Przedsiębiorcy mogą uzyskać dofinansowanie w ramach programów Unii Europejskiej. Ci, którzy zdecydują się na skorzystanie z dotacji unijnej, powinni zadbać o prawidłowe rozliczenie tej dotacji oraz dopełnienie wszelkich formalności związanych z dofinansowaniem pozyskanym ze środków unijnych. Obowiązki ewidencyjne dla potrzeb rozliczenia dotacji różnią się w zależności od tego, czy przedsiębiorca prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, czy księgi rachunkowe. Wyjaśniamy, jak powinna zostać sporządzona ewidencja dla celów rozliczenia dotacji pozyskanej z Unii Europejskiej?
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jako uproszczona forma ewidencji
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) to uproszczona forma księgowości przeznaczona dla:
- osób fizycznych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze;
- spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne
– jeżeli osiągnięte w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej 2 000 000 euro przeliczonej według kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Limit ten obowiązujący na 2023 rok należy przeliczyć według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z 3 października 2022 roku, który wynosił 4,8272 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2022). Oznacza to, że do prowadzenia PKPiR w 2023 roku uprawniona jest wskazana powyżej grupa przedsiębiorców, o ile osiągnięte w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przychody netto ze sprzedaży w 2022 roku nie przekroczyły 9 654 400 zł (2 000 000 euro × 4,8272 zł/euro).
PKPiR jest przeznaczona do księgowania wszelkich przychodów podatkowych oraz kosztów ich uzyskania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. PKPiR zakłada się:
- na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego, lub
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Zawartość PKPiR jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. PKPiR należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy, a zapisy powinny być dokonywane na bieżąco, w języku polskim i walucie polskiej.
Ewidencja dla celów rozliczenia dotacji z Unii Europejskiej w KPiR
W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący PKPiR, otrzymujący środki w ramach dotacji z Unii Europejskiej, na podstawie zawartej umowy dotacji zobowiązany jest do wyodrębnienia w prowadzonej ewidencji operacji związanych z dotacją pozyskaną z UE, może dokonywać stosownych zapisów w PKPiR w kolumnie 17 „Uwagi”. Z objaśnień do PKPiR wynika, że kolumna 17 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi, informacji o opóźnionym wpływie faktur kosztowych zaburzającym kolejność wpisów w PKPiR. W kolumnie 17 mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. Kolumna 17 służy także do ewidencjowania przychodów zwolnionych z opodatkowania, które są uwzględniane przy ustalaniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w następnym roku. W związku z tym dodatkowe informacje dotyczące otrzymanej dotacji unijnej mogą zostać uwzględnione w PKPiR w kolumnie 17 „Uwagi”. Beneficjent nieprowadzący pełnej księgowości, rozliczający się na podstawie PKPiR w prowadzonej przez siebie ewidencji w ramach rozliczenia dotacji wprowadza odpowiedni kod księgowy np. w kolumnie 17 „Uwagi” wskazujący na związek operacji gospodarczej z otrzymaną dotacją z Unii Europejskiej.
Przedsiębiorca prowadzący PKPiR dodatkowe informacje dotyczące dotacji pozyskanej z Unii Europejskiej może uwzględnić także w PKPiR w kolumnie 15. Z objaśnień do PKPiR wynika, że kolumna 15 jest wolna i w kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13 oraz wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego.
Przykład 1.
Pani Katarzyna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych i rozlicza się w formie PKPiR. Pani Katarzyna zdecydowała się skorzystać z dotacji – środki otrzymane w ramach dotacji z Unii Europejskiej. Przedsiębiorca na podstawie zawartej umowy dotacji jest zobowiązany do wyodrębnienia w prowadzonej ewidencji operacji związanych z pozyskaną dotacją. W jaki sposób pani Katarzyna powinna prowadzić ewidencję dla celów rozliczenia dotacji unijnej? Kobieta stosuje uproszczoną księgowość i rozlicza się na podstawie PKPiR. W związku z tym w celu wyodrębnienia w prowadzonej ewidencji operacji związanych z dotacją pozyskaną z Unii Europejskiej może dokonywać stosownych zapisów w PKPiR w kolumnie 17 „Uwagi” lub w kolumnie 15.
Dotacja z Unii Europejskiej na zakup środka trwałego
Przedsiębiorcy rozliczający się w formie PKPiR, ewidencjonują w księdze przychody podatkowe i koszty uzyskania tych przychodów. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych co do zasady dotacje związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, nie stanowią przychodu podatkowego w rozumieniu ustawy o PIT. Oznacza to, że środki pieniężne pozyskane przez przedsiębiorcę w ramach dotacji z Unii Europejskiej na zakup środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nie podlegają ujęciu w PKPiR w kolumnach, w których ewidencjonowane są przychody podatkowe. Natomiast na mocy art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. W związku z tym odpisy amortyzacyjne dokonane od środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych w części sfinansowanej otrzymaną dotacją nie podlegają ujęciu w PKPiR w kolumnach, w których ewidencjonowane są koszty podatkowe.
W przypadku gdy przedsiębiorca pozyskujący dotację unijną w prowadzonej PKPiR nie wykazuje operacji gospodarczych związanych z dotacją, powinien zamieścić odpowiedni kod księgowy w prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
