Nieodebranie towaru przez klienta i ponowna wysyłka – czy trzeba wystawić drugi raz paragon/fakturę?

Sprzedaż towaru na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej obliguje sprzedawcę do wystawienia paragonu lub faktury. Czy nieodebranie towaru przez klienta oraz ponowna jego wysyłka, powoduje konieczność ponownego udokumentowania tego zdarzenia? Odpowiedź znajdziesz w artykule!

Sprzedaż towaru na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ponadto w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

• w postaci papierowej, lub
• za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Obowiązek dokumentowania paragonem obejmuje czynność sprzedaży. Zgodnie zaś z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT sprzedaż oznacza odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. W konsekwencji przez pojęcie sprzedaży rozumie się m.in. dostawę towarów.

Wskażmy zatem, że zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. „Rozporządzanie towarami jak właściciel” należy rozumieć szeroko i w oderwaniu od ścisłego rozumienia tego pojęcia w prawie cywilnym, a podstawowe znaczenie dla opodatkowania podatkiem od towarów i usług ma nie tyle aspekt prawny, ile ekonomiczny, sprowadzający się do faktycznej możliwości dysponowania towarem, a nie rozporządzania nim w sensie prawnym. 

Ponadto zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów. W orzecznictwie podkreśla się, że w sytuacji, gdy towar jest wysyłany do nabywcy przez kuriera za pobraniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru kurierowi (wyrok WSA w Łodzi z 12 września 2023 roku, I SA/Łd 191/23).

Oznacza to, że sprzedawca w momencie wysyłki towaru powinien rozpoznać obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towaru i udokumentować taką sprzedaż paragonem fiskalnym. Zwróćmy uwagę, że okolicznością generującą obowiązek podatkowy nie jest w tym przypadku fakt odbioru towaru przez kupującego. W konsekwencji podatnik nie powinien czekać z wystawieniem paragonu do momentu uzyskania potwierdzenia odbioru.

Nieodebranie towaru przez klienta a korekta sprzedaży paragonowej

Na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały ich faktyczny przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym zawierać m.in. dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach. 

Na gruncie przepisów regulujących zasady prowadzenia kas fiskalnych należy zwrócić uwagę, że w myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Pamiętajmy, że kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży.

Dlatego też zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół nabycia sprawdzającego.

W przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą (co jest dopuszczalne na mocy art. 106h ustawy o VAT), należy odnieść się do treści art. 106j ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 pkt 3 tego artykułu w przypadku gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów, podatnik wystawia fakturę korygującą.

Treść art. 106j ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że faktura korygująca powinna zawierać:

1. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
5. w przypadkach innych – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Przykład 1.

Pani Ilona dokonała sprzedaży towaru na rzecz konsumenta z Polski. Towar został doręczony przez kuriera, a przesyłka zawierała wydrukowany paragon fiskalny. Kupujący nie odebrał towaru, więc został on zwrócony do pani Ilony. W związku z tym kobieta dokonała korekty sprzedaży w ewidencji zwrotów. Po paru dniach kupujący zadzwonił do niej z prośbą o ponowną wysyłkę. W jaki sposób powinna postąpić pani Ilona?

W przypadku ponownej wysyłki towaru dochodzi do dostawy, czyli powstaje obowiązek podatkowy, o którym stanowi art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Z kolei to oznacza, że ponowna wysyłka również powinna zostać udokumentowana paragonem fiskalnym.

Zwrot nieodebranego przez kupującego towaru oznacza konieczność dokonania korekty pierwotnej sprzedaży. Z kolei to powoduje, że jeżeli dochodzi do ponownej wysyłki towaru i ponownego powstania obowiązku podatkowego, konieczne staje się wystawienie paragonu lub faktury.