Jednym z obowiązków przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest ewidencjonowanie obrotu na kasie fiskalnej. Wiąże się z tym konieczność generowania raportu fiskalnego. W poniższym artykule zastanowimy się, co w przypadku gdy trafimy na zerowy raport fiskalny. Czy taki raport również podlega księgowaniu? W artykule postaramy się odpowiedzieć na tak postawione pytanie.
Kasa rejestrująca a raport fiskalny dobowy
Wychodząc od reguły ogólnej, należy wskazać, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Doprecyzowanie obowiązków w tym zakresie ma miejsce w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, gdzie w § 3 ust. 1 wskazano, że podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas. W myśl art. 2 pkt 22 ustawy o VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
W tym zakresie można też sięgnąć do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W § 19 ust. 1 tego aktu można przeczytać, że podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 2, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
W myśl zaś § 19 ust. 2 rozporządzenia podatnicy, o których mowa w ust. 1, mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 27 ust. 1, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Podatnicy, o których mowa w ust. 1 i 2, nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR).
Obowiązek generowania raportów fiskalnych
Powracając na grunt rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, warto wskazać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Natomiast w myśl pkt 4 tego przepisu podatnicy wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas online zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego), podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).
Ponadto można też wskazać, że zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają m.in.:
- raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej
– zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych dla kas.
Elementy składowe raportu fiskalnego dobowego zostały określone w §25 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Przepis ten podaje, że kasa wystawia raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej, a na żądanie użytkownika również w postaci papierowej, zawierające w szczególności:
- oznaczenie daty i czasu rozpoczęcia i zakończenia sprzedaży objętej raportem fiskalnym dobowym;
- osobno dla paragonów i faktur – o ile występują, wartości sprzedaży netto według poszczególnych stawek podatku, wartości sprzedaży zwolnionej od podatku i wysokości podatku należnego według poszczególnych stawek podatku;
- łączną wysokość podatku należnego;
- łączną wartość sprzedaży brutto;
- numer kasy;
- datę i czas wystawienia raportu fiskalnego dobowego.
Zerowy raport fiskalny - brak obowiązku księgowania
W celu udzielenia odpowiedzi na postawione na wstępie pytanie trzeba dodatkowo sięgnąć do definicji zawartej w § 2 pkt 27 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. W przepisie tym podano, że ilekroć mowa jest o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym, rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.
Analogiczną definicję odnajdziemy w § 2 pkt 26 w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Z przedstawionych przepisów wynika, że raport fiskalny należy wygenerować w tych przypadkach, gdy doszło do rzeczywistej sprzedaży, czyli gdy doszło do odpłatnej dostawy towarów lub odpłatnego świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Natomiast w sytuacji, gdy w danym dniu nie wystąpiła sprzedaż, zarówno wartość obrotu, jak i wartość kwoty podatku należnego ma wartość zerową, co oznacza, że nie trzeba sporządzać raportów dobowych. W dalszej kolejności oznacza to brak obowiązku księgowania zerowego raportu w KPiR.
Przykład 1.
Pani Monika prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaje towary na rzecz konsumentów. W zakresie prowadzonej działalności zdarzają się dni, w których nie sprzedaje ona żadnego towaru. Czy kobieta ma obowiązek generować zerowe raporty dobowe i księgować je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Z treści przepisów wykonawczych do ustawy o VAT wynika, że jeżeli w danym dniu nie wystąpiła żadna sprzedaż, to podatnik nie ma obowiązku drukowania raportu dobowego. Analogicznie nie ma też obowiązku księgowania zerowego raportu dobowego.
Brak sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oznacza też, że brakuje podstaw do księgowania takiego zdarzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zerowy raport z kasy fiskalnej nie musi być drukowany.
