Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat faktury a prawo do odliczenia VAT

Faktury korygujące od lat sprawiają wiele problemów podatnikom. Jeżeli do tego dołączyć brak faktury pierwotnej i wystawiony w późniejszym czasie duplikat faktury, problemy nawarstwiają się coraz bardziej. Zatem jak postąpić w przypadku otrzymania duplikatu faktury?

Duplikat faktury a prawo do odliczenia podatku VAT

W ustawie o VAT próżno szukać wyjaśnienia definicji duplikatu faktury, jak i momentu, w którym podatnik ma możliwość odliczenia od niego podatku VAT naliczonego. Z biegiem lat wraz z licznymi stanowiskami organów podatkowych ukształtowały się wydawane orzeczenia wskazujące, iż możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego od duplikatu faktury występuje na tych samych zasadach.

Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z duplikatu faktury wystąpi w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Przy czym prawo to powstanie nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał duplikat faktury.

Duplikat faktury a zaginięcie lub zniszczenie faktury

Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których giną albo ulegają zniszczeniu faktury pierwotne. Ustawodawca przewidując niektóre z tych sytuacji w myśl art. 106l ust. 1 ustawy o VAT wskazał, iż w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

  1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę:
    1. na wniosek nabywcy - zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
    2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że w praktyce gospodarczej u mikroprzedsiębiorców występują tysiące różnych sytuacji związanych z brakiem faktury pierwotnej, jednak najczęściej pojawiają się sytuacje w których:

  • faktura pierwotna dotarła do podatnika, a podatek VAT został od niej odliczony, po czym przypadkowo została zniszczona albo zaginęła,

W tym wypadku otrzymany w późniejszym czasie duplikat faktury będzie wyłącznie potwierdzeniem uprzednio zarejestrowanego nabycia w ewidencji zakupu VAT.

  • faktura pierwotna dotarła do podatnika, ale przed ujęciem w rejestrach VAT została zniszczona albo zaginęła,

W drugiej sytuacji, gdy do podatnika dotarła faktura, ale następnie zaginęła lub została omyłkowo zniszczona, a jednocześnie nie dokonano odliczenia podatku VAT, wówczas podatnik nie może dokonać odliczenia od otrzymanego w późniejszym czasie duplikatu, lecz musi dokonać korekty deklaracji VAT okresu, w którym otrzymał pierwotną fakturę dokumentującą zakup.

  • faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika.

W trzecim przypadku, jeśli faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika, ma on prawo dokonać odliczenia podatku VAT dopiero od otrzymanego w późniejszym czasie duplikatu faktury w miesiącu jego otrzymania albo w dwóch następnych miesiącach / kwartałach.

Faktura korygująca a moment obniżenia podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86a ust. 19a ustawy o VAT w sytuacji, gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę korygującą, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał.

Jeżeli nabywca towaru nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Tak więc jeżeli przedsiębiorca, który otrzymał najpierw fakturę korygującą nie może dokonać zmniejszenia kwoty podatku naliczonego bez ujęcia wpierw faktury pierwotnej. Należałoby w tej sytuacji postarać się o duplikat faktury pierwotnej i ująć w tym samym miesiącu najpierw duplikat faktury pierwotnej a następnie fakturę korygującą. Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna z 18 kwietnia 2016r. Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy o sygn. ITPP1/4512-38/16/KM.

Faktura korygująca a wystawiony duplikat faktury

Analizując grunt duplikatu faktury pierwotnej zakupu w aspekcie prawa do odliczenia podatku VAT można wskazać, iż w sytuacji gdy:

  1. faktura pierwotna dotarła do podatnika, a podatek VAT został od niej odliczony, po czym przypadkowo została zniszczona albo zaginęła, to otrzymaną w późniejszym czasie fakturę korygującą należy uwzględnić w rejestrze VAT w miesiącu otrzymania. Należy postarać się o duplikat faktury, ale w tym wypadku będzie on potwierdzał zdarzenie zainicjowane przez zaginioną lub zniszczoną fakturę pierwotną, ponieważ faktura pierwotna została ujęta, a podatek VAT z niej wynikający został odliczony.
  2. faktura pierwotna dotarła do podatnika, ale przed ujęciem w rejestrach VAT została zniszczona albo zaginęła, a następnie w późniejszym czasie otrzymano fakturę korygującą, wówczas trzeba będzie skorygować okres otrzymania faktury pierwotnej, ponieważ aby móc ująć fakturę korygującą na bieżąco, musi istnieć podstawa tej korekty.
  3. faktura pierwotna zaginęła, ale z uwagi na to, że ją otrzymano, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT w miesiącu/kwartale jej otrzymania, a następnie w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Otrzymanie duplikatu nie wywoła tutaj skutków odwoływania się do niego z poziomu faktury korygującej, zaś w przypadku jego ujęcia wywoła on zdublowanie się kwot wynikających z faktury pierwotnej (ujętej w deklaracji okresu, w którym została otrzymana).
  4. faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika. Następnie w późniejszym czasie otrzymano fakturę korygującą fakturę pierwotną. W tej sytuacji koniecznie należy postarać się o duplikat, ponieważ możliwość skorygowania podatku VAT wykazanego na fakturze korygującej powstanie dopiero w miesiącu otrzymania i ujęcia duplikatu faktury pierwotnej.