Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę czy zadatek, obowiązek podatkowy z tytułu podatku VAT powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Do udokumentowania takich operacji gospodarczych wykorzystywana jest faktura zaliczkowa. Sprawdź, kiedy wystawienie takiej faktury jest konieczne. Odpowiedź w artykule!
Faktura zaliczkowa - jakie dane powinna zawierać?
Wpłaconą zaliczkę należy udokumentować fakturą zaliczkową. Powinna zawierać ona takie elementy jak:
datę wystawienia,
numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
otrzymaną kwotę zapłaty,
kwotę podatku,
dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umów.
Ważne! Fakturę zaliczkową wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym otrzymano zaliczkę. Dodatkowo należy pamiętać, że może być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. |
Zgodnie z art. 29a ust. 1 podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze, mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Należy zwrócić również uwagę, że zostały uregulowane prawnie przypadki, w których sprzedawcy nie wystawiają faktur zaliczkowych. Dotyczy to otrzymanych zaliczek otrzymanych na poczet:
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług),
świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Innymi słowy, otrzymanie zaliczki w powyższych sytuacjach nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego oraz obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.
Ważne! Otrzymanie zaliczki we wspomnianych przypadkach nie spowoduje konieczności jej opodatkowania. Wyjątek dotyczy usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, czyli stanowiących import usług. |
Czy zawsze należy wystawić fakturę końcową?
Jak wskazuje art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Taki dokument powinien również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
Często zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi wystawia kilka faktur zaliczkowych. Wówczas należałoby pamiętać, że na fakturze zaliczkowej-końcowej podatnik powinien ująć numery wszystkich poprzednich faktur dokumentujących otrzymanie zaliczki. Natomiast jeśli suma wystawionych zaliczek obejmuje całość zapłaty, nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowo- końcowej, pod warunkiem, że zaliczki pokrywają całość zapłaty.
Przykład 1.
Przedsiębiorca N w kwietniu 2015 r. otrzymał 30% zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów. Na tej podstawie została wystawiona faktura zaliczkowa. W maju otrzymał kolejną część zaliczki w wysokości 50% kwoty zamówienia (która również została udokumentowana fakturą), a czerwcu pozostałą część 20%. Tym samym faktura dokumentująca otrzymanie ostatnie zaliczki w czerwcu będzie ostatnią fakturą dokumentującą dostawę towaru. W związku z tym należy w niej podać wszystkie do tej pory wystawione faktury zaliczkowe.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmowała całości transakcji, dostawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi jest zobowiązany wystawić fakturę końcową (rozliczeniową). Faktura powinna zostać wystawiona nie później niż 15. dnia od momentu wydania towaru lub wykonania usługi.
Przykład 2.
Przedsiębiorca M. otrzymał 7 listopada 2015 r. zaliczkę w wysokości 60% należności na poczet usługi, która miała zostać wykonana w grudniu. Usługa ta została zgodnie z umową wykonana w 2 grudnia 2015 r. W związku z tym do 15 stycznia 2016 dostawca jest zobowiązany wystawić fakturę końcową-rozliczeniową, w której powinien wykazać kwotę wpłaconej wcześniej zaliczki.
Ważne! Organy podatkowe zajmują stanowisko, na podstawie którego nie będzie konieczności wystawienia faktury zaliczkowej (dostawa towarów lub wykonanie usługi nastąpi w tym samym okresie), jeśli faktura zaliczkowai końcowa zostaną wystawione w tym samym miesiącu. Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 15 maja 2014 r., nr IPPP3/443-186/14-2/SM: Zatem w przypadku, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu) Spółka otrzyma zaliczkę na poczet dostawy, jak również dokona samej dostawy towaru, nie ma obowiązku wystawienia odrębnej faktury na udokumentowanie zaliczki (termin na wystawienie faktury zaliczkowej i końcowej jest taki sam). Spółka może wystawić jedną fakturę, zawierającą elementy, o których mowa w art. 106e-106f ustawy, w której opodatkuje całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki). |
Należałoby również rozważyć sytuację, w której sprzedawca otrzyma zaliczkę opiewającą na całość zamówienia. W takiej sytuacji transakcja powinna zostać rozliczona na podstawie faktury zaliczkowej. Wówczas przedsiębiorca wykazuje otrzymaną zaliczkę wyłącznie w rejestrze sprzedaży VAT, aby następnie przychód zarejestrować w momencie dostawy towarów lub wykonania usługi w kolumnie 7 KPiR. Podstawą operacji będzie faktura zaliczkowa.
