Z treści art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT wynika, że podatnicy mający obowiązek posiadania kasy fiskalnej są zobligowani poddawać kasy rejestrujące przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas fiskalnych. W związku z tym obowiązkiem ustawowym warto się zastanowić, w jaki sposób poprawnie przeprowadzić przegląd techniczny kasy fiskalnej oraz jaka jest różnica pomiędzy przeglądem technicznym a serwisem kasy.
Obowiązki podatnika w zakresie kontroli poprawności pracy kasy fiskalnej
Doprecyzowanie obowiązku określonego w cytowanym na wstępie przepisie ma miejsce w treści rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia podatnicy używający kas:
- dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku;
- niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis każdą nieprawidłowość w pracy kasy;
- udostępniają kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów;
- poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54.
Jak wynika z ww. § 54, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji. Obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:
- stanu i liczby plomb kasy oraz ich zgodności z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
- stanu obudowy kasy;
- czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
- programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
- poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
- poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
- stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
- poprawności ustawień zegara kasy.
W praktyce pojęcia przeglądu technicznego oraz serwisu kasy używane są zamiennie. Trzeba jednak wskazać, że serwis jest pojęciem szerszym, ponieważ zgodnie z definicją zawartą w § 2 pkt 31 ww. rozporządzenia serwis to czynności obejmujące fiskalizację, naprawy, konserwację i przeglądy techniczne kas.
Serwis kas fiskalnych - organizacja
Zgodnie z § 9 ust. 3-4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnik używający kasy korzysta wyłącznie z usług podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis.
Podatnik używający kasy może dokonać zmiany podmiotu prowadzącego serwis. Jest on obowiązany, w terminie 5 dni od dnia jej dokonania, powiadomić podmiot prowadzący serwis główny o dokonanej zmianie. Do dokonania przez podatnika zmiany nie jest wymagana zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny. Podatnik, dokonując zmiany, jest obowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany widnieje w wykazie serwisantów.
Serwis organizuje i prowadzi na terytorium kraju podmiot prowadzący serwis główny. Producent, w terminie 14 dni od dnia doręczenia potwierdzenia o spełnieniu przez dany typ kasy funkcji oraz wymagań technicznych (kryteriów i warunków technicznych) dla kas, przekazuje ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informację o schemacie organizacyjnym serwisu kas oraz jego rozmieszczeniu w kraju.
Podmiot prowadzący serwis główny prowadzi dokumentację serwisu. Podmiot prowadzący serwis przekazuje podmiotowi prowadzącemu serwis główny dokumentację serwisu lub jej kopię, za okresy kwartalne, do 10. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. W przypadku przekazania dokumentacji serwisu podmiot prowadzący serwis zachowuje jej kopię. Podmiot prowadzący serwis główny przechowuje dokumentację przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją otrzymał.
W myśl § 42 ww. rozporządzenia serwis jest wykonywany przy pomocy upoważnionych serwisantów. Upoważnienie do wykonywania serwisu wystawia serwisantom podmiot prowadzący serwis główny.
Potwierdzeniem upoważnienia serwisanta jest identyfikator serwisanta wystawiony przez podmiot prowadzący serwis główny według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do rozporządzenia. Identyfikator serwisanta jest ważny przez rok od dnia jego wystawienia i upoważnia do wykonywania serwisu typu (typów) kas w nim wskazanych. Serwisant przed przystąpieniem do wykonywania serwisu danej kasy legitymuje się identyfikatorem serwisanta.
Podmiot prowadzący serwis główny cofa upoważnienie, jeżeli serwisant narusza warunki wykonywania serwisu lub, wykonując serwis, umożliwia podatnikowi nierzetelne prowadzenie ewidencji. Podmiot prowadzący serwis jest obowiązany do niezwłocznego informowania podmiotu prowadzącego serwis główny o każdorazowych naruszeniach serwisanta.
Serwisant dokonuje do książki kasy wpisu swoich danych identyfikacyjnych oraz chronologicznych wpisów. Treści wpisów do książki kasy dokonywanych przez serwisanta trzeba również ująć w prowadzonej dokumentacji serwisu. Wpisy do książki kasy są dokonywane w sposób czytelny, a wpisy do książki kasy o wykonanym serwisie dodatkowo są czytelnie podpisywane przez serwisanta jego imieniem i nazwiskiem oraz opatrywane numerem jego identyfikatora.
Serwis należy podjąć nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez podatnika, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem. Serwisant, na żądanie właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, niezwłocznie i bezpłatnie dokonuje wyjaśnień dotyczących sposobu używania danej kasy lub wykonuje jej serwis. Podmiot prowadzący serwis główny oraz podmiot prowadzący serwis współpracuje ze wskazanymi przez naczelnika urzędu skarbowego pracownikami tego urzędu w zakresie zastosowanych przez producenta procedur pracy kasy, w szczególności pozwalających na sprawdzenie prawidłowości pracy kasy. Serwisant wykonuje, na podstawie dokonanego przez podatnika zgłoszenia, obowiązkowy przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od dnia dokonania zgłoszenia (§ 51 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).
Należy też zauważyć, że zgodnie z § 52 rozporządzenia, serwis kas fiskalnych używanych do prowadzenia przez podatnika ewidencji nie może być prowadzony lub wykonywany przez niego ani przez osobę zatrudnioną przez podatnika na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej lub innej umowy o podobnym charakterze.
Lista oraz wykaz serwisantów
Z przedstawionych przepisów wynika, że wyłącznie określone podmioty są uprawnione do przeprowadzenia serwisu kasy fiskalnej. W zakresie obowiązków ewidencyjnych wskażmy, że zgodnie z § 49 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podmiot prowadzący serwis główny jest obowiązany do:
- sporządzenia i prowadzenia listy serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów);
- przesyłania listy serwisantów oraz zmian danych w niej zawartych, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia lub zaistnienia tych zmian, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Natomiast Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów). Wykaz serwisantów stanowi zbiór danych przesyłanych na podstawie list serwisantów oraz zmian danych w nich zawartych i zawiera:
- numer identyfikatora serwisanta;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu prowadzącego serwis główny, który upoważnił serwisanta do wykonywania serwisu;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu prowadzącego serwis;
- datę ważności upoważnienia serwisanta;
- typ (typy) kas, na które serwisant ma upoważnienie.
Wyszukiwarka serwisantów znajduje się pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarka-uprawnien-serwisantow/
Serwis kas fiskalnych - podsumowanie
Na koniec wskażmy, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest obowiązany do aktualizacji wykazu serwisantów o dane przesyłane przez podmiot prowadzący serwis główny – niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego po doręczeniu przez ten podmiot danych.
