Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat faktury za środek trwały - czy stanowi potwierdzenie zakupu?

Z różnych przyczyn dokument potwierdzający określony zakup może zginąć lub ulec zniszczeniu. W takim wypadku przedsiębiorca, który dokonał zakupu, może poprosić sprzedawcę o wystawienie duplikatu faktury. Wystawiany jest on także wtedy, gdy faktura pierwotna nie dotrze do odbiorcy (np. gdy list zostanie zgubiony na poczcie). Duplikat faktury zawiera tożsame dane z fakturą pierwotną oraz dodatkową informację wskazującą, że jest to duplikat, a także datę jego wystawienia. Czy duplikat faktury za środek trwały może stanowić potwierdzenie zakupu składnika majątku?

Zagubiona lub zniszczona faktura potwierdzająca nabycie składnika majątku

W przypadku, gdy faktura potwierdzająca zakup składnika majątku, który planowano ująć w ewidencji środków trwałych, zaginęła lub została zniszczona przed wprowadzeniem go do tej ewidencji, przed dokonaniem zapisu należy wystąpić do dostawcy z prośbą o wystawienie duplikatu dokumentu. Duplikat faktury za środek trwały bez przeszkód może stanowić potwierdzenie jego nabycia.

Środki trwałe – definicja

Zgodnie z art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT), środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia i środki transportu,

  • inne przedmioty, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.

Ujawniony środek trwały – ujęcie w ewidencji w oparciu o duplikat faktury za środek trwały

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej na szeroką skalę i wykorzystywania przy tym wielu maszyn, sprzętów i innych składników majątku, np. w razie gdy działalność opiera się na produkcji, może się zdarzyć, że określony składnik majątku zostanie przeoczony i nieujęty w ewidencji środków trwałych po przyjęciu go do użytkowania. W razie gdy faktura zostanie w międzyczasie zgubiona lub nie dotrze wcale do nabywcy, a ten nie zauważy odpowiednio wcześnie jej braku, zakup składnika majątku używanego w firmie, ale nieewidencjonowanego, nie zmniejszy naszego podatku dochodowego do zapłaty w postaci odpisów amortyzacyjnych. 

Co zatem zrobić w przypadku, gdy to niedopatrzenie zostanie wykryte i stwierdzimy brak składnika majątku w wykazie środków trwałych, a co zatem idzie brak odpisów amortyzacyjnych? Niezależnie od czasu, jaki upłynął od momentu dokonania zakupu, nie ma przeciwwskazań, aby w momencie stwierdzenia braku faktury pierwotnej poprosić sprzedawcę o wystawienie duplikatu dokumentu. Kiedy otrzymamy duplikat faktury za środek trwały, możemy wprowadzić dany składnik majątku do ewidencji księgowej.

W jaki sposób ustalić wartość początkową ujawnionego środka trwałego?

Duplikat faktury może być podstawą do ustalenia wartości początkowej ujawnionego środka trwałego – stanowić będzie ją kwota z tego dokumentu. Wartość jest tożsama z kwotą zakupu widniejącą na fakturze pierwotnej, która została zgubiona, uległa zniszczeniu lub w ogóle do nas nie dotarła.

Jak i od kiedy amortyzować ujawniony środek trwały?

Wybór metody amortyzacji składnika majątku wprowadzonego do ewidencji środków trwałych należy do podatnika, oczywiście pod warunkiem obostrzeń w przepisach. Bez znaczenia jest fakt, że składnik majątku zostaje wprowadzony w oparciu o duplikat faktury za środek trwały, w dalszym ciągu może być amortyzowany według analogicznych zasad, jakby został wprowadzony do ewidencji środków trwałych zgodnie z datą przyjęcia go do użytkowania w działalności.

Do najczęściej stosowanych metod amortyzacji w jednoosobowych działalnościach gospodarczych należą:

  • amortyzacja jednorazowa,

  • amortyzacja liniowa,

  • amortyzacja przyspieszona.

Przyjętej raz metody amortyzacji nie należy zmieniać, trzeba ją stosować do momentu całkowitego zamortyzowania danego środka trwałego.

Pierwszego odpisu amortyzacyjnego ujawnionego środka trwałego należy dokonać w zależności od przyjętej metody amortyzacji:

  1. amortyzacja jednorazowa – w miesiącu wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych, pełna kwota zostaje wówczas ujęta jednorazowo w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymaliśmy duplikat faktur;

  2. amortyzacja liniowa, przyspieszona, degresywna itd. – w miesiącu następującym po miesiącu, w którym składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, czyli po miesiącu otrzymania duplikatu faktury. W zależności od obowiązującej stawki amortyzacyjnej i wybranej metody amortyzacji składnik majątku zostanie całkowicie zamortyzowany w określonym czasie.

Art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT: 
Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się: od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
Reasumując, duplikat faktury za środek trwały może stanowić potwierdzenie nabycia składników majątkowych. Kwota z tego dokumentu jest wartością tożsamą z kwotą zakupu na fakturze pierwotnej i jest podstawą do wprowadzenia zakupionych składników majątku do ewidencji księgowej. Środek trwały w dalszym ciągu może być amortyzowany, a odpisów dokonuje się jednakowo przez cały okres użytkowania go w działalności zgodnie z wybranym rodzajem metody amortyzacji.