Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych wiąże się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, co w praktyce nie tylko oznacza konieczność wystawiania paragonów, ale również łączy się z określonymi obowiązkami dokumentacyjnymi. Poniżej przedstawiamy, w jaki sposób powinna być prowadzona dokumentacja związana ze sprzedażą na kasie fiskalnej.
Dokumentacja związana ze sprzedażą na kasie fiskalnej
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (oraz rolników ryczałtowych).
Jak wynika z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in.:
- wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;
- wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas;
- prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej.
Doprecyzowanie kwestii związanych z prowadzeniem kasy ma miejsce w treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 i 7 rozporządzenia można wskazać, że podatnicy, prowadząc ewidencję:
- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12;
- przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp.
Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Obowiązki dokumentacyjne w przypadku kas fiskalnych
Na podstawie § 19 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają:
- paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12 i § 19a;
- faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 19a;
- raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
- raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej;
- dokumenty niefiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej.
Zwróćmy zatem uwagę, że w przypadku kas fiskalnych online istnieje obowiązek drukowania paragonów oraz raportów fiskalnych okresowych, natomiast nie ma obowiązku drukowania raportów dobowych oraz kopii paragonów.
Natomiast w odniesieniu do kas fiskalnych z elektronicznym oraz papierowym zapisem kopii wskażmy na brzmienie § 29 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie możemy przeczytać, że podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.
§ 30 rozporządzenia wskazuje, że podatnicy używający kasy z elektronicznym zapisem kopii:
- prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania;
- stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta;
- stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.
Forma przechowywania dokumentów generowanych przez kasę fiskalną
Można w sposób ogólny stwierdzić, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują, w jakiej formie należy przechowywać dokumenty generowane przez kasę fiskalną. Przykładowo w interpretacji Dyrektora KIS z 22 grudnia 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.591.2020.1.KP) czytamy, że przechowywanie miesięcznych raportów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej w pamięci fiskalnej drukarki w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych na podstawie warunków funkcjonowania istniejących w firmie systemów informatycznych (archiwizacji danych).
Podobnie też nie ma przeciwwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej, bez potrzeby przechowywania ich papierowych wydruków. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów. Jednakże podatnik, dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ewidencjonując sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, stosownie do § 29 rozporządzenia, ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży (nie ma natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu w pamięci chronionej kasy rejestrującej).
W tym miejscu przypomnijmy, że pamięć chroniona to urządzenie trwale zawarte w kasie online, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.
Jednym z podstawowym obowiązku podatników prowadzących sprzedaż poprzez kasę rejestrującą jest właściwe dokumentowanie zdarzeń ewidencjonowanych poprzez kasę. W tym zakresie warto wskazać, że podatnik ma obowiązek drukowania paragonów fiskalnych oraz raportów okresowych z kasy celem ich przechowywania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w VAT.
