Poradnik Przedsiębiorcy

Formularz ZUS KOA – do czego służy, kiedy go należy złożyć? 

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, zawieszając ją, a następnie powrotnie ją podejmując, za każdym razem płatnik ma obowiązek wyrejestrować oraz zgłosić ubezpieczonego. To samo może dotyczyć „pracowników” zatrudnionych na umowy zlecenia, dla których każdorazowo schemat podlegania ubezpieczeniom może być różny. Przy tak wielu czynnościach wyrejestrowujących oraz zgłaszających płatnika może dojść do pomyłek (głównie natury formalnej), które uniemożliwiają prawidłowe ubezpieczenie w ZUS-ie. Płatnik po zauważeniu nieprawidłowości powinien niezwłocznie dokonać korekty dokumentów. Na szczęście obecnie wykorzystując formularz ZUS KOA ma on możliwość dokonania korekty zbiorczej.

Nie ma znaczenia, czy powstałe nieprawidłowości są skutkiem działań płatnika, czy ubezpieczonego, obowiązek dokonania wszelkich korekt spoczywa na płatniku (co do zasady – pracodawcy lub zleceniodawcy). Przy zatrudnieniu dużej liczby pracowników (zleceniobiorców) obowiązek dokonywania wobec każdego z nich procedury wielokrotnego zgłaszania i wyrejestrowania mógłby okazać się bardzo problematyczny – taki proces za każdym razem wymagałby kierowania do ZUS-u formularzy ZUS ZWUA (tj. wyrejestrowanie z ubezpieczeń), następnie ZUS ZUA (tj. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych) oraz ZUS ZZA (tj. zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego). Natomiast dzięki formularzowi ZUS KOA płatnik zyskał możliwość uporządkowania danych każdego z ubezpieczonych w jednym dokumencie. Kiedy i gdzie należy złożyć formularz ZUS KOA oraz jak go wypełnić? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule. 

Jaki jest najczęstszy powód pojawiania się błędów w dokumentacji ubezpieczonego?

Praktyka pokazuje, że ZUS najczęściej wzywa do dokonania korekty płatników, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze oraz tych, którzy jako przedsiębiorcy zatrudniają pracowników na umowy zlecenia. 

W pierwszej z podanych grup płatników błędy są wynikiem częstego zamykania bądź zawieszania działalności, a następnie jej ponownego zgłaszania. Przy wielokrotnym wyrejestrowaniu się z ubezpieczenia i ponownego rejestrowania błędy mogą pojawiać się m.in. przy zgłoszeniach do nieprawidłowych ubezpieczeń, podawaniu niepokrywających się dat dokonywanych czynności czy też nieprawidłowym korygowaniu poszczególnych dokumentów.  

Z kolei przy ubezpieczaniu zleceniobiorców chaos w dokumentacji ZUS-u najczęściej jest wynikiem różnorakich schematów podlegania ubezpieczeniom. W zależności od zawartych z ubezpieczonymi umów podlegają oni wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu bądź zdrowotnemu oraz społecznemu. Co więcej, aktualnie obowiązek ubezpieczenia zleceniobiorców jest związany z miesięczną podstawą wymiaru składek, jakie osiągają. Płatnicy popełniają błąd np. przy określaniu podstawy wymiaru ubezpieczenia (podstawą jest wynagrodzenie wypłacone, nie zaś te należne). Innymi częstymi sytuacjami generującymi potrzebę składania korekt jest m.in. niezgłaszanie przez zleceniobiorców podjęcia zatrudnienia w trakcie trwania umowy zlecenia albo utraty innego tytułu do ubezpieczenia w trakcie takiej umowy. 

Jeżeli chodzi o tytuły schematów podlegania pod ubezpieczenia, zleceniobiorcy mogą podlegać: 

  • ubezpieczeniu społecznemu z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym oraz zdrowotnemu – odpowiedni formularz do ZUS ZUA;

  • ubezpieczeniu społecznemu bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego oraz zdrowotnemu – formularz ZUS ZUA; 

  • ubezpieczeniu zdrowotnemu (wyłącznie) – zgłoszenie na formularzu ZUS ZZA.

Co więcej, nawet w czasie trwania ubezpieczenia może dochodzić do zmian formalnych – zmiany kodu tytułu ubezpieczenia, m.in. w przypadku uzyskania prawa do emerytury lub renty czy po ustaleniu danego stopnia niepełnosprawności.

Źródeł błędów jest o wiele więcej, jednakże niezależnie od przyczyny ich powstania płatnik w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości powinien w jak najszybszym terminie dokonać korekty dokumentacji ubezpieczonego.

Czym jest formularz ZUS KOA i w jakim terminie należy go złożyć?

Formularz ZUS KOA to zgłoszenie korekty okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym i/lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dzięki temu formularzowi korekta ubezpieczeń może zostać wprowadzona na jednym druku zamiast na kilkunastu.

Mimo że, jak wcześniej wspomniano, wszelkie omyłki należy „poprawić” niezwłocznie, jeżeli płatnik chce tego dokonać na jednym dokumencie, musi poczekać aż Zakład Ubezpieczeń Społecznych prześle mu formularz. Tak więc ZUS KOA może być stosowany wyłącznie w sytuacji, gdy to ZUS wezwie płatnika do korekty dokumentacji ubezpieczonego lub gdy płatnik zgłosi chęć wprowadzenia takich korekt i następnie otrzyma omawiany formularz.   

Dzięki formularzowi ZUS KOA płatnik może dokonać jednoczesnego wyrejestrowania i zgłoszenia danego okresu i tytułu ubezpieczenia. Co więcej, na jednym druku może wprowadzić dane dotyczące aż sześciu okresów. Powyższa czynność przy użyciu „standardowych” formularzy odpowiadałaby aż 12 drukom zgłoszeniowym – 6 x ZUS ZUA oraz 6 x ZUS ZWUA.

Kolejną zaletą omawianego formularza jest fakt, że prawodawca, wychodząc naprzeciw potrzebom ubezpieczonych w ZUS-ie, uprawnił organ ubezpieczeniowy do dokonywania korekt za płatnika, tj. z urzędu. Przy spełnieniu danych wymogów ZUS, wysyłając płatnikowi formularz, może zawrzeć adnotację, z której będzie wynikało, że jeżeli płatnik nie dokona w określonym czasie potrzebnych korekt, zakład ubezpieczeń zrobi to za niego. Jeżeli więc płatnik otrzyma taką informację, może samodzielnie wypełnić druk i wysłać go do właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo nie podejmować żadnych działań i poczekać aż zakład zrobi to za niego. 

Formularz ZUS KOA powinien być dostarczony do zakładu w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości. Jeśli ZUS dokonał wypłaty na rzecz ubezpieczonego za okres, dla którego schemat podlegania ubezpieczeniom uległ zmianie, płatnik jest zobowiązany skorygować raport rozliczeniowy ZUS i dopłacić lub zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki.

W jakich sytuacjach ZUS KOA nie wystarczy?

ZUS KOA niestety dotyczy wyłącznie zgłoszeń i wyrejestrowań odnośnie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych. Płatnik nie ma jednak możliwości skorygowania dokumentów rozliczeniowych, takich jak ZUS RCA i ZUS RZA, a więc będzie musiał to zrobić na oddzielnych drukach. Dodatkowo nie ma możliwości wysłania korekty raportu zerowego z RZA na zerowe RSA.

Jak wypełnić Formularz ZUS KOA?

Formularz ZUS KOA składa się z sześciu bloczków (przy czym płatnik wypełnia tylko 5 pierwszych), co znaczy, że druk ten nie jest nazbyt skomplikowany czy obszerny (w porównaniu do formularzy, do jakich przyzwyczajają nas wszelkiego rodzaju urzędy). 

  • Bloczek I

W pierwszej części druku płatnik musi wypełnić jedynie pole 01., tj. wpisać datę złożenia formularza. Pole 02 „Nalepka R” zostaje uzupełniane przez system informatyczny ZUS. 

  • Bloczek II

W tym miejscu płatnik będący osobą prawną podaje swój NIP, REGON oraz nazwę firmy (pola 01., 02. i 06.). Jeżeli jest osobą fizyczną, wówczas dodatkowo musi wypełnić pola 03.–05. oraz 07.–09. W polu 06. należy podać nazwę skróconą, lecz jeżeli przy rejestracji firmy w formularzu KRS czy CEIDG nie podano nazwy skróconej, należy wpisać całą nazwę osoby prawnej. 

  • Bloczek III

Ta część druku obejmuje dane ubezpieczonego, którego porządkowanie dotyczy. Płatnik wypełnia kolejne pola, wpisując dane osobowe ubezpieczonego, tj. PESEL, NIP, rodzaj, serię i numer dokumentu oraz imię, nazwisko i datę urodzenia. Jeżeli płatnikiem jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wpisuje tutaj swoje dane jako ubezpieczonego (pola w bloczku II i III mogą się pokrywać). 

  • Bloczek IV

Bloczek IV jest najistotniejszą częścią formularza, gdyż dotyczy okresów ubezpieczeniowych. W polu 01. należy podać kod tytułu ubezpieczenia. Kod ubezpieczenia składa się z sześciu cyfr.

Cztery pierwsze cyfry wskazują na podstawowe cechy ubezpieczonego, np. pracownik zatrudniony na umowie o pracę będzie posiadał kod 01 00. Listę kodów można znaleźć na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub bezpośrednio w siedzibie zakładu. 

Piąta cyfra określa prawo do emerytury lub renty:

  • 0 – ubezpieczony nie posiada prawa do emerytury lub renty;

  • 1 – ubezpieczony posiada prawo do emerytury;

  • 2 – ubezpieczony ma ustalone prawo do renty.

Szósta cyfra dotyczy natomiast stopnia niepełnosprawności ubezpieczonego: 

  • 0 – ubezpieczony nie ma orzeczonego stopnia niepełnosprawności;

  • 1 – orzeczona niepełnosprawność w stopniu lekkim;

  • 2 – orzeczona niepełnosprawność w stopniu umiarkowanym;

  • 3 – orzeczona niepełnosprawność w stopniu znacznym;

  • 4 – ubezpieczony poniżej 16. roku życia posiadający orzeczoną niepełnosprawność.

Poniżej płatnik powinien zaznaczyć odpowiednie rodzaje składek, zarówno te obowiązkowe, jak i dobrowolne oraz wpisać daty podlegania tym ubezpieczeniom. W przypadku, gdy ubezpieczony był kilkukrotnie wyrejestrowywany z ZUS-u i następnie zgłaszany, analogicznie należy wypełnić kolejne bloczki (IV.B., IV.C., IV.D., IV.E., IV.F.).

  • Bloczek V

W polach 01.–03. płatnik wpisuje datę wypełnienia dokumentu oraz podpisuje stosowne oświadczenie i przystawia swoją pieczątkę.