Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się natomiast z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
W razie likwidacji/ rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zawiadomienia należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej.
Dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych, czyli dokumenty źródłowe możemy podzielić na:
- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (m.in. dokumentujące zakup faktury, rachunki, faktury korygujące, wyciągi bankowe),
- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom (m.in. faktury sprzedaży),
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (m.in. dokumenty inwentaryzacyjne).
Co do zasady księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowujemy przez okres 5 lat. Jednak faktycznie okres ich przechowywania wynosi 6 lat.
Przykład:
Zobowiązanie podatkowe z tytułu VAT za luty 2012 r. mija dnia 25 marca 2012 r. Zobowiązanie wobec tego ulegnie przedawnieniu z końcem 2017 r.
