Podatnikowi przysługuje prawo o obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednak aby dokonać odliczenia, zakup powinien być prawidłowo udokumentowany - podstawowymi dokumentami są faktury. Poza nimi istnieją też dokumenty traktowane na równi z fakturami. Ważne jest jednak, by zawierały inne wymagane przepisami elementy.
Ustawa o VAT opiera się bowiem w swej zasadniczej mierze na tzw. metodzie fakturowej, wymagającej od podatników dokumentowania wydatków fakturami. Ogólnie rzecz biorąc, tylko faktura uprawnia do dokonania odliczenia podatku VAT. Jednak minister finansów, korzystając z ustawowego upoważnienia, w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT wskazał dokumenty traktowane na równi z fakturami.
Dokumenty traktowane na równi z fakturami w - regulacje prawne
Wymienione one zostały przez ustawodawcę w §3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485).
Bilety jednorazowe
Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.
Opłaty trasowe
Faktura dokumentująca świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0%, wystawiana za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, powinna zawierać:
numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem,
określenie nabywcy usług,
informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
W przypadku każdej z wyżej wymienionych kategorii przepisy wskazują elementy, jakie dany dokument powinien zawierać. Powyższe dokumenty można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
Gdy dokumenty zawierają wskazane dane, możliwe jest odliczenie z nich podatku VAT.
Duplikat faktury
Ponadto dokumentem, który traktuje się tak samo jak fakturę, jest duplikat faktury. Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik ma obowiązek wystawić ponownie fakturę na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze pierwotnej. Taka ponownie wystawiona faktura powinna zawierać nazwę DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia.
Duplikaty faktur VAT stanowią dokument księgowy, który tak samo, jak oryginał faktury daje podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w tym duplikacie.
W przypadku utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji. Przede wszystkim powinien uzyskać duplikaty faktur.
