Czym się różni harmonogram czasu pracy od ewidencji czasu pracy?

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają dodatkowe obowiązki związane ze stosunkami pracy. Do powinności pracodawcy należy m.in. zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenie systematycznego szkolenia pracowników w tym zakresie, terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia czy prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca jest także zobligowany do ustalenia obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, co powinno zostać zawarte w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy, a w przypadku ich braku w obwieszczeniu o czasie pracy. Zatrudniający musi prowadzić ewidencję czasu pracy, może również przygotowywać harmonogram czasu pracy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca bez względu na zatrudnioną liczbę pracowników ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Powinność ta dotyczy wszystkich pracowników niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy.

Przykład 1.

Jan Nowak zatrudnia w swojej firmie Annę Nowak, która zajmuje się obsługą administracyjną. Obowiązany jest prowadzić dla niej indywidualną, imienną ewidencję czasu pracy.

Przepisy Kodeksu pracy wskazują cel prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika. Robi się dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Udostępnianie pracownikowi ewidencji czasu pracy

Oryginał ewidencji czasu pracy pracownika stanowi własność pracodawcy, ale przepisy Kodeksu pracy nakazują udostępnić ją pracownikowi na żądanie.

Forma udostępnienia ewidencji uzależniona jest od żądania pracownika.

Jakie informacje powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje na informacje, jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy, a są nimi:

• liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy;
• liczba godzin przepracowanych w porze nocnej;
• liczba godzin nadliczbowych;
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
• liczba godzin dyżuru oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Za jaki okres powinna być sporządzona ewidencja czasu pracy?

W przepisach prawa nie określono, za jakie okresy powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Dlatego też uzależnione jest to od decyzji pracodawcy.

Z uwagi na powyższe prowadzenie miesięcznej ewidencji czasu pracy pozwoli na łatwe określenie należnego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń, np. za pracę w godzinach nadliczbowych. Aby ustalić prawidłową wysokość świadczeń należnych pracownikowi, ewidencję czasu pracy trzeba prowadzić tak, aby przed każdym terminem płatności wynagrodzenia, obok stałych składników pensji, możliwe było wypłacenie należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Odpowiedzialność pracodawcy za prowadzenie ewidencji czasu pracy

Pracodawca powinien dbać o prawidłowe sporządzanie ewidencji czasu pracy, bowiem w przypadku nieprawidłowości w tym zakresie mogą go czekać dotkliwe sankcje.

Pracodawcy powinni również wystrzegać się fałszowania ewidencji czasu pracy, gdyż stanowi to przestępstwo. W takim przypadku może mieć miejsce fakt odpowiedzialności pracodawcy za przestępstwo fałszerstwa (podrobienia lub przerobienia dokumentu). Czyn ten zagrożony jest karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Możliwa jest również odpowiedzialność za przestępstwo poświadczenia nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne, co zagrożone jest karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencję czasu pracy pracodawca powinien przechowywać przez 3 lata, licząc od końca okresu rozliczeniowego, którego dotyczy. Informacje w niej zawarte związane są z wysokością wynagrodzenia i innych świadczeń, a co za tym idzie w razie sporu z pracownikiem ewidencja będzie stanowić dowód przed sądem pracy.

Przykład 2.

Jan Nowak zatrudnia w swojej firmie Annę Nowak, która zajmuje się obsługą administracyjną. Za każdy miesiąc sporządza dla swojej pracownicy ewidencję czasu pracy. We wrześniu 2022 roku Anna Nowak wystąpiła o zapłatę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych za styczeń 2020 roku. Z uwagi na to, że Jan Nowak przechowuje dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy przez okres 3 lat, możliwym było przedłożenie do sądu pracy ewidencji czasu pracy, z której wynikało, że Anna Nowak nie ma prawa do wypłacenia jej dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Czym jest harmonogram czasu pracy i kiedy pracodawca go wprowadza?

Harmonogram (grafik) czasu pracy nie jest tym samym, co ewidencja czasu pracy.

W ewidencji czasu pracy odnotowywane jest rzeczywiste wykonanie pracy przez pracownika.

W firmach, w których obowiązują sztywne godziny pracy, nie trzeba tworzyć harmonogramu czasu pracy. W większości firm występuje jednak praca zmianowa lub brak sztywnych godzin pracy dla wszystkich pracowników, co powoduje konieczność ustalenia dla nich przez pracodawcę harmonogramów czasu pracy.

Przepisy prawa pracy nie określają zasad dotyczących sporządzania i ewidencjonowania harmonogramów czasu pracy czy też reguł, kiedy może dojść do zmiany ustaleń.

Wobec faktu, że przepisy prawa nie odnoszą się w swej treści do harmonogramów pracy, tym samym pracodawca nie ma obowiązku przechowywania stworzonego dla pracownika grafiku po jego wykorzystaniu i przeniesieniu danych do ewidencji czasu pracy. Zaleca się jednak, aby pracodawca to robił: archiwizował harmonogram czasu pracy wraz z jego ewidencją. Jest to konieczne, aby w czasie ewentualnej kontroli bądź sporu sądowego możliwe było ustalenie rzeczywistej liczby godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, co na podstawie samej ewidencji bez harmonogramu może być dla pracodawcy problematyczne, powodując po jego stronie dodatkowe konsekwencje.

Jakie informacje zawiera harmonogram czasu pracy?

Elementami, które musi zawierać harmonogram czasu pracy, są w szczególności:

• dni robocze dla pracownika;
• wymiar czasu pracy;
• dni wolne od pracy;
• urlopy;
• doba pracownicza;
• odpoczynki dobowe;
• odpoczynki tygodniowe;
• godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy.

O czym należy pamiętać, ustalając harmonogram pracy?

Ustalając harmonogram czasu pracy, pracodawca musi pamiętać o przestrzeganiu następujących zasad:

• czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy;
• konieczności zachowania odpoczynku dobowego i tygodniowego, czyli zapewnienia pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w czasie doby oraz 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu tygodnia;
• udzieleniem dnia wolnego w ramach rekompensaty za pracę w niedzielę lub sobotę.

Harmonogram czasu pracy a rozkład czasu pracy

Harmonogram czasu pracy należy odróżnić od rozkładu czasu pracy.

Harmonogram czasu pracy to dokument zawierający zindywidualizowany plan pracy dla danego pracownika.

Rozkład czasu pracy jest natomiast dokumentem posiadającym plan pracy pracowników lub grupy pracowników w konkretnych dniach i godzinach. Określa on godziny pracy w danym okresie rozliczeniowym obejmującym co najmniej 1 miesiąc, przekazanym przez pracodawcę pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który rozkład został sporządzony.

Ustalenie rozkładu czasu pracy

Rozkład czasu pracy może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Rozkład czasu pracy pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają obowiązku wprowadzenia układu zbiorowego pracy ani nie przewidują co do tego szczególnych obostrzeń. Układ zbiorowy pracy zawierany jest w drodze rokowań.

Pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli zatrudnia co najmniej 50 pracowników, a może to zrobić, jeśli zatrudnia mniej niż 50 osób, chyba że w zakresie ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i powinnościami pracodawcę i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wdrożenie, chyba że w zakresie przewidzianym w kwestii ustalenia organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanymi z tym prawami i powinnościami pracodawcę i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.

Stwierdzić należy, że harmonogram czasu pracy i ewidencja czasu pracy wzajemnie się uzupełniają, bowiem brak harmonogramu pracy może powodować wątpliwości co do prawidłowości rozliczenia czasu pracy, co w konsekwencji może przełożyć się na konieczność zapłaty pracownikowi nadgodzin i dodatkowe koszty dla pracodawcy.