Poradnik Przedsiębiorcy

Harmonogram czasu pracy – kiedy pracodawca powinien go tworzyć?

Harmonogram czasu pracy, zwany także rozkładem czasu pracy czy też grafikiem, jest zaplanowanym czasem pracy, w jakim pracownik powinien świadczyć pracę na rzecz pracodawcy. Harmonogram czasu pracy może być sporządzany w formie papierowej lub elektronicznej. Jak wynika z art.129 § 3 Kodeksu pracy (kp) :

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Obok ewidencji czasu pracy oraz list obecności, harmonogram należy do dokumentów związanych z czasem pracy pracownika, które należy przechowywać przez okres co najmniej 3 lat, gdyż tyle czasu ma pracownik na wystąpienie z roszczeniem do pracodawcy o wypłatę wynagrodzenia z tytułu nadgodzin. Wynika to z art. 291 § kp, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Harmonogram czasu pracy jest też podstawowym dokumentem, który należy przekazać w trakcie kontroli prawidłowości rozliczania czasu pracy w firmie przeprowadzanej przez PIP.

Jak prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy?

Planując czas pracy, pracodawca musi przestrzegać kilku podstawowych zasad:

  • zachowanie odpoczynku dobowego – należy tak zaplanować czas pracy, aby w każdej dobie pracownik miał zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Doba pracownicza zaczyna się w momencie rozpoczęcia pracy przez pracownika i trwa przez kolejne 24 godziny. Zatem dla pracownika rozpoczynającego pracę o godzinie 7 doba pracownicza trwa do godziny 7 dnia następnego i tym okresie pracownik musi mieć czas wolny przez minimum 11 godzin;

  • zachowanie odpoczynku tygodniowego – w każdym tygodniu pracownik musi mieć zapewniony nieprzerwany 35 – godzinny odpoczynek. Przy tej okazji należy wyjaśnić, że tydzień w tym znaczeniu niekoniecznie oznacza czas od poniedziałku do niedzieli, ale zależy od tego, w którym dniu tygodnia zaczął się okres rozliczeniowy. Jeżeli okres rozliczeniowy zaczął się 1 lipca 2018 roku, czyli w niedzielę, tydzień dla rozliczenia czasu pracy będzie obejmować 7 kolejnych dni przypadających od niedzieli do soboty i w tym okresie należy pracownikowi zaplanować czas pracy tak, aby miał 35 godzin wolnych od pracy.

  • praca w niedzielę musi być zrekompensowana dniem wolnym przypadającym w okresie maksymalnie 6 dni przed niedzielą lub po niej. W zakładach pracy, w których dozwolona jest praca w niedzielę, pracodawca planując pracę pracownikowi w tym dniu musi koniecznie dopilnować, aby zaplanować dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę w ciągu 6 dni przed lub po tej niedzieli. Należy także pamiętać, że pracownik nie może pracować w każdą niedzielę. Co czwarta niedziela musi być zaplanowana jako dzień wolny.

  • praca w sobotę powinna zostać zrekompensowana dniem wolnym do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli pracodawca zaplanuje pracownikowi pracę w sobotę, to musi oddać mu za to dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego. Nie ma przy tym znaczenia, czy w sobotę zaplanuje mu 8 godzin, czy na przykład tylko 4 – i tak musi mu dać cały dzień wolny. Wynika to z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, która zawarta jest w art.129 § 1 kp. Dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest najczęściej sobota, ale nie jest to wymagane. Równie dobrze pracodawca może ustalić inny dzień wolny, np. środę. Ważne jest, aby praca była świadczona przeciętnie przez 5 dni w tygodniu w danym okresie rozliczeniowym.

Przykład 1.

W zakładzie pracy obowiązuje półroczny okres rozliczeniowy, od stycznia do czerwca. Pracodawca zaplanował w styczniu pracownikowi pracę przez 6 dni pod rząd, od poniedziałku do soboty. W zakładzie dniem wolnym (z tytułu zasady 5-dniowego tygodnia pracy) jest sobota. W czerwcu pracodawca zaplanował temu pracownikowi pracę od poniedziałku do czwartku. Pracodawca postąpił prawidłowo, gdyż przeciętnie temu pracownikowi zaplanowano pięć dni w tygodniu. 6 dni w styczniu i 4 dni w czerwcu.
6 + 4 =10 /2 =5

  • zakaz planowania godzin nadliczbowych – prawidłowo sporządzony harmonogram czasu pracy musi zawierać taką ilość godzin do przepracowania przez pracownika, jaka wynika z nominalnego czasu pracy w danym miesiącu. Niedopuszczalne jest zaplanowanie nawet jednej godziny za dużo. Wynika to z samej istoty godzin nadliczbowych, które mogą wystąpić jedynie w sytuacji wyjątkowej, której pracodawca nie mógł przewidzieć. Jedynie w okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne dopuszczalne jest zaplanowanie większej ilości w jednym miesiącu, a mniejszej w kolejnych, tak aby łączna liczba godzin była zgodna z nominalnym czasem do przepracowania w danym okresie. 

Przykład 2.

W zakładzie, w którym obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, pracodawca zaplanował czas pracy pracownikom następująco:

  • Lipiec – 180 godz;

  • Sierpień – 188 godz;

  • Wrzesień – 152 godz.

Mimo, że do przepracowania w sierpniu 2019 roku było 180 godzin, pracodawca postąpił prawidłowo, gdyż o 16 godzin zaplanował mniej we wrześniu i o 4 godziny mniej w lipcu.

W jakim systemie czasu pracy tworzenie harmonogramów jest obowiązkowe?

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramów czasu pracy jedynie w odniesieniu do osób, które pracują w podstawowym czasie pracy – od poniedziałku do piątku, w takich samych godzinach. Zapisy o tym, jakie to są godziny, powinny znaleźć się w regulaminie pracy, a jeżeli w zakładzie pracy nie ma obowiązku tworzenia regulaminu – w umowie o pracę. Także w stosunku do osób, które pracują w zadaniowym czasie pracy, pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy, gdyż z definicji zadaniowego czasu pracy wynika, że pracownik sam decyduje o swoim czasie pracy, a rozliczany jest z wykonanych zadań, a nie z czasu pracy. Systemem czasu pracy, w którym harmonogram czasu pracy jest niezbędny, jest system równoważny.

W systemie równoważnego czasu pracy tworzenie harmonogramów jest obowiązkowe.

Wynika to z tego, że w równoważnym czasie pracy dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin, a dłuższy czas pracy w jednym dniu musi być zrównoważony krótszym czasem pracy w innym dniu lub dniem wolnym. Jeżeli okres rozliczeniowy wynosi miesiąc – sprawa jest prosta, bo czas pracy musi się zrównoważyć w trakcie tego jednego miesiąca. Trudniejsza sprawa jest w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych – półrocznych lub rocznych. Jeżeli pracodawca zaplanuje pracownikom dużo dni po 12 godzin może się okazać, że w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego pracownik musi mieć zaplanowany cały miesiąc wolny.

Jedynie gdy pracownik w ramach równoważnego systemu czasu pracy objęty jest dodatkowo ruchomym czasem pracy, pracodawca nie musi mu sporządzać szczegółowego harmonogramu obejmującego godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Ruchomy czas pracy może być ustalony między innymi na wniosek pracownika, który z ważnych przyczyn chce rozpoczynać pracę nie o określonej godzinie lecz w przedziale godzin, na przykład między 7:00 a 8:00. W takiej sytuacji pracodawca powinien jedynie wskazać ilość godzin do przepracowania, na przykład w jednym dniu 12, a w drugim 8. Pracownik objęty ruchomym czasem pracy może bowiem zacząć pracę w wyznaczonym przedziale czasu pracy, ale musi wiedzieć, ile godzin do przepracowania ma w danym dniu. Dlatego też harmonogram czasu pracy powinien zostać również dla niego sporządzony, ale powinien zawierać jedynie ilość godzin.

Czy możliwa jest zmiana harmonogramu?

Z przepisów prawa pracy nie wynika czy i w jaki sposób pracodawca może zmieniać ustalony wcześniej i przekazany do podpisu pracownikowi harmonogram czasu pracy. Ze stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2013 roku w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy wynika, że zmiany w rozkładach czasu pracy są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Zasady modyfikacji harmonogramu czasu pracy powinny zostać zawarte w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. Należy w nim określić w jakim terminie pracownik powinien zostać powiadomiony o zmianie harmonogramu i w jaki sposób. Zdaniem PIP zmiany harmonogramu są dopuszczalne w sytuacjach, których nie dało się przewidzieć w momencie jego ustalania, np. nieobecności pracowników spowodowane chorobą czy opieką nad dzieckiem, o ile warunki zmiany harmonogramu są zawarte w obowiązujących w zakładzie pracy przepisach wewnątrzzakładowych. Nie jest dopuszczalna zmiana harmonogramu pod nieobecność pracownika, np. w sytuacji, gdy miał zaplanowane 12 godzin od poniedziałku do piątku i w tym czasie zachorował – z miesięcznego limitu godzin za czas choroby należy mu odliczyć tyle godzin, ile miał zaplanowane. Chorujący pracownik, mimo że nie świadczy pracy, swój zaplanowany w harmonogramie czas pracy ma wliczany do czasu pracy. W równoważnym czasie pracy będzie to nawet 12 godzin dziennie. Tę samą zasadę należy stosować w przypadku korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. Wówczas z puli godzin urlopu wypoczynkowego należy odjąć taką ilość godzin, jaka była zaplanowana w harmonogramie.