Z różnych przyczyn dokument potwierdzający określony zakup może zginąć lub ulec zniszczeniu. W takim wypadku przedsiębiorca, który dokonał zakupu, może poprosić sprzedawcę o wystawienie duplikatu faktury. Wystawiany jest on także wtedy, gdy faktura pierwotna nie dotrze do odbiorcy (np. gdy list zostanie zgubiony na poczcie). Duplikat faktury zawiera tożsame dane z fakturą pierwotną oraz dodatkową informację wskazującą, że jest to duplikat, a także datę jego wystawienia. Czy duplikat faktury za środek trwały może stanowić potwierdzenie zakupu składnika majątku?
Zagubiona lub zniszczona faktura potwierdzająca nabycie składnika majątku
W przypadku, gdy faktura potwierdzająca zakup składnika majątku, który planowano ująć w ewidencji środków trwałych, zaginęła lub została zniszczona przed wprowadzeniem go do tej ewidencji, przed dokonaniem zapisu należy wystąpić do dostawcy z prośbą o wystawienie duplikatu dokumentu. Duplikat faktury za środek trwały bez przeszkód może stanowić potwierdzenie jego nabycia.
Środki trwałe – definicja
Zgodnie z art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT), środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
-
budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
-
maszyny, urządzenia i środki transportu,
-
inne przedmioty, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.
Ujawniony środek trwały – ujęcie w ewidencji w oparciu o duplikat faktury za środek trwały
Podczas prowadzenia działalności gospodarczej na szeroką skalę i wykorzystywania przy tym wielu maszyn, sprzętów i innych składników majątku, np. w razie gdy działalność opiera się na produkcji, może się zdarzyć, że określony składnik majątku zostanie przeoczony i nieujęty w ewidencji środków trwałych po przyjęciu go do użytkowania. W razie gdy faktura zostanie w międzyczasie zgubiona lub nie dotrze wcale do nabywcy, a ten nie zauważy odpowiednio wcześnie jej braku, zakup składnika majątku używanego w firmie, ale nieewidencjonowanego, nie zmniejszy naszego podatku dochodowego do zapłaty w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Co zatem zrobić w przypadku, gdy to niedopatrzenie zostanie wykryte i stwierdzimy brak składnika majątku w wykazie środków trwałych, a co zatem idzie brak odpisów amortyzacyjnych? Niezależnie od czasu, jaki upłynął od momentu dokonania zakupu, nie ma przeciwwskazań, aby w momencie stwierdzenia braku faktury pierwotnej poprosić sprzedawcę o wystawienie duplikatu dokumentu. Kiedy otrzymamy duplikat faktury za środek trwały, możemy wprowadzić dany składnik majątku do ewidencji księgowej.
W jaki sposób ustalić wartość początkową ujawnionego środka trwałego?
Duplikat faktury może być podstawą do ustalenia wartości początkowej ujawnionego środka trwałego – stanowić będzie ją kwota z tego dokumentu. Wartość jest tożsama z kwotą zakupu widniejącą na fakturze pierwotnej, która została zgubiona, uległa zniszczeniu lub w ogóle do nas nie dotarła.
Jak i od kiedy amortyzować ujawniony środek trwały?
Wybór metody amortyzacji składnika majątku wprowadzonego do ewidencji środków trwałych należy do podatnika, oczywiście pod warunkiem obostrzeń w przepisach. Bez znaczenia jest fakt, że składnik majątku zostaje wprowadzony w oparciu o duplikat faktury za środek trwały, w dalszym ciągu może być amortyzowany według analogicznych zasad, jakby został wprowadzony do ewidencji środków trwałych zgodnie z datą przyjęcia go do użytkowania w działalności.
Do najczęściej stosowanych metod amortyzacji w jednoosobowych działalnościach gospodarczych należą:
-
amortyzacja jednorazowa,
-
amortyzacja liniowa,
-
amortyzacja przyspieszona.
Pierwszego odpisu amortyzacyjnego ujawnionego środka trwałego należy dokonać w zależności od przyjętej metody amortyzacji:
-
amortyzacja jednorazowa – w miesiącu wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych, pełna kwota zostaje wówczas ujęta jednorazowo w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymaliśmy duplikat faktur;
-
amortyzacja liniowa, przyspieszona, degresywna itd. – w miesiącu następującym po miesiącu, w którym składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, czyli po miesiącu otrzymania duplikatu faktury. W zależności od obowiązującej stawki amortyzacyjnej i wybranej metody amortyzacji składnik majątku zostanie całkowicie zamortyzowany w określonym czasie.
„Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się: od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
