Wraz z usprawnieniem sposobu pracy poprzez zastosowanie nowoczesnych technologii, pracodawcy wciąż poszukują możliwości na uzyskanie oszczędności w czasie wykonywania poszczególnych czynności. Wszystko po to, by pracownik nie zajmował się prywatnymi sprawami w pracy. Wraz z nastaniem ery komputerów i powszechnego dostępu do Internetu, zauważono, że coraz więcej pracowników w czasie przeznaczonym na obowiązki zawodowe, gra w proste gry online, odbywa prywatne rozmowy lub przedłuża sobie przerwy obiadowe. Powszechne stały się też rozmowy przez komunikatory, uaktualnianie wpisów na profilach portali społecznościowych lub zakupy online. O tym, ile czasu obecnie marnuje się w biurach na czynności niezwiązane z wykonywaniem obowiązków zawodowych, mogą świadczyć wyniki ankiety nie tak dawno przeprowadzonej wśród pracowników biur. Okazuje się, że średnio w tygodniu przeznaczają oni 2-3 godzin na wykonywanie zadań zupełnie niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi (25% respondentów). Dodatkowo niemal 50% wszystkich osób biorących udział w sondażu przyznało, że takie zachowanie należy do nagannych, jednak czasami jest ono usprawiedliwione.
Czas przeznaczony na obowiązki zawodowe powinien być wykorzystywany na wypełnianie zadań postawionych przez pracodawcę. Według ostatnich badań, właściciele firm z powodu źle wykorzystywanego czasu tracą średnio 5,5 tysiąca złotych brutto z powodu jednego pracownika, który korzysta z Internetu dla własnych potrzeb.
W sukurs pracodawcom przychodzą producenci programów internetowych, pozwalających na monitorowanie czasu pracy.
DeskTime - aplikacja do zarządzania czasem
Oprogramowanie do monitorowania czasu pracy odpowiada na potrzeby, które stawiają przed pracownikami specjaliści od zarządzania. Priorytetem staje się takie zaprojektowanie procesu, aby czas poświęcony na wykonanie określonego zadania był minimalny. Tworzenie procesu rozpoczyna się od ustanowienia celów, przygotowania projektu oraz ustalenia działań, mających pomóc w ukończeniu działania.
Ustalanie czasu pracy dla poszczególnych zadań stosuje się w zarządzaniu projektami, gdzie pracę rozpoczyna się od sformułowania planu, określeniu priorytetów i przygotowaniu harmonogramu wykonania obowiązków. Odpowiednie zorganizowanie działań oraz kontrola przebiegu poszczególnych czynności są tymi elementami, które wpływają na zakończenie zadania w ustalonym terminie.
Ze względu na to, że zarządzenia czasem stanowi znaczący element efektywnego kierowania pracą przedsiębiorstwa, powstało wiele metod, dzięki którym można podnieść własną produktywność. Z tradycyjnych technik największą popularnością cieszą się: metoda Pareto oraz analiza ABC. Narzędzia te sprawdzają się najlepiej, kiedy są wykorzystywane w indywidualnych przypadkach, do ustalenia czasu pracy poszczególnych pracowników, jak i menadżerów. Jednakże stworzone zostały także specjalistyczne programy, które mogą być wykorzystywane przez właścicieli przedsiębiorstw do monitorowania czasu, który pracownicy rzeczywiście spędzają na przydzielanych im zadaniach.
DeskTime monitoruje czas
Wiele organizacji stosuje specjalne oprogramowanie do śledzenia czasu pracownika oraz do rozliczania godzin pracy. Takie aplikacje zazwyczaj monitorują w stanie rzeczywistym działania wielu użytkowników. Stanowią one dobre narzędzie dla menedżera, wspierając go w procesach związanych z zarządzaniem projektami.
Oprócz rejestrowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, aplikacje dają możliwość przeglądania listy poszczególnych czynności, którym oddają się pracownicy. Programy umożliwiają również przyznawanie nowych zadań pracownikom i komunikowanie się z nimi. Nowoczesne aplikacje mogą tworzyć listy czynności, tworząc hierarchię zadań (które składają się z podzadań, które ponownie mogą zawierać podzadania). Taki program daje możliwość obsługi wielu metod filtrowania i zamawiania listy zadań oraz pozwala powiązać dowolnie długie okresu czasu do każdego zlecenia.
Systemy zarządzania czasem często zawierają zegar oparty o Internet lub aplikację używaną do śledzenia czasu pracy pracownika. Rejestrowany czas pozwala administratorom systemu dokonywać wglądu w czynności wykonywane przez pracowników. Pracodawca wyświetla, planuje i zarządza ymiarem czasu pracowników. Takie postępowanie pozwala pracodawcom kontrolować koszty pracy i zwiększyć wydajność. System zarządzania czasem automatyzuje procesy i eliminuje formalności oraz pozwala ograniczyć wykonywanie żmudnych zadań.
Dzięki odpowiedniemu zastosowaniu programów do zarządzania czasem istnieje możliwość wyeliminowania dyspozycji, które nie dostarczają pożądanych wartości zarówno organizacji, jaki i poszczególnym osobom.
DeskTime - zalety
Korzyści, które mogą odnieść pracodawcy dzięki zastosowaniu oprogramowania do rejestrowania czasu pracowników, są ogromne. Po pierwsze, takie narzędzie pozwala na zwiększenie poziomu samodyscypliny pracowników, a co za tym idzie wpływa na podniesienie efektywności wykorzystywania czasu pracy. Oznacza to równocześnie, że każde zachowanie niepożądane będzie rejestrowane, a pracownicy pozostaną bardziej skupieni na swoich zadaniach. Jednocześnie takie oprogramowanie umożliwia pracodawcy na nieingerowanie w prywatność pracowników.
DeskTime - przykład rejestratora produktywności
DeskTime jest aplikacją, która pozwala na automatyczne rejestrowanie i analizowanie w czasie rzeczywistym wydajności pracowników. Narzędzie to działa w oparciu o różne programy, które zwyczajowo są używane w biurach do wykonywania czynności produktywnych i bezproduktywnych. Jego ogromna zaletą jest to, że działanie systemu nie wymaga wprowadzania żadnych dodatkowych danych.
Lista zalet tego programowania jest niezwykle imponująca. Przede wszystkim pozwala na znalezienie tych aktywności, które są czynnościami bezproduktywnymi. Takie zadania można z powodzeniem wyeliminować. Raporty, generowane w trakcie używania aplikacji, dają możliwość wglądu w wyniki całej firmy, jak również pojedynczych jednostek. Rozbudowane funkcje pozwalają na precyzyjne określenie, ile roboczogodzin potrzebnych jest na dokończenie projektu, co staje się bardzo pomocne w trakcie wyceny czasu na realizację zadań.
Dodatkowym przymiotem jest fakt, że oprogramowanie jest dostępne na wiele popularnych systemów operacyjnych: Windows, Linux, Mac, iPhone i Android. Co za tym idzie, takie udogodnienie pozwala na zainstalowanie oprogramowania na smartfonie i zarządzanie za pomocą tego urządzenia. Pracownicy za pomocą DeskTime mogą kontrolować czas spędzony poza biurem czy pozostawić wiadomości dla współpracowników. Z kolei pracodawcy aplikacja daje możliwość sprawdzenia, kto obecnie znajduje się w biurze, kto nie zajmuje się pracą, a kto znów spóźnił się piętnaście minut.
