Poradnik Przedsiębiorcy

Jak przebiega ewidencjonowanie sprzedaży w imieniu zlecającego?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży detalicznej muszą w większości stosować ewidencję za pomocą kasy rejestrującej. Mimo że takie ewidencjonowanie funkcjonuje od wielu lat, podatnicy nadal mają z nim problemy dotyczące zazwyczaj sytuacji nietypowych. Ewidencjonowanie sprzedaży w imieniu zlecającego jest jedną z nich.

Ewidencjonowanie na kasie fiskalnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług – dalej zwanej ustawą o VAT. W myśl tego przepisu, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Umowa agencyjna

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 758 § 1 i 2 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy, albo do zawierania ich w jego imieniu. Do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie oraz do odbierania dla niego oświadczeń agent jest uprawniony tylko wtedy, gdy ma do tego umocowanie.

Agent (pośrednik) działający w imieniu i na rzecz zleceniodawcy jest w świetle ustawy podatnikiem, o którym mowa art. 15 ustawy o VAT, natomiast obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących ustawodawca odniósł do pewnego stanu faktycznego zaistniałego u podatników, tj. dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Umowy zlecenia i agencyjne a kasa fiskalna

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży, u których podstawą opodatkowania jest marża, kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy:

  • agencyjnej,

  • zlecenia,

  • pośrednictwa,

  • innej umowy o podobnym charakterze

– ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganej przez nich wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników (patrz art. 113 ust. 3 ustawy o VAT).

Tym samym pośrednicy są obowiązani ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych na rzecz lub w imieniu podatników, dla których świadczą swoje usługi. 

Z § 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że:

  1. jeżeli podatnik, dla którego świadczone są usługi pośrednictwa, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zleca wykonywanie sprzedaży pośrednikowi, powierza mu kasę rejestrującą lub zobowiązuje go do prowadzenia ewidencji sprzedaży na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy użyciu kasy własnej pośrednika;

  2. w przypadku gdy pośrednik jest obowiązany również do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, ewidencjonuje przy użyciu kasy własnej na potrzeby obliczenia osiąganej przez siebie wartości sprzedaży i wysokości podatku całą wartość sprzedaży własnej i prowadzonej na rzecz lub w imieniu podatnika, dla którego świadczone są usługi pośrednictwa;

  3. przekazanie pośrednikowi kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez pośrednika kasy własnej następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej.

Tym samym, aby pośrednik miał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz zleceniodawcy, winno mu się powierzyć kasę fiskalną podmiotu zlecającego. Co ważne, przekazanie mu kasy powierzonej w celu prowadzenia ewidencji lub zobowiązanie go do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu nabytej przez pośrednika kasy własnej następuje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej. 

Co bardzo ważne, umowa pomiędzy podmiotami musi być pisemna. W przypadku jej braku (np. przy umowie ustnej) pośrednik nie ma obowiązku ewidencjonowania na swojej kasie rejestrującej sprzedaży na rzecz lub w imieniu innych podatników. 

Ewidencjonowanie sprzedaży w imieniu zlecającego

W praktyce podatnicy zastanawiają się, jak ma wyglądać ewidencjonowanie sprzedaży w imieniu zlecającego na kasie fiskalnej.

Przykład 1.

Pośrednik podpisał umowę pośrednictwa ze spółką. Ewidencjonuje on za pomocą kasy fiskalnej sprzedaż towarów w jej imieniu i na jej rzecz. W umowie pisemnej spółka zobowiązuje pośrednika do ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy własnej. Co powinno widnieć na paragonach?

W tym przypadku podatnik ma prawo do ewidencjonowania na własnej kasie sprzedaży, ponieważ umowa została zawarta w formie pisemnej. 

Na paragonach będą znajdować się dane pośrednika, czyli dane wcześniej wprowadzone do pamięci kasy pośrednika.

Przykład 2.

Spółka podpisała umowę agencyjną. W myśl tej umowy pośrednik (agent) ma ewidencjonować sprzedaż detaliczną powierzoną mu kasą fiskalną przez spółkę. Czy taka praktyka jest dopuszczalna i jak winien wyglądać paragon?

Tak, spółka może powierzyć pośrednikowi swoją kasę fiskalną, aby na niej ewidencjonował sprzedaż. 

W przypadku powierzenia pośrednikowi kasy fiskalnej, której używa spółka do ewidencjonowania sprzedaży podatnika, dla którego świadczone są usługi pośrednictwa, paragony winny być opatrzone danymi tego podatnika (spółki).

Podsumowując, pośrednicy mogą ewidencjonować sprzedaż w dwojaki sposób – używać własnych kas fiskalnych bądź powierzonych. W przypadku kas powierzonych na paragonie nie widnieją dane pośrednika, a podmiotu zlecającego sprzedaż. Gdy ewidencjonowanie sprzedaży w imieniu zlecającego odbywa się na własnej kasie, na paragonie widnieją dane pośrednika.