Zwrot nagrody jubileuszowej a korekty PIT

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Podejrzewasz, że pracownik otrzymał nagrodę jubileuszową niezgodnie z przepisami? W takiej sytuacji powinien ją zwrócić, gdyż wypłata nagrody jubileuszowej wbrew przepisom jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych i powoduje poważne konsekwencje. Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się kiedy konieczny jest zwrot nagrody jubileuszowej.

Kto ma prawo do nagrody jubileuszowej i ile ona wynosi?

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem pieniężnym, które wypłaca się pracownikom po osiągnięciu odpowiedniego stażu pracy. Obowiązkowo funkcjonuje ona w jednostkach sfery budżetowej, ale pozostali pracodawcy również mogą ją wypłacać na zasadzie dobrowolności.

Przepisów regulujących zasady wypłacania nagród jubileuszowych nie znajdziemy w Kodeksie pracy, lecz w odpowiednich aktach prawnych, takich jak np.:

  • art. 38 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. 2022.530) oraz art. 8 Rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. 2021.1960);
  • art. 47 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku – Karta Nauczyciela (Dz.U. 2021.1762);
  • art. 62 Ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (Dz.U. 2022.633);
  • art. 23 Ustawy z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. 2020.537).

Nagroda jubileuszowa przysługuje po osiągnięciu odpowiednio długiego, łącznego czasu pracy i wynosi dla pracowników samorządowych, pracowników służby zdrowia i urzędników państwowych:

  • 75% miesięcznego wynagrodzenia po 20 latach pracy;
  • 100% miesięcznego wynagrodzenia po 25 latach pracy;
  • 150% miesięcznego wynagrodzenia po 30 latach pracy;
  • 200% miesięcznego wynagrodzenia po 35 latach pracy;
  • 300% miesięcznego wynagrodzenia po 40 latach pracy.

Pracownicy samorządowi otrzymują dodatkowo nagrodę w wysokości:

  • 400% miesięcznego wynagrodzenia po 45 latach pracy.

Nauczyciele natomiast otrzymują nagrodę jubileuszową w wysokości:

  • 75% miesięcznego wynagrodzenia po 20 latach pracy;
  • 100% miesięcznego wynagrodzenia po 25 latach pracy;
  • 150% miesięcznego wynagrodzenia po 30 latach pracy;
  • 200% miesięcznego wynagrodzenia po 35 latach pracy;
  • 250% miesięcznego wynagrodzenia po 40 latach pracy.

Należy zaznaczyć, że nagroda jubileuszowa nie jest oskładkowana, pod warunkiem że jest wypłacana nie częściej niż co 5 lat. Podlega ona jedynie opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Nagroda jubileuszowa korzysta ze zwolnienia od składek ZUS pod warunkiem, że jest wypłacana nie częściej niż co 5 lat. 

W jaki sposób oblicza się kwotę nagrody jubileuszowej?

Nagroda jubileuszowa jest wypłacana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Oznacza to, że do podstawy nagrody jubileuszowej wchodzą:

  • stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej obowiązujące w miesiącu jej nabycia, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny

  • oraz składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone w ciągu trzech miesięcy poprzedzających moment nabycia prawa do nagrody, które ustala się w średniej wysokości z tego okresu.

Do podstawy nagrody jubileuszowej nie można zaliczyć między innymi nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego („trzynastki”), ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop czy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.

Zwrot nienależnie wypłaconej nagrody jubileuszowej

Zdarzają się sytuacje, że pracownik otrzyma nagrodę jubileuszową niezgodnie z przepisami – np. w nieodpowiednim terminie czy w zawyżonej wysokości. Powodem może być np. zaliczenie do stażu pracy okresów, które nie mogą być wliczane, takich jak np. zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, o dzieło czy prowadzenie działalności gospodarczej.

W takiej sytuacji pracodawca powinien wezwać pracownika do zwrotu nienależnie wypłaconej nagrody. Na taką konieczność wskazywała już Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie w swoim protokole z 1 lipca 2002 roku (RIO – 091/56/2002), tłumacząc, że w przypadku błędnego zaliczenia do stażu pracy okresu działalności gospodarczej i tym samym wypłacenia nagrody jubileuszowej z naruszeniem obowiązujących przepisów należy „wystąpić do pracownika o dobrowolny zwrot wypłaconej nagrody jubileuszowej [...] lub w przypadku niewyegzekwowania należności w tym trybie – wyegzekwować tę kwotę od osób odpowiedzialnych za jej obliczenie i wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego – Kodeksu pracy”.

W przypadku wypłacenia nagrody jubileuszowej niezgodnie z przepisami pracodawca powinien zwrócić się do pracownika o jej dobrowolne oddanie lub wyegzekwować tę kwotę od osoby odpowiedzialnej za obliczenie i wypłacenie nagrody. 

Przy tej okazji warto zwrócić uwagę, że w myśl wytycznych zawartych w dziale piątym Kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej pracowników, w tym zgodnie z art. 119 kp, odszkodowanie za wyrządzoną pracodawcy szkodę „ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody”. Zatem pracownik odpowiedzialny za nieprawidłowe naliczenie i wypłacenie nagrody odpowiada finansowo jedynie do wysokości trzykrotności swojej pensji.

Jak rozliczyć zwrot nagrody jubileuszowej?

Zwrócenie przez pracownika nagrody jubileuszowej powoduje konsekwencje w podatku dochodowym. Pracownik, który otrzymał nienależną nagrodę, powinien ją zwrócić w kwocie brutto, a więc łącznie z należnym podatkiem dochodowym. W miesiącu zwrotu nagrody pracodawca odejmuje tę kwotę od dochodu pracownika, gdyż zgodnie z art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, o których mowa w art. 31 (zakłady pracy – przyp. autora) [...] odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką)”.

Pracownik powinien dokonać zwrotu nienależnie wypłaconej nagrody jubileuszowej w kwocie brutto – wraz z podatkiem dochodowym. 

W sytuacji gdy kwota zwróconej nagrody jubileuszowej jest większa od dochodów osiąganych przez pracownika w danym miesiącu, pracodawca powinien pomniejszyć dochód pracownika w kolejnych miesiącach, ale tylko do końca roku, w którym pracownik dokonał zwrotu. Pozostałą do rozliczenia kwotę pracownik może rozliczyć w swoim zeznaniu rocznym. Może to zrobić także w ciągu 5 kolejnych lat.

Na prawidłowość takiego postępowania zwrócił także uwagę Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2015 roku (ILPB2/415-986/14-2/WS):

 „Brak możliwości rozliczania przez płatnika kwoty zwrotów w latach następnych nie oznacza, że powyższa kwota podatnikowi przepada. Bowiem ustawodawca w art. 26 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy ustanowił procedury dokonywania takich odliczeń bezpośrednio przez podatnika, pozwalające samodzielnie pomniejszyć podstawę obliczenia podatku o dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli kwoty te nie zostały potrącone przez płatnika”.

Zwrot nagrody jubileuszowej powinien zostać rozliczony przez pracodawcę w danym roku kalendarzowym. Jeżeli nie uda się rozliczyć całości kwoty lub gdy pracownik nie pracuje już w danym zakładzie pracy, nierozliczoną kwotę zwróconej nagrody jubileuszowej pracownik może wykazać w zeznaniu rocznym za dany rok lub w ciągu kolejnych 5 lat. 

Zwrot nagrody jubileuszowej a korekta PIT-4R oraz PIT-11

W sytuacji gdy pracownik zwróci nagrodę jubileuszową w następnych latach, pojawia się pytanie, czy pracodawca powinien skorygować deklaracje PIT-4R oraz PIT-11.

Okazuje się, że pracodawca nie ma takiego obowiązku, gdyż dokumenty te muszą przedstawiać kwoty faktycznie wypłacone w danym roku, a więc wysokość rzeczywiście wypłaconej pracownikowi nagrody jubileuszowej. Dopiero moment zwrotu powoduje konieczność uwzględnienia w deklaracjach zwróconych kwot. Potwierdza to w przywołanej wyżej interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu:

„W sytuacji zatem zwrotu nienależnie pobranego świadczenia za rok ubiegły płatnik zobowiązany jest wystawić formularze PIT-4R i PIT-11, odzwierciedlające zaistniały w roku ubiegłym stan faktyczny, a więc bez uwzględnienia faktu zwrotu nienależnego świadczenia”.

Zwrot nagrody jubileuszowej nie powoduje konieczności korygowania deklaracji PIT-4R oraz PIT-11.

Reasumując, należy podkreślić, jak kluczowe jest prawidłowe obliczanie i wypłacanie nagrody jubileuszowej zgodnie z przepisami. Jest to o tyle istotne, że w razie długiego stażu pracy kwoty nagrody mogą być znaczne i ich zwrot może stanowić dla pracownika duże wyzwanie. Obowiązkiem pracodawcy jest odzyskanie nienależnie wypłaconych pieniędzy. W przypadku jednostek budżetowych jest to o tyle ważne, że wypłata świadczeń bez podstawy prawnej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych i dyrektor jednostki musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami w razie kontroli z Regionalnej Izby Obrachunkowej.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów