Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura zaliczkowa - kiedy jest konieczna?

Faktura zaliczkowa - kiedy należy ją wystawić?

Z chwilą otrzymania przez podatnika zaliczki, powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Każda zaliczka, jeśli uiszcza ją podmiot gospodarczy, niesie za sobą konieczność wystawienia faktury potwierdzającej odebraną kwotę. Na podstawie faktury zaliczkowej rozliczany jest podatek VAT należny, wynikający z transakcji. Dokument należy wystawić nie później niż do 15 dnia miesiąca po tym w którym otrzymano zaliczkę.

W sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, fakturę zaliczkową wystawia się tylko na żądanie tej osoby. Otrzymanie zaliczki może być w tym przypadku potwierdzone paragonem z kasy fiskalnej, jeśli sprzedawca jest zobligowany do ewidencjonowania sprzedaży za jej pomocą. Wtedy też, jeśli nabywca zażąda wystawienia faktury zaliczkowej, to pod kopię dokumentu należy dołączyć oryginał paragonu.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
  • datę otrzymania całości lub części należności o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
  • kwotę otrzymanej całości lub części należności, przy czym w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową i faktury te obejmują łącznie całą należność, to ostatnia z tych faktur (końcowa) powinna zawierać również numery poprzednich faktur,
  • kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
    KP = (ZB x SP) /(100 + SP)
    gdzie:
    KP - oznacza kwotę podatku,
    ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności,
    SP - oznacza stawkę podatku;
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej wartości transakcji (sprzedaży towarów czy usług), sprzedawca w momencie jej realizacji zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej.