciel handlowy obok wynagrodzenia za pracę powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Jedną z form rozliczenia za pracę w nadgodzinach, z której korzystają pracodawcy, jest ryczałt, ustalony w stosownej wysokości w treści umowy o pracę.
Podsumowując, warto wskazać, że wobec przedstawicieli handlowych wykonujących czynności zawodowe w specyficznej podróży służbowej, pracodawcy mogą stosować system podstawowego, zadaniowego i równoważnego czasu pracy. Warto przypomnieć, że przy zadaniowym czasie pracy czy wobec pracowników mobilnych otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe, pracodawcy nie są zobowiązani do prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Do czasu pracy pracownika mobilnego należy zaliczyć czas dojazdu do klientów i powrotu od nich, a także przejazdów pomiędzy placówkami handlowymi. Przedstawiciel handlowy powinien otrzymywać wynagrodzenie za czas pracy w godzinach pracy wyznaczonych przez pracodawcę, w czasie pozostawania do jego dyspozycji. W sytuacji świadczenia zadań pracowniczych w domu i ponad normy pracodawca powinien uwzględnić ten czas jako pracę w godzinach nadliczbowych, za którą pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wraz z dodatkiem za godziny ponadnormatywne.
