Rok 2014 był przełomowy dla kwestii fakturowania, ustawodawcy bowiem wprowadzili mnóstwo istotnych zmian. Jedną z nich jest wygaszenie rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania faktur i przeniesienie jego regulacji bezpośrednio do ustawy o podatku od towarów i usług. Zapisy ustawy o VAT od 2014 roku zawierają także prawa, których wcześniej nie było w polskim ustawodawstwie. Określone zostaną m. in. zasady dotyczące wystawiania faktur przed dokonaniem sprzedaży. Pytanie brzmi, czy taka możliwość będzie dla podatników korzystna?
Ogólne zasady wystawiania faktur
Obowiązujące od 2014 roku nowe przepisy w ustawie o VAT to odejście od zasady utożsamiania powstania obowiązku podatkowego z chwilą wystawienia faktury. Jako wyjątek zostaną potraktowane m.in: usługi budowlane, dostarczanie energii elektrycznej czy świadczenie usług mediowych (w tym telekomunikacyjnych). Nowo dodany artykuł 19a ust. 1 mówi, że obowiązek podatkowy rodzi się w momencie dokonania dostawy towarów bądź wykonania usługi. Jeżeli chodzi o termin wystawienia faktury, artykuł 106i ust. 1 określa go na najpóźniej 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano usługę albo dostarczono towar.
Wymieniony w ustawie termin nie ma żadnego wpływu na powstanie obowiązku podatkowego. Faktura wystawiona 10 lutego za dostawę towarów zrealizowaną 25 stycznia nie oznacza, że konieczność rozliczenia VAT przesuwa się na kolejny okres. Obowiązek podatkowy pojawia się bowiem w miesiącu dostawy - czyli w styczniu.
Nowe przepisy dotyczą także terminu dokumentowania fakturami otrzymanych zaliczek i przedpłat. Artykuł 106i ust. 2 stwierdza: “Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, (...) fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy”. Wprowadza to pewną dowolność w kwestii terminu wystawienia faktury, ponieważ podatnik nie będzie musiał sporządzać dokumentu w przeciągu 7 dniu od jej otrzymania, tak jak jest obecnie - czas ten zostanie znacznie wydłużony. Obowiązek podatkowy rodzi się w tym przypadku w chwili zainkasowania zaliczki, co reguluje zapis artykułu 19a ust. 8.
Terminy wystawiania faktur w 2015
Znowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza także nową normę, którą ustawodawca zawarł w artykule 106i ust. 7:
“Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.”
Punkt 1) nie obejmuje jednakże wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług wymienionych w artykule 19a ust. 3, 4 oraz ust. 5 pkt 4 (m.in usługi i dostawy ciągłe, media, najem, stała obsługa prawna i biurowa), jeśli faktura zawiera informację, do jakiego okresu rozliczeniowego się odnosi.
Pprzepisy zezwalają więc na wcześniejsze wystawienie faktury, która nie dokumentuje dokonania dostawy, zrealizowania usługi, czy otrzymania zapłaty. Nie implikuje ona tym samym pojawienia się obowiązku podatkowego dla celów VAT. Rozważmy teraz wybrane za i przeciw wiążące się z tego rodzaju fakturami.
Korzyści wcześniejszego fakturowania
Odejście od zbędnej papierologii to mocny atut korzystania z możliwości wystawiania faktur do 30 dni przed dokonaniem dostawy lub zrealizowaniem usługi. Obecnie do pojedynczego zamówienia można wystawiać kilka dokumentów. Przykładowo: firma zajmuje się handlem artykułami biurowymi, więc swojemu kontrahentowi może wystawić trzy dokumenty: pro formę (jako ofertę handlową), fakturę zaliczkową po otrzymaniu przedpłaty, a po realizacji zamówienia - fakturę finalną. Wszystkie te kwity można zastąpić jednym. To nieoceniona oszczędność papieru i toneru do drukarki.
Kolejny plus to oszczędność czasu. Popatrzmy: wystawienie tylko jednej faktury w miejsce trzech odrębnych, to skrócenie pracy o kilka minut. Biorąc pod uwagę większą liczbę kontrahentów, to spory zysk czasu dla firmy. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności będą w stanie wystawić kilka faktur do przyszłych zleceń w ciągu jednego dnia. Tym sposobem skoncentrują się na realizacji transakcji, a nie na ich dokumentowaniu.
Przedsiębiorca, który w planach ma urlop, również odczuje wygodę wynikającą z nowych regulacji. Wszelkie przeprowadzane podczas jego nieobecności dostawy towarów i usług będzie mógł zafakturować przed swoim wyjazdem. Analogicznie jest w przypadku choroby - biznesmen na zwolnieniu nie ma prawa wystawiać m.in faktur, bo inaczej straci uprawnienia do zasiłku chorobowego. Wcześniejsze fakturowanie stanie się wówczas idealnym wyjściem - można zająć się wszystkim przed pójściem na zwolnienie.
Nabywca także coś zyska na nowych przepisach. Korzyść polega na szybszym otrzymaniu dokumentu, który uprawnia go do odliczenia VATu. Co prawda kupujący ma takie prawo dopiero po dostawie towarów lub zrealizowaniu usługi, jednakże zawsze jest to ułatwienie i przyspieszenie formalności.
Łyżka dziegciu w beczce miodu - wady wcześniejszego fakturowania
Niestety, obok zalet istnieją także wady. Najistotniejsza z nich to kwestia momentu powstawania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego. Artykuł 14 ust. 1c updof wskazuje, że datą powstania przychodu jest dzień wydania rzeczy bądź zrealizowania (również częściowego) usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury, albo
- uregulowania należności.
Z tego co wiadomo, nie przewiduje się w najbliższym czasie zmian w przepisach o powstaniu obowiązku podatkowego. Obecnie moment wystawienia faktury obliguje podatnika do wykazania przychodu i zapłaty zaliczki, a nie fakt dokonania sprzedaży lub realizacji usługi.
Kiedy wczytamy się dokładnie w treść ustawy o VAT, znajdziemy tam przepis, który określa możliwie najwcześniejszy termin wystawienia faktury - 30 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki. To nasuwa pytanie - co zrobić, jeśli podatnik nie dotrzyma tego terminu albo sprzedaż w ogóle się nie odbędzie? Ustawa o podatku od towarów i usług tego nie reguluje, należy więc odnieść się do artykułu 62 ust. 1 Kodeksu Karnego Skarbowego, mówiącego: “Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie świadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”. Jak widzimy, organy skarbowe są w stanie karą pieniężną zdyscyplinować podatników nieprzestrzegających zapisów ustawy o VAT.
Inny mankament nowych rozwiązań prawnych to kwestia konsekwencji przekazania takiego dokumentu nabywcy. Mimo niewątpliwych korzyści z wystawiania wcześniejszych faktur, można dostrzec również poważny problem. Samo otrzymanie faktury nie pozwoli na odliczenie VATu. Wychodzi więc na to, że przedsiębiorcy mają pilnować dwóch dat: otrzymania faktury oraz realizacji dostawy lub usługi (uznania jej za wykonaną). Stanie się tak, ponieważ artykuł 86 ust. 10 ustawy o VAT brzmi następująco: “Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”
Prawo do wystawienia faktury do 30 dni przed wykonaniem dostaw, otrzymaniem zaliczki lub wykonaniem to usługi trzeba traktować jako pewną opcję, daną przedsiębiorcom przez ustawodawcę. Podatnik musi sam zadecydować - biorąc pod uwagę wspomniane plusy i minusy - czy takie rozwiązanie okaże się najlepsze w jego sytuacji.
