Do czego służy i jak uzyskać numer identyfikacyjny EX?

Numer identyfikacyjny EX to identyfikator podatnika wskazujący na to, że korzysta on z nowego typu zwolnienia z VAT w ramach procedury SME. Mowa tu o stworzeniu dla podatników unijnych dostępu do zwolnienia podmiotowego z VAT we wszystkich państwach UE jednocześnie (zależy od wskazań państw UE we wniosku). Powstaje w tym miejscu pytanie – do czego służy ten numer i jak go uzyskać?

Polskie zwolnienie podmiotowe z VAT

Ustawodawca art. 113 ust. 1 i 9 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) umożliwia podatnikowi, który kontynuuje w kolejnym roku działalność – albo ją rozpoczyna w danym roku – korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

Zwolnienie podmiotowe to zwolnienie ze względu na podatnika, a więc cała realizowana przez niego sprzedaż korzysta ze zwolnienia z VAT. Podatnik nie dolicza podatku VAT, gdy określa cenę sprzedaży towaru lub usługi. Nie wykonuje też szeregu obowiązków, do których zobligowany jest czynny podatnik VAT (zarejestrowany do VAT).

Zwolnienie podmiotowe z VAT polega więc na niedoliczaniu podatku VAT do sprzedaży towarów lub usług, jeżeli wartość tej sprzedaży, z wyłączeniem podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł. 

U podatników rozpoczynających działalność limit ten jest mniejszy, a liczy się go w proporcji do okresu prowadzenia działalności w roku jej rozpoczęcia.

Należy podkreślić, że krajowe zwolnienie z VAT dotyczy tylko podatników mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium RP. Korzystanie z krajowego zwolnienia podmiotowego z VAT wymaga od podatnika uzyskania NIP-u, którym posługuje się w wystawianych przez siebie fakturach (jeżeli wystawia) i w składanych deklaracjach. NIP podatnika jest także jego identyfikatorem wobec organów podatkowych, ZUS-u, GUS-u oraz innych podmiotów administracji państwowej.

W tym miejscu należy podkreślić, że od 2025 roku krajowe zwolnienie podmiotowe z VAT (polskie, ale i obowiązujące w innych krajach UE) zostało udostępnione dla firm z innych krajów UE. O czym dokładnie mowa?

Zwolnienie podmiotowe z VAT dla podatników z UE

Dyrektywa Rady UE 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku zmieniająca dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw (zwana dalej dyrektywą 2020/285) zaleciła (dobrowolnie) krajom członkowskim zaimplementowanie nowego typu zwolnienia podmiotowego z VAT, a raczej udostępnienie krajowego zwolnienia podmiotowego z VAT podatnikom niemającym siedziby działalności w tych krajach.

Mowa tu o zwolnieniu podmiotowym z VAT w ramach procedury SME, które pozwala na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT:

1. w innych krajach UE niż Polska przez polskich podatników, tzn. z siedzibą działalności na terytorium RP;
2. w Polsce przez podatników z krajów UE innych niż Polska, tzn. z siedzibą działalności na terytorium innym niż Polska.

Do czego służy numer identyfikacyjny EX?

Zarówno w powyższej dyrektywie, jak i bardziej szczegółowo w art. 113a oraz 113b ustawy o VAT prawodawca wprowadził zasady zgłaszania i korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME.

I właśnie w tych regulacjach ustawodawca wskazał, że podatnik z UE z siedzibą w kraju innym niż Polska, który chce zgłosić się do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach SME w Polsce (lub w innych krajach UE poza krajem jego siedziby), musi:

• powiadomić państwo członkowskie, na którego terytorium ma siedzibę działalności gospodarczej, o zamiarze skorzystania ze zwolnienia na terytorium kraju, oraz
• uzyskać w państwie członkowskim, na którego terytorium ma siedzibę działalności gospodarczej, indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX – numer identyfikacyjny EX, na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju.

Z kolei polski podatnik, tzn. z siedzibą działalności w Polsce, który chce zgłosić się do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach SME w innych krajach UE niż Polska, musi:

• złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia, oraz
• uzyskać we właściwym urzędzie skarbowym w Polsce indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX – numer identyfikacyjny EX, na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju.

Jaki z tego wniosek?

Ponadto numer identyfikacyjny EX figuruje w kwartalnych deklaracjach podatkowych, które podatnik ma obowiązek przekazywać po zakończeniu kalendarzowego kwartału i które informują o wartości sprzedaży towarów lub usług korzystającej ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME.

Numer identyfikacyjny EX służy także do identyfikacji podatnika przez inne państwa UE w celu:

1. weryfikacji poprawności i ważności numeru na terytorium kraju UE korzystania ze zwolnienia z VAT,
2. potwierdzenia rejestracji do zwolnienia z VAT na terytorium państwa UE korzystania ze zwolnienia z VAT,
3. aktualizacji danych dotyczących zwolnienia z VAT na terytorium państwa UE korzystania ze zwolnienia z VAT,
4. przetworzenia otrzymanych z kraju UE siedziby podatnika kwartalnych deklaracji oraz korekt z wartościami sprzedaży na terytorium państwa UE korzystania ze zwolnienia z VAT,
5. przetworzenia rezygnacji ze zwolnienia z VAT na terytorium państwa UE korzystania ze zwolnienia z VAT,
6. realizacji pozostałych kwestii.

Jak uzyskać numer identyfikacyjny EX?

W przypadku podatników mających siedzibę w Polsce właściwym organem administracji skarbowej, do którego składa się powiadomienie w celu uzyskania numeru identyfikacyjnego EX podatnika, jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Podatnicy z siedzibą działalności w Polsce składają ww. powiadomienie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Powiadomienie to musi zawierać:

1. dane identyfikacyjne;
2. informację o krajach UE, do których będzie kierowana sprzedaż korzystająca ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME;
3. dane dotyczące osiągniętego w trakcie roku obrotu na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym (z wyszczególnieniem obrotów w każdym kraju UE).

Schemat procedury nadania numeru identyfikacyjnego EX dla podatników z siedzibą na terytorium RP przedstawiono w poniższej tabeli.

Zwolnienie podmiotowe z VAT w ramach SME przysługuje od dnia, w którym państwo UE, na którego terytorium podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej:

1. poinformuje podatnika o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium wybranego (wybranych) kraju UE innego niż kraj UE siedziby;
2. potwierdzi podatnikowi numer identyfikacyjny EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium kraju UE innego niż kraj UE siedziby – w przypadku gdy został on już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium innego państwa UE.

Polski numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT w ramach SME składa się z:

• numerycznego kodu kraju ISO, w którym podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej;
• aktualnego NIP-u, jeśli mowa o polskich podatnikach (w innych państwach UE administracja skarbowa kraju UE siedziby podatnika nadaje NIP zgodnie z tamtejszymi standardami nadawania numeru identyfikacyjnego);
• myślnika „–”;
• sufiksu „EX”.

Na koniec warto wspomnieć, że Komisja Europejska na stronie internetowej Exempt Identification Number validation udostępniła wyszukiwarkę indywidualnych numerów zwolnienia z VAT w ramach korzystania z procedury SME – Exempt Identification Number validation (Walidacja numeru identyfikacyjnego zwolnionego z podatku).

Pozwala ona na sprawdzenie ważności i prawidłowości zarówno własnego numeru identyfikacyjnego EX, jak i numeru swojego kontrahenta.