W Polsce coraz częściej dochodzi do łączenia się spółek. Nic dziwnego – w wielu przypadkach jest to świetna odpowiedź na dynamiczny rozwój działalności czy jej ratowanie w trudniejszych warunkach gospodarczych. Niezależnie od przyczyny połączenia, proces ten pozostaje złożony i wieloetapowy. Jednak zanim przedsiębiorca uda się do KRS z odpowiednim wnioskiem, musi wykonać szereg tzw. czynności premerger. Jakie są najważniejsze z nich?
Czynności premerger – uporządkowanie spraw przed połączeniem
Zanim spółki formalnie się połączą, trzeba dokładnie przygotować do tego procesu obydwa podmioty. To właśnie jest celem działań premerger, które obejmują zarówno formalności przewidziane przez przepisy regulujące sam proces łączenia (takie jak Kodeks spółek handlowych), jak i obowiązki wynikające z innych regulacji w zakresie prawa podatkowego, prawa pracy czy też obrotu nieruchomościami.
W praktyce czynności premerger oznaczają nie tylko zgromadzenie odpowiednich dokumentów, ale także uporządkowanie sytuacji pracowniczej, weryfikację kontraktów oraz uzyskanie wymaganych zgód na przeprowadzenie procesu połączenia. Niedopełnienie któregoś z obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami: od zablokowania procesu połączenia, przez utratę ważnych kontraktów, po ryzyko administracyjne czy podatkowe.
Umowy zawarte przez spółkę przejmowaną
Kluczowym krokiem jest weryfikacja umów zawartych przez łączące się spółki. Dotyczy to zarówno kontraktów handlowych, jak i umów leasingu, licencji czy długoterminowych kontraktów w zakresie świadczenia usług. Choć teoretycznie większość z nich przechodzi na następcę prawnego na zasadzie sukcesji generalnej, to w praktyce niektóre umowy zawierają klauzule ograniczające taką możliwość i nakładające wymóg uprzedniej zgody kontrahenta na zmianę strony umowy.
Przykład: Jeśli spółka A świadczy na rzecz kontrahenta usługi budowlane, a w zawartej umowie znajduje się zapis zobowiązujący ją do poinformowania o planowanym połączeniu lub uzyskania zgody na jego przeprowadzenie, to zignorowanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji – od naliczenia kary umownej, po możliwość wypowiedzenia umowy przez kontrahenta.
Decyzje administracyjne, koncesje i zezwolenia
W przypadku wielu branż działalność spółek opiera się na decyzjach administracyjnych, takich jak koncesje, zezwolenia czy pozwolenia. Część z nich podlega sukcesji prawnej, ale nie wszystkie. Występują sytuacje, w których przejście decyzji administracyjnej wymaga spełnienia dodatkowych obowiązków. Ma to miejsce przykładowo w odniesieniu do koncesji na wytwarzanie energii elektrycznej. Często zawierają one zapis o konieczności zawiadomienia Prezesa URE co najmniej 90 dni przed planowanym połączeniem.
Praktyka pokazuje, że warto z wyprzedzeniem przeanalizować decyzje administracyjne łączących się spółek. Dzięki temu w razie konieczności jeszcze przed połączeniem można zabezpieczyć i zaplanować czynności niezbędne dla utrzymania ciągłości prowadzonej działalności.
Pracownicy i sprawy kadrowe
Zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadku przejęcia spółki prawa i obowiązki pracodawcy, które wynikają ze stosunków pracy, przechodzą na nowy podmiot. Jednak wiąże się to z szeregiem czynności technicznych i prawnych. Należy m.in. zgłosić pracowników do ZUS w nowej strukturze, zaktualizować dane w systemach kadrowo-płacowych, poinformować ich o zmianie pracodawcy i ewentualnych modyfikacjach organizacyjnych.
Nie bez znaczenia pozostaje również zasada zachowania równości zatrudnienia pomiędzy pracownikami dotychczasowymi oraz przejmowanymi. W praktyce zdarza się, że warunki pracy i płacy przejmowanych pracowników istotnie różnią się od tych obowiązujących w zakładzie pracy prowadzonym przez spółkę przejmującą.
Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 23¹ Kodeksu pracy, zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca są zobowiązani do pisemnego poinformowania pracowników o planowanym przejściu zakładu pracy lub jego części. Taka informacja powinna zawierać także przewidywany termin połączenia, jego przyczyny oraz skutki prawne, ekonomiczne i socjalne. Wszystko to powinno zostać przekazane co najmniej na 30 dni przed planowanym przejęciem. Dodatkowo, jeśli pracownik nie akceptuje nowych warunków, to ma prawo rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia (z 7-dniowym wyprzedzeniem) w ciągu 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy.
Zgłoszenie zamiaru koncentracji
Gdy planowane połączenie spółek może mieć wpływ na konkurencję na rynku, zgłoszenie zamiaru koncentracji trzeba zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Obowiązek ten wynika z Ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (UOKK), a w szczególności z jej art. 13 i 14.
Dlatego już na etapie planowania połączenia warto rzetelnie sprawdzić, czy koncentracja wymaga zgłoszenia, i odpowiednio wcześniej zabezpieczyć formalności w tym zakresie.
Wycena spółek
Na potrzeby ustalenia parytetu wymiany udziałów oraz przygotowania planu połączenia konieczne jest przeprowadzenie wyceny wszystkich łączących się spółek. Powinna ona obejmować zarówno aktywa, jak i zobowiązania. Musi też zostać sporządzona na dowolny dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym złożono wniosek o ogłoszenie planu połączenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) lub ogłoszono plan połączenia na stronie internetowej spółki.
Przykład: Jeżeli wyceny przeprowadzono 30 maja 2025 r., to plan połączenia powinien zostać podpisany i ogłoszony na stronie internetowej spółki w czerwcu 2025 r.
Z uwagi na to, że istnieją różne metody wyceny spółek, zależne m.in. od motywu transakcji czy indywidualnej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, dobrą praktyką jest zlecenie wyceny niezależnemu doradcy. Zmniejszy to ryzyko sporów między wspólnikami.
Przygotowanie dokumentacji
Formalnym zwieńczeniem procesu połączenia spółek są czynności dokumentacyjne, które wymagają precyzyjnego zaplanowania i terminowego wykonania. Kluczowym elementem jest opracowanie planu połączenia, który musi zawierać m.in. wskazanie łączących się podmiotów, sposób i zasady połączenia, proponowaną wymianę udziałów lub akcji oraz planowane zmiany w umowach czy statutach spółek. Plan ten podlega następnie ogłoszeniu w MSiG lub na stronie internetowej spółki, aby umożliwić wierzycielom i wspólnikom zapoznanie się z jego treścią.
Kolejnym krokiem jest zawiadomienie wspólników lub akcjonariuszy o planowanym połączeniu oraz udostępnienie im planu połączenia, sprawozdań finansowych czy opinii biegłego, jeżeli jest ona wymagana. To otwiera drogę do podjęcia uchwał w sprawie połączenia na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach, zgodnie z wymogami Kodeksu spółek handlowych.
W określonych sytuacjach można skorzystać z uproszczonej procedury połączeniowej. Jest to opcja, którą ustawodawca przewidział np. dla spółek należących do tej samej grupy kapitałowej lub gdy jedna ze spółek posiada 100% udziałów w drugiej. Wówczas możliwe jest pominięcie niektórych etapów, takich jak badanie planu połączenia przez biegłego czy ograniczenie zakresu podejmowanych uchwał. To znacząco ułatwia cały proces, a także zmniejsza jego koszty. Warto więc już na wczesnym etapie transakcji sprawdzić, czy warunki do zastosowania uproszczonego trybu są spełnione.
Połączenie spółek a nieruchomości wchodzące w skład ich majątku
Na etapie przygotowywania transakcji kluczowe jest przeprowadzenie szczegółowej analizy wszystkich nieruchomości wchodzących w skład majątku spółek uczestniczących w połączeniu – w szczególności ich statusu w ewidencji gruntów i miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego. Prawidłowa identyfikacja nieruchomości rolnych (w rozumieniu ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego) oraz zawiadomienie KOWR o ich przejęciu stanowi warunek bezpieczeństwa transakcji i ogranicza ryzyko prawne związane z jej unieważnieniem.
Poza tym na etapie planowania transakcji trzeba sprawdzić, czy w wyniku połączenia spółek dojdzie do nabycia nieruchomości przez cudzoziemca. Cudzoziemcem może być nie tylko osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego, ale także spółka zagraniczna lub polska spółka kontrolowana przez cudzoziemców.
W Polsce nabycie nieruchomości przez cudzoziemca wymaga zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych, chyba że zastosowanie mają wyjątki przewidziane w ustawie z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. W przypadku połączenia spółek zazwyczaj trzeba uzyskać takie zezwolenie. Wyjątek stanowią podmioty z UE, EOG i Szwajcarii, które mimo statusu cudzoziemca nie muszą uzyskiwać zezwolenia na nabycie nieruchomości w Polsce.
Działania premerger podstawą do skutecznego połączenia spółek
Połączenie spółek to wieloetapowy proces, który trzeba odpowiednio zaplanować. Aby cała transakcja przebiegła właściwie, trzeba zadbać o jej fundamenty. Wymaga to przeanalizowania i ustalenia wielu kwestii na długo zanim rozpocznie się faktyczna procedura łączenie podmiotów. Podjęcie działań premerger we właściwym momencie pozwoli uniknąć problemów prawnych, a także finansowych. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, zachęcamy do kontaktu.
