Odsetki od pożyczki otrzymanej od udziałowca będącego osobą fizyczną

Otrzymywanie finansowania od wspólników to w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością rozwiązanie często stosowane jako alternatywa dla kredytów bankowych. Sama pożyczka i odsetki od pożyczki otrzymanej od udziałowca będącego osobą fizyczną wymagają odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych.

Ujęcie pożyczki od udziałowca w momencie jej otrzymania

W dniu otrzymania pożyczki od wspólnika będącego osobą fizyczną, czyli w dniu wpływu środków na rachunek bankowy lub jej wpłaty do kasy, spółka z o.o. ujmuje pożyczkę w wartości nominalnej.

Drugostronnie otrzymaną od udziałowca pożyczkę ujmuje się na koncie służącym do ewidencji rozrachunków z udziałowcami. Często wykorzystywanym w tym celu kontem jest konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” w analityce: „Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek”, z dalszym podziałem na poszczególnych wspólników.

Ewidencja w księgach rachunkowych otrzymania środków pieniężnych na rachunek bankowy z tytułu pożyczki udzielonej przez wspólnika:

• Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
• Ma konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika).

Ewidencja odsetek od pożyczki otrzymanej od udziałowca będącego osobą fizyczną

W przypadku pożyczek oprocentowanych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, odsetki od pożyczki co do zasady zaliczane są do kosztów finansowych (art. 42 ust. 3 UoR). Wyjątkiem są sytuacje, gdy pożyczka została zaciągnięta na zakup lub budowę środka trwałego, wówczas poniesione odsetki do dnia oddania środka trwałego do używania zwiększają jego cenę nabycia lub koszt wytworzenia. Odsetki od pożyczki poniesione po tym dniu ujmowane są już na zasadach ogólnych, a więc jako koszty finansowe.

Należy pamiętać, że na dzień bilansowy pożyczkę wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, a więc w wartości nominalnej powiększonej o należne odsetki – stanowi o tym art. 28 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że w celu wyceny na dzień bilansowy oprocentowanej pożyczki otrzymanej od udziałowca wartość nominalna tej pożyczki powinna zostać powiększona o należne odsetki – zarówno odsetki naliczone (stanowiące już zobowiązanie), jak i te, które zgodnie z postanowieniami umowy nie stały się jeszcze wymagalne, lecz dotyczą danego roku obrotowego.

Odsetki naliczone na dzień bilansowy, które nie stały się jeszcze wymagalne, lecz dotyczą danego roku obrotowego, co do zasady są ewidencjonowane w księgach rachunkowych jako koszty finansowe. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pożyczka została zaciągnięta na zakup lub budowę środka trwałego, a naliczone na dzień bilansowy odsetki dotyczące danego roku obrotowego – choć jeszcze niewymagalne – zostały naliczone do dnia oddania środka trwałego do używania. W takim przypadku zwiększają one cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego. Drugostronnie odsetki te można ująć na koncie 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: „Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek”, imienne konto wspólnika) lub na koncie 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”. Decyzja o sposobie ewidencji należy do jednostki i powinna być ujęta w polityce rachunkowości.

Możliwe sposoby ewidencji odsetek naliczonych na dzień bilansowy, które nie stały się jeszcze wymagalne, lecz dotyczą danego roku obrotowego:

• Wn konto 751 „Koszty finansowe” lub 080 „Środki trwałe w budowie”,
• Ma konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” lub 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”.

Odsetki od pożyczki naliczone na dzień bilansowy w kolejnym roku można rozliczyć na różne sposoby. Możliwe podejścia obejmują:

1. Pozostawienie odsetek na koncie 243 lub 651 do momentu ich zapłaty lub naliczenia, natomiast w dacie spłaty raty pożyczki wraz z odsetkami, zewidencjonowanie odsetek po stronie Wn konta 243 lub konta 651. Ewentualną różnicę między kwotą odsetek naliczoną przez jednostkę na dzień bilansowy a rzeczywistą kwotą odsetek odnosi się wówczas na konto 751 lub 080 w korespondencji ze stroną Ma konta 243. 
2. Wystornowanie odsetek w momencie ich zapłaty lub naliczenia i równoczesne ujęcie rzeczywistej kwoty odsetek.
3. Wystornowanie odsetek pod datą pierwszego dnia nowego roku obrotowego, a następnie ujęcie rzeczywistej kwoty odsetek w dacie zapłaty lub naliczenia tych odsetek.

Odsetki od pożyczki a potrącenie zryczałtowanego podatku od odsetek i spłata pożyczki wraz z odsetkami

W sytuacji, gdy wspólnik będący osobą fizyczną udziela spółce pożyczki, wypłacone mu odsetki stanowią jego przychód z kapitałów pieniężnych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako płatnik powinna pobrać 19% zryczałtowany podatek dochodowy od wypłacanych odsetek i odprowadzić go do urzędu skarbowego właściwego według siedziby spółki.

Ewidencja w księgach rachunkowych naliczenia i potrącenia zryczałtowanego podatku dochodowego od odsetek:

• Wn konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika),
• Ma konto 223 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym).

Natomiast spłatę pożyczki wraz z odsetkami po pomniejszeniu o potrącony zryczałtowany podatek dochodowy księguje się na podstawie wyciągu bankowego zapisem:

• Wn konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika),
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Przykład 1.

15 stycznia 2025 roku spółka z ograniczoną odpowiedzialnością otrzymała od swojego wspólnika – osoby fizycznej – pożyczkę w kwocie 100 000 zł z przeznaczeniem na działalność bieżącą. Zgodnie z umową pożyczka była oprocentowana w wysokości 5% rocznie i miała zostać spłacona jednorazowo 15 września 2025 roku wraz z odsetkami. W dniu spłaty spółka naliczyła odsetki za cały okres trwania umowy (15.01–15.09.2025), które wyniosły:
100 000 zł × 5% × 244 dni ÷ 365 = 3342,47 zł

Od należnych odsetek spółka, jako płatnik, potrąciła 19% zryczałtowany podatek dochodowy:
3342,47 zł × 19% = 635,07 zł

15 września 2025 roku spółka spłaciła wspólnikowi kwotę pożyczki oraz należne odsetki po pomniejszeniu o potrącony podatek. Kwota przelana na rachunek wspólnika wyniosła:
100 000 zł + 3342,47 zł – 635,07 zł = 102 707,40 zł. 

W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja księgowa?

1. Otrzymanie pożyczki:
• Wn konto 130 „Rachunek bieżący” – 100 000,00 zł
• Ma konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika) – 100 000,00 zł
2. Naliczenie odsetek w dniu spłaty:
• Wn konto 751 „Koszty finansowe” – 3342,47 zł
• Ma konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika) – 3342,47 zł
3. Potrącenie zryczałtowanego podatku dochodowego od odsetek:
• Wn konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (w analityce: Rozrachunki z tytułu otrzymanych pożyczek, imienne konto wspólnika) – 635,07 zł
• Ma konto 223 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: rozrachunki z urzędem skarbowym) – 635,07 zł
4. Spłata pożyczki i odsetek po potrąceniu podatku:
• Wn konto 243 „Rozrachunki z udziałowcami” (analityka: imienne konto wspólnika) – 102 707,40 zł
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 102 707,40 zł
5. Wpłata zryczałtowanego podatku do urzędu skarbowego:
• Wn konto 223 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” – 635,07 zł
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący” – 635,07 zł

Zdarza się, że pożyczka otrzymana od udziałowca zostanie umorzona. Zgodnie z art. 508 ustawy Kodeks cywilny zobowiązanie wygasa, gdy wierzyciel zwalnia dłużnika z długu, a dłużnik zwolnienie przyjmuje. W razie umorzenia pożyczki otrzymanej od udziałowca należy pamiętać, że po stronie spółki powstaje przysporzenie w postaci zwolnienia z obowiązku spłaty otrzymanej pożyczki.