Przedmiotem naszej dzisiejszej analizy będzie tematyka księgowania w kosztach szkody całkowitej pojazdu stanowiącego środek trwały w przedsiębiorstwie. Zastanowimy się nad zasadami ujmowania takiego wydatku w kosztach podatkowych oraz nad sposobem ewidencjonowania zdarzenia w księgach podatkowych. Przeczytaj, jak powinna zostać rozliczona szkoda całkowita w KPiR.
Szkoda całkowita a przychód podatkowy
W przypadku tzw. szkody całkowitej ubezpieczyciel wypłaca kwotę odszkodowania z uwagi na niecelowe naprawienie auta.
W tym zakresie wskażmy na treść art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT, który podaje, że przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej są otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.
Przychodem z działalności gospodarczej będą więc także przekazane przez ubezpieczyciela odszkodowania za szkody w składnikach majątku związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą – wskazane w art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Składnikami majątku związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą będą zarówno składniki majątku stanowiące środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w tej działalności, jak i wszelkie inne przedmioty, które są w funkcjonalny sposób związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, tj. wszelkie przedmioty wykorzystywane przez podatnika w prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej. W tej kategorii mieści się samochód stanowiący środek trwały w firmie.
Zgodnie z art. 14 ust. 1i ustawy o PIT przychód z tytułu odszkodowania powstaje w dacie faktycznego otrzymania. Podatnik prowadzący KPiR ewidencjonuje kwotę przychodu w kolumnie nr 8 „Pozostałe przychody”.
Dodajmy również, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych, z wyjątkiem odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane zgodnie z art. 27 ust. 1 lub art. 30c.
W konsekwencji tego rodzaju przychód nie korzysta ze zwolnienia od podatku.
Szkoda całkowita pojazdu a koszty uzyskania przychodu
Pomimo wypłacenia kwoty odszkodowania z tytułu tzw. szkody całkowitej podatnik może podjąć decyzję o remoncie środka trwałego. W związku z tym pojawia się pytanie o możliwość zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Przede wszystkim należy wskazać na treść art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT, który podaje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.
Przepisy ustawy stanowią zatem, że poza wymogiem celowości (w związku z działalnością gospodarczą) jedynym warunkiem, od którego ustawodawca uzależnia możliwość zaliczenia wydatków na remont powypadkowy pojazdu samochodowego do kosztów uzyskania przychodów, jest wymóg, żeby pojazd był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym.
Mając na względzie powołane wyżej przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny, trzeba stwierdzić, że koszty remontu powypadkowego samochodu stanowiącego środek trwały, objętego ubezpieczeniem dobrowolnym, będą stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
Poniesiony wydatek należy zaksięgować w kolumnie nr 13 KPiR „Pozostałe wydatki”.
W tym miejscu warto także wskazać, że jeżeli mamy do czynienia z pojazdem będącym środkiem trwałym wykorzystywanym do celów mieszanych (tj. zarówno na potrzeby firmowe, jak i prywatne), to zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z treści art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT.
W myśl tego przepisu nie uważa się za koszt podatkowy 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
W konsekwencji w przypadku takiego pojazdu w kolumnie nr 13 KPiR podatnik będzie mógł wpisać 75% wydatku na remont.
Z treści art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT wynika, że warunkiem ujęcia w kosztach wydatku na powypadkową naprawę jest posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia (AC). W rezultacie, jeżeli podatnik takiego ubezpieczenia nie posiada, to wydatki na naprawę powypadkową samochodu przy szkodzie całkowitej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
W tym momencie warto powrócić do kwestii przychodu podatkowego z tytułu otrzymanego odszkodowania. Jak bowiem wynika z treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT, do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie zalicza się kwoty zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Pojawia się w związku z tym pytanie, czy na podstawie ww. przepisu podatnik może wyłączyć z przychodów otrzymane za szkodę całkowitą odszkodowanie, jeżeli kwota zostanie wydatkowana na wydatek na powypadkową naprawę, który nie może być kosztem podatkowym.
Odnosząc się do takiego stanu faktycznego, Dyrektor KIS w interpretacji z 8 kwietnia 2022 roku (nr 0115-KDIT3.4011.131.2022.2.AWO) zauważył, że z przepisów wynika, że w przypadku gdy podatnik poniesie wydatek, który zostaje sfinansowany kwotą pochodzącą z tytułu ubezpieczenia, nie można mówić o zwrocie wydatku poniesionego przez podatnika.
Otrzymane odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia jest realizacją świadczenia wynikającego z postanowień umowy ubezpieczenia i stanowi wyrównanie poniesionego wydatku (na pokrycie szkody z majątku podatnika), w kwocie odpowiadającej poniesionemu przez niego wydatkowi, a nie zwrot tego wydatku.
Tym samym kwoty wypłaconych odszkodowań, nawet na pokrycie wydatków poniesionych przez podatnika, niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, nie stanowią zwrotu wydatków, w rozumieniu art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Również w sytuacji, gdy podatnik zaliczy do kosztów podatkowych 75% wydatku związanego z powypadkową naprawą, to kwota otrzymana za szkodę całkowitą stanowi przychód w 100%.
Przykład 1.
Przedsiębiorca posiada środek trwały w postaci samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych. Samochód jest objęty ubezpieczeniem AC. Na skutek zdarzenia drogowego samochód uległ szkodzie całkowitej, z której tytułu ubezpieczyciel wypłacił 20 000 zł odszkodowania. Podatnik postanowił dokonać powypadkowej naprawy. Jak powinien rozliczyć transakcję na gruncie podatku dochodowego?
W takim przypadku w kolumnie nr 8 KPiR przedsiębiorca powinien w dacie otrzymania odszkodowania zaksięgować przychód w kwocie 20 000 zł, natomiast w dacie poniesienia wydatku na naprawę w kolumnie nr 13 KPiR zaksięguje 15 000 zł.
Podkreślmy też, że dla kwestii art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT nie ma znaczenia, czy jest to wypłata odszkodowania w ramach AC, czy OC.
Reasumując powyższe, otrzymanie odszkodowania w ramach szkody całkowitej pojazdu może wywołać różne skutki podatkowe. Zasadniczo należy wskazać, że jest to przychód z działalności gospodarczej podlegający ujęciu w księgach. Inaczej natomiast prezentuje się kwestia kosztów uzyskania przychodów w zakresie powypadkowej naprawy pojazdu.
