Poradnik Przedsiębiorcy

Duplikat faktury a ulga na złe długi – termin odliczenia VAT

Często zdarza się, że nabywca towaru nie otrzymuje pierwotnej faktury, który zaginęła. W takim przypadku zawsze można wystąpić o wystawienie duplikatu. W związku z tym pojawiają się wątpliwości dotyczące zarówno terminu na odliczenie podatku VAT wynikającego z takiego dokumentu, jak i sposobu korzystania z ulgi za złe długi. Duplikat faktury a ulga na złe długi -problemy te postaramy się omówić w poniższym artykule.

Duplikat faktury i moment odliczenia VAT

Jak wskazuje treść art. 106l ustawy VAT, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę zawierającą wyraz „Duplikat” oraz datę wystawienia:

  1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez podatnika,

  2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze posiadanej przez nabywcę.

Przechodząc natomiast do kwestii terminu odliczenia podatku VAT, należy podkreślić, że podatnik zasadniczo dokonuje takiego odliczenia za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do danej transakcji i jednocześnie posiada on fakturę dokumentującą poniesienie wydatku.

Zatem z prawa do odliczenia podatku można skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie trzy przesłanki:

  • powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług,

  • doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

  • podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Mając zatem na uwadze powyższą regułę ogólną, kwestia możliwości odliczenia VAT z duplikatu faktury uzależniona jest od tego, czy podatnik otrzymał wcześniej oryginał faktury, który następnie zaginął lub uległ zniszczeniu, czy też w ogóle taki oryginał nigdy do niego nie trafił. W pierwszym przypadku odliczenie VAT miało miejsce na podstawie oryginału, co oznacza, że późniejsze otrzymanie duplikatu stanowi jedynie potwierdzenie dokonania transakcji i nie zmienia kwestii rozliczenia podatkowego.

Natomiast w drugiej sytuacji podatnik nie otrzymał nigdy oryginału, co oznacza, że nie mógł on skorzystać z prawa do odliczenia. W konsekwencji taka możliwość aktywuje się w rozliczeniu za miesiąc, w którym nabywca otrzymał duplikat faktury.

Przykład 1.

Podatnik zakupił towar w maju 2018 r. Nigdy nie otrzymał od sprzedawcy oryginału faktury. Dopiero w lipcu 2019 r. odebrał duplikat. Choć obowiązek podatkowy powstał w maju 2018 r., to jednak podatnik nie dysponował fakturą, na której podstawie mógłby skorzystać z prawa do odliczenia. Takim dokumentem będzie natomiast duplikat otrzymany w lipcu 2019 r. i za ten okres podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu.

Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek naliczony z duplikatu faktury, jeżeli nie otrzymał wcześniej oryginału faktury.

Duplikat faktury a ulga na złe długi - kiedy przysługuje?

W pierwszej kolejności wyjaśnijmy, na czym polega mechanizm ulgi na złe długi. Patrząc na tę konstrukcję z perspektywy nabywcy, należy sięgnąć do treści art. 89b ustawy VAT. Regulacje tam zawarte podają, że w przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Przepisu nie stosuje się, jeżeli dłużnik uregulował należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90. dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności. W przypadku uregulowania należności po dokonaniu korekty podatnik ma prawo do zwiększenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym należność uregulowano. W przypadku częściowego uregulowania należności podatek naliczony może zostać zwiększony w odniesieniu do tej części.

Mechanizm ten obliguje zatem nabywcę do obowiązkowego skorygowania podatku naliczonego, jeżeli nie dokonał on płatności za towar/usługę, jeśli należność nie została wpłacona w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze. Należy pamiętać, że duplikat faktury nie wyznacza nowego terminu płatności, ponieważ jest to kopia oryginału faktury. W jaki zatem sposób odnieść powyższe przepisy do możliwości odliczenia podatku z duplikatu faktury?

Analizując treść przepisów, wskazać należy, że w zakresie prawa do odliczenia duplikat przejmuje funkcje oryginału faktury. Jak już zaznaczyliśmy, nie zmienia on pierwotnego terminu płatności należności. Jeżeli natomiast duplikat zostanie przekazany już po upływie wspomnianych 90 dni, to aby możliwe było dokonanie odliczenia podatku, nabywca musi uregulować należność. W innym przypadku zastosowanie znajdzie art. 89b ustawy VAT, który obliguje do skorygowania podatku.

Przykład 2.

Podatnik zakupił towar w styczniu 2019 r. Termin płatności wynikający z faktury to 20 lutego 2019 r. Nie otrzymał on oryginału faktury, natomiast duplikat dotarł do niego dopiero w lipcu 2019 r. W związku z tym może on dokonać odliczenia podatku naliczonego za lipiec. Z uwagi jednak na fakt, że odliczenie ma miejsce po upływie 90 dni od dnia upływu terminu płatności, podatnik musi równocześnie uregulować należność wynikająca z faktury. W innym przypadku będzie musiał skorygować odliczony podatek.

Aby odliczyć podatek VAT z duplikatu faktury otrzymanego po upływie 90 dni od dnia upływu terminu płatności, nabywca musi zapłacić wynikające z faktury zobowiązanie. W innym razie będzie musiał uwzględnić regulacje dotyczące ulgi za złe długi.

W niniejszym artykule zastanawialiśmy się nad relacją pomiędzy prawem do odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury a instytucją ulgi za złe długi. Podsumowując nasze ustalenia, wskazać należy, że podatnicy, którzy odliczają VAT, w opisanym przypadku muszą mieć na uwadze treść art. 89b ustawy VAT. Powoduje to, że jeżeli duplikat dający prawo do odliczenia zostanie otrzymany po okresie obligującym do stosowania ulgi za złe długi, to odliczenie będzie możliwe wyłącznie w przypadku gdy należność wynikająca z faktury zostanie uregulowana.