Częstym problemem, z którym można się spotkać nawet w średnich i dużych przedsiębiorstwach, jest nieprawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy szczególnie jeżeli występuje w zakładzie zmiana nocna.
Wydaje się, że punktem wyjścia jest przyjęcie niewłaściwej wykładni art. 1519 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w dniu następnym, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Ta możliwość ustalenia innego zakresu godzinowego tzw. niedzieli u danego pracodawcy czasami skutkuje zapisem w regulaminie pracy, który ustala, że: „za pracę w niedziele i święta uważa się pracę wykonywaną od godziny 22.00 dnia poprzedzającego, do godziny 22.00 w niedzielę lub święto”. Taki zapis jest niezgodny ze stanowiskiem PIP, które mówi, że pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu może ustalić inną godzinę rozpoczęcia niedzieli lub święta, nie może jednak przyjąć jako początku doby określającej dzień ustawowo wolny od pracy – godziny, która przypada w innym dniu tygodnia niż niedziela lub święto wynikające z rozkładu kalendarza.
Nieprawidłowa ewidencja a pojęcie doby pracowniczej
Co więcej, konsekwencją przyjęcia w danym zakładzie pracy powyższej, błędnej definicji pracy w niedzielę jest nierzadko uznawanie pracy wykonywanej na trzeciej zmianie, rozpoczynającej się w niedzielę o 22:00, a kończącej się w poniedziałek o 6:00 rano jako pracy w poniedziałek, natomiast pracy wykonywanej na trzeciej zmianie z poniedziałku na wtorek jako pracy we wtorek itd. Takie postępowanie jest niezgodne z definicją doby pracowniczej, a także rodzi szereg problemów skutkujących nieprawidłowym ewidencjonowaniem czasu pracy.
Zgodnie z art. 128 § 2 Kodeksu pracy przez dobę pracowniczą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tym samym, jeżeli pracownik rozpoczyna pracę na trzeciej zmianie w poniedziałek 9 kwietnia 2018 r. o godzinie 22.00, a kończy ją we wtorek 10 kwietnia 2018 r. o godzinie 6.00, to na ewidencji czasu pracy zmianę tę należy traktować jako przynależną do poniedziałku 9 kwietnia 2018 r. Wpisywanie obecności w dzień, w którym daną zmianę się kończy (czyli w podanym przykładzie przypisanie obecności do wtorku 10.04.2018 r.), jest problematyczne także w przypadku nieobecności pracownika w takim dniu, kiedy miał zaplanowaną pracę w dobie nocnej. O ile możliwe jest przekonanie pracownika, żeby wypisał wniosek o urlop wypoczynkowy na wtorek 10.04.2018 r., kiedy nie chce iść do pracy z poniedziałku na wtorek, o tyle kłopotliwe się stają inne nieobecności spowodowane chorobą, krwiodawstwem czy obowiązkowym stawiennictwem w sądzie. W takim przypadku mamy na ewidencji czasu pracy wpisaną trzecią zmianę 10 kwietnia 2018 r. i jednocześnie np. zwolnienie lekarskie, które również rozpoczyna się tego dnia. Innym problemem praktycznym jest zachowanie właściwego nominału czasu pracy w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym (jeżeli w danym zakładzie pracy jest przyjęty okres rozliczeniowy dłuższy niż 1 miesiąc) w przypadku zmiany nocnej przypadającej na przełomie miesięcy/okresów rozliczeniowych.
Wszystkich powyżej wymienionych problemów można uniknąć, ewidencjonując czas pracy na zmianie nocnej w prawidłowy sposób, tzn. w dniu, w którym taka zmiana nocna ma początek.
Dozwolona praca w niedzielę
Zgodnie z art. 151(10) pkt 3. Kodeksu pracy praca w niedzielę jest dozwolona z uwagi na system organizacji pracy, jakim jest praca zmianowa, stąd nie ma przeszkód, żeby pracownikom zmianowym planować pracę z niedzieli na poniedziałek. Praca w niedzielę i święta, przy zachowaniu dobowych norm czasu pracy, nie jest pracą w godzinach nadliczbowych, lecz nieudzielenie dnia wolnego może spowodować przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Pracę w niedzielę należy zrekompensować na podstawie art. 151(11) par. 1 pkt 1., zapewniając pracownikowi inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli – zazwyczaj jest to piątek przypadający po 5 dniach pracy na trzecią zmianę. Jeżeli natomiast nie ma możliwości oddania pracownikowi innego dnia wolnego od pracy w terminie wyżej wskazanym, należy uczynić to do końca okresu rozliczeniowego obowiązującego w danej firmie, a w razie braku takiej możliwości - wypłacenie 100% dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych za każdą godzinę pracy w niedzielę.
Stosownie do art. 151(12) pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi pracującemu w niedzielę co najmniej raz na 4 tygodnie niedzielę wolną od pracy, przy czym obowiązek ten nie dotyczy pracowników zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy. Należy przy tym pamiętać, że nie jest prawidłowym działaniem podzielenie okresu rozliczeniowego na czterotygodniowe okresy i w każdym z tych okresów udzielanie pracownikowi jednej niedzieli wolnej od pracy bez uwzględnienia prawa pracownika, aby liczba kolejno przepracowanych niedziel nie była większa niż trzy.
Zmiana nocna - jak uniknąć błędów w jej ewidencjonowaniu?
Nie istnieją żadne prawne przeszkody, aby właściwe planowanie czasu pracy na nocnej zmianie obejmowało także niedzielę, przy zachowaniu zasady mówiącej o tym, że w każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.
Jeżeli w danym zakładzie pracy rozpoczyna się zmiana nocna w niedzielę o godzinie 22:00, to aby uniknąć zarzutów Państwowej Inspekcji Pracy dotyczących nieprawidłowego ewidencjonowania czasu pracy, a także by uniknąć szeregu problemów praktycznych, zaleca się wykazywanie jej jako pracy w niedzielę oraz odpowiednie jej rekompensowanie.
