Czas pracy to jeden z kluczowych elementów każdego stosunku pracy. Powinien być dokładnie ustalony wspólnie przez pracownika i pracodawcę. Pomimo tego wydaje się, że to jednak zatrudniający ma w tym zakresie decydujące zdanie, zwłaszcza jeśli chodzi o sporządzanie i ogłaszanie harmonogramu czasu pracy. Rozpatrzmy, z jakim wyprzedzeniem oraz na jaki okres powinien zostać sporządzony harmonogram czasu pracy?
Czym jest harmonogram czasu pracy?
Harmonogram czasu pracy to inna nazwa rozkładu czasu pracy lub grafiku pracowniczego. Jest to plan, który wskazuje na konkretne godziny wykonywania obowiązków przez oznaczone osoby w firmie. Obowiązek sporządzenia harmonogramu spoczywa co do zasady na pracodawcy.
Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Pamiętajmy jednak, że pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 §1 Kodeksu pracy albo z umowy o pracę;
- w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z ww. określonych norm – w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
- na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady ruchomego czasu pracy;
- na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Treść harmonogramu czasu pracy
Prawidłowo sporządzony harmonogram czasu pracy powinien zawierać w swej treści następujące elementy:
- wskazanie dni roboczych obowiązujących danego pracownika;
- dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy danej osoby;
- wymiar czasu pracy zatrudnionego, który jest także określony w wiążącej go umowie o pracę;
- obowiązująca dobę pracowniczą;
- odpoczynki dobowe i tygodniowe;
- wskazanie rodzaju obowiązującego tygodnia pracy (np. 5-dniowego tygodnia pracy);
- zapewnienie pracownikowi wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie;
- opisanie dni wolnych od pracy.
Harmonogram czasu pracy powinien być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, przy czym istnieje możliwość jego modyfikacji w zależności od potrzeb pracodawcy oraz zmian kadrowych.
Pracodawca może sporządzić harmonogram czasu pracy na podstawie własnych wytycznych i swoją dotychczasową praktykę w firmie. Powyższe wyliczenie jest więc przykładowe i w żaden sposób nie wiąże zatrudniającego. Obecnie obowiązujące przepisy nie wskazują na kształt harmonogramu czasu pracy, wymagają jedynie, aby funkcjonował on w zakładach pracy i aby zatrudnieni wiedzieli, kiedy dokładnie powinni stawiać się w firmie i w jakim czasie muszą wykonywać swoje obowiązki.
Możliwość sporządzania harmonogramu czasu pracy teoretycznie pojawia się już na etapie podpisywania umowy o pracę. Przepisy nie zakazują bowiem stosowania harmonogramu w treści takiej umowy. W praktyce takie rozwiązanie pojawia się z reguły rzadko, ale nie jest wykluczone. Dopuszczalne jest także stosowanie harmonogramów czasu pracy tylko w niektórych umowach o pracę, tj. z wybranymi pracownikami, a nie z kompletem załogi firmowej.
Ogłaszanie i obowiązywanie harmonogramu czasu pracy
Jak była już o tym mowa wcześniej, pracodawca jest zobowiązany udostępnić harmonogram czasu pracy zatrudnionym co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem przez nich obowiązków w firmie. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby nastąpiło to z większym wyprzedzeniem np. 2- lub 3-tygodniowym. Wprowadzenie co najmniej 1 tygodnia ma zapewnić pracownikowi przygotowanie się do wykonywania pracy w wyznaczonych godzinach.
Harmonogram czasu pracy może ulegać zmianom i jest ustalany na co najmniej 1 miesiąc roboczy. Pracodawca może przy tym zastosować inny okres obowiązywania grafiku wiążącego pracowników.
Przykład 1.
W firmie X obowiązywały 1-miesięczne harmonogramy czasu pracy. Ze względu na powiększającą się liczbę zatrudnionych pracodawca postanowił zmienić zasady wydawania grafiku pracy i wprowadzić harmonogramy półroczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ma do tego prawo, przy czym nowy harmonogram powinien być zawsze ogłaszany pracownikom na co najmniej 7 dni przed wejściem w życie.
Przykład 2.
W firmie X obowiązywały 2-miesięczne harmonogramy czasu pracy. Pracodawca wpadł jednak na pomysł wprowadzenia grafików, które będą zmieniane co 3 tygodnie. Czy jest to możliwe do wprowadzenia?
W tym przypadku takie rozwiązanie nie jest możliwe do wprowadzenia, ponieważ Kodeks pracy wymaga stosowania co najmniej 1-miesięcznych harmonogramów.
Harmonogramy czasu pracy mogą być sporządzane także w okresach rocznych lub kilkuletnich. Obecne przepisy nie wprowadzają w tym zakresie żadnych zakazów. Najważniejsze jest bowiem to, aby pracownik miał możliwość zapoznania się ze swoim grafikiem na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem swojej pracy.
Harmonogram a ewidencja czasu pracy
Grafiku pracy nie powinniśmy utożsamiać z ewidencją czasu pracy. Harmonogram stanowi bowiem rodzaj wytycznych, które obowiązują danego pracownika, podczas gdy ewidencja to wykaz, czy zatrudniony rzeczywiście wykonuje swoje obowiązki w ramach ustalonego grafiku.
Harmonogram czasu pracy może być zmieniany i obowiązuje przez wskazane okresy. Ewidencja czasu pracy to tak naprawdę lista obecność danej osoby w firmie, na podstawie której widać, ile czasu zatrudniony przebywał w firmie, kiedy zaś go nie było np. ze względu na zwolnienie lekarskie lub uzyskany urlop.
Na podstawie ewidencji czasu pracy ustalane jest wynagrodzenie pracownika, a co za tym idzie także i wielkość odprowadzanych na niego składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dodatkowo może ona mieć wpływ na ustalanie prawa do dodatkowych składników wynagrodzenia pracowniczego, np. nagród za 100-procentową frekwencję w firmie. Harmonogram nie będzie podstawą do naliczania wynagrodzenia pracowniczego, ponieważ zawiera tylko wytyczne, które powinny być realizowane przez zatrudnionego, jeśli chodzi o jego czas pracy.
Elementem wspólnym harmonogramu i ewidencji czasu pracy jest to, że oba dokumenty powinny być sporządzone przez pracodawcę. W praktyce ich wykonanie może zostać zlecone odpowiedniemu pracownikowi np. kadrowej, księgowej lub kierownikowi działu.
Przykład 3.
Pracodawca zatrudnia w swojej firmie 120 osób i jest zobowiązany do sporządzenia harmonogramu czasu pracy. Zatrudniający nie ma jednak czasu, aby wypełnić swoją powinność. W tej sytuacji powierzył on to zadanie swojemu zastępcy Arkadiuszowi. Mężczyzna sporządził harmonogram zgodnie z zaleceniami pracodawcy, jednak po miesiącu okazało się, że popełnił kilka błędów i wyznaczył nieodpowiednie godziny pracy kilku pracownikom. Kto ponosi odpowiedzialność?
W tym przypadku odpowiedzialność za błędy ponosi w pierwszej kolejności pracodawca, mimo że sam faktycznie nie sporządzał harmonogramu czasu pracy. Arkadiusz jako pracownik, który wykonywał zadanie na polecenie przełożonego, również może ponieść odpowiedzialność, jednak nie względem pozostałych zatrudnionych. a względem swojego pracodawcy.
Podsumowanie
Harmonogram czasu pracy jest grafikiem, który powinien być przestrzegany przez każdego pracownika. Taki dokument jest co do zasady tworzony przez pracodawcę i powinien obowiązywać przez minimum 1 miesiąc. Ustawodawca dopuszcza stosowanie dłuższych grafików czasu pracy oraz dokonywanie w nich zmian. Harmonogram musi być ogłoszony pracownikowi z co najmniej 1-tygodniowym wyprzedzeniem. Grafiku nie możemy utożsamiać z ewidencją czasu pracy – ewidencja jest bowiem dokumentem pokazującym, w jaki sposób pracownik stosuje się do realizacji swojego harmonogramu.
