Ułożenie grafiku dla pracowników to wyzwanie dla każdego pracodawcy. Pracownicy chcą skorzystać z urlopu, są wysłani na szkolenia, w danym miesiącu zdarzają się dni wolne od pracy. Pracodawca musi te wszystkie sytuacje uwzględnić. Jak je poprawnie ująć, sporządzając harmonogram czasu pracy? Odpowiadamy poniżej.
Czym jest harmonogram czasu pracy i co powinien zawierać?
Harmonogram czasu pracy to nic innego jak rozplanowanie dni pracy dla zatrudnionych w danym zakładzie pracy osób. Innymi słowy, jest to określenie indywidualnego rozkładu czasu pracy dla jednego pracownika lub grup pracowników.
Harmonogram czasu pracy musi uwzględniać nie tylko dni robocze, ale również:
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- wymiar czasu pracy,
- dobę pracowniczą,
- odpoczynki dobowe,
- odpoczynki tygodniowe,
- 5-dniowy tydzień pracy,
- zapewnienie wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie,
- dni wolne od pracy,
- urlopy pracowników zamieszczone w planie urlopowym.
Wymiar czasu pracy w grafiku
Aby pracodawca mógł prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy, w pierwszej kolejności powinien określić, ile godzin powinni przepracować pracownicy w danym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z art. 130 k.p. ustala się to poprzez:
- pomnożenie 40 godzin (norma tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego, a następnie
- dodanie do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających), a dalej
- pomniejszenie otrzymanego wyniku za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela - 8 godzin.
Przykład 1.
Pan Jacek chce ustalić wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na ½ etatu. Okres rozliczeniowy wynosi 3 miesiące, wymiar ustalany jest za okres od września 2024 do listopada 2024 roku. Liczbę dni roboczych przypadającą w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego przedstawia poniższa tabela.
MIESIĄC | CZAS PRACY DLA ZATRUDNIONYCH NA PEŁNY ETAT | WYMIAR CZASU PRACY DLA ZATRUDNIONEGO NA ½ ETATU |
październik | 184 godz. | 92 godz. |
listopad | 152 godz. | 76 godz. |
grudzień | 160 godz. | 80 godz. |
RAZEM W KWARTALE | 496 godz. | 248 godz. |
Pracownik zatrudniony na ½ etatu w czwartym kwartale 2024 roku powinien przepracować 248 godziny.
Doba pracownicza a harmonogram czasu pracy
Tworząc harmonogram czasu pracy, należy pamiętać o zapewnieniu tzw. doby pracowniczej. Oznacza to, że pracownik, rozpoczynając pracę danego dnia, w kolejnym dniu nie może podjąć się wykonywania swoich obowiązków wcześniej niż po upływie 24 godzin. Reasumując, zatrudniony powinien następny dzień pracy rozpocząć o takiej samej godzinie jak w dniu poprzednim.
Odpoczynki dobowe
Planując pracę w kolejnym okresie, należy wziąć również pod uwagę, że pracownik musi mieć zapewniony nieprzerwany odpoczynek pomiędzy kolejnymi dniami pracy. W myśl art. 132 kodeksu pracy wynosi on co najmniej 11 godzin.
Należy przy tym pamiętać o nienaruszaniu doby pracowniczej. Aby oba te przepisy zostały zachowane, pracownik nie może pracować więcej niż 13 godzin w ciągu dnia.
Istnieją jednak przypadki, gdy zachowanie odpoczynku dobowego nie ma zastosowania. Wśród nich wymienić można:
- zarządzanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.
Odpoczynki tygodniowe a harmonogram czasu pracy
Przez odpoczynek tygodniowy należy rozumieć 35 godzin nieprzerwanego wytchnienia od pracy. Tutaj nie ma możliwości odstąpienia od zachowania takiego odpoczynku, ale można go skrócić do 24 godzin. Możliwe jest to w przypadku:
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
- zmiany pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.
5-dniowy tydzień pracy
W harmonogramie czasu pracy uwzględnić trzeba również fakt, że przeciętny tydzień pracy trwa 5 dni. Owszem, układając grafik na dany okres rozliczeniowy, można wprowadzić pracownikowi w jednym tygodniu pracy 6 dni, ale już w kolejnym należałoby skompensować mu to i wpisać tylko 4 dni robocze. Najlepiej, żeby przeciętny 5-dniowy tydzień pracy został zachowany.
Jedna wolna niedziela
Zgodnie z art. 151 kodeksu pracy osoby wykonujące pracę w niedzielę powinny mieć zapewnioną przynajmniej jedną niedzielę wolną od wykonywania obowiązków służbowych w ciągu 4 następujących po sobie tygodni. Wynika z tego, że harmonogram czasu pracy sporządzać trzeba z ujęciem wolnej niedzieli, w przeciwnym razie pracodawca popełniłby wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.
Dni wolne od pracy i urlopy pracowników
Jeżeli grafik sporządzany jest na dłuższy okres, warto również spojrzeć na plan urlopowy. Należy bowiem pamiętać, że osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę raz w roku powinny wykorzystać urlop trwający nieprzerwanie co najmniej 14 dni. Nieobecność pracownika przez tak długi czas ma znaczący wpływ na rozplanowanie pracy w zakładzie.
Choć w ciągu roku jest stosunkowo niewiele dni wolnych od pracy, trzeba orientować się, w których miesiącach wypadają. W tych dniach pracodawca nie rozplanowuje pracy, chyba że jest to praca dozwolona w święta. Za takie dni zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oprócz podstawowego wynagrodzenia przysługuje dodatek za nadgodziny w wysokości 100%.
Harmonogram czasu pracy - forma i termin przekazania pracownikom
O tym, w jaki sposób i w jakim terminie należy udostępnić podwładnym harmonogram czasu pracy, mówi art.129 § 3 kodeksu pracy. W myśl tego przepisu pracodawca powinien przekazać go pracownikowi najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie w formie pisemnej lub elektronicznej.
Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.”
Przykład 2.
W firmie sporządzano harmonogram czasu pracy ma wrzesień.
Harmonogram powinien zostać przekazany pracownikom o najmniej na 1 tydzień przed 1 września.
Kto nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?
Nie wszyscy pracodawcy zobowiązani są do tworzenia harmonogramu czasu pracy. Dotyczy to głównie zakładów, w których panuje tzw. sztywny czas pracy, czyli wszyscy pracownicy pracują w tym samych stałych godzinach.
Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy, gdy:
1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
2) pracownik zatrudniony jest w zadaniowym systemie czasu pracy,
3) na wniosek zatrudnionego stosuje się wobec niego ruchomy system czasu pracy,
4) na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Przedsiębiorca powinien pamiętać że w niektórych przypadkach powinien sporządzić harmonogram czasu pracy. Dokument ten powinien być przekazany pracowników w odpowiednim czasie oraz zawierać odpowiedzenie informacje.
