W połowie czerwca rozwiązaliśmy umowę z jednym z pracowników. Jego wynagrodzenie zostało wypłacone na liście płac z 30 czerwca. Z jakim kodem pracownik powinien być wykazany w raporcie RCA? Czy powinien to być kod 30 00?
Tomasz, Włocławek
W przypadku, kiedy umowa z pracownikiem została rozwiązana w trakcie miesiąca, jego wynagrodzenie może być wypłacone w terminie dokonywania wypłat dla wszystkich pracowników, czyli do 30 lub z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca.
Jednak wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia nieraz skutkuje koniecznością zmiany kodu ubezpieczenia pracownika w raportach imiennych ZUS.
Z jakim kodem wykazać pracownika w przypadku wypłaty wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia do 30. dnia miesiąca?
Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest wykazywanie pracowników z kodem 30 00 w sytuacji, kiedy wypłata wynagrodzenia następuje w tym samym miesiącu co ustanie zatrudnienia. Jeśli wypłata wynagrodzenia nastąpiła w tym samym miesiącu co zakończenie zatrudnienia, to pracownik powinien być wykazany w raporcie ZUS RCA z kodem, który miał przed rozwiązaniem umowy.
Przykład 1.
13 maja została rozwiązana umowa z pracownikiem za porozumieniem stron. Ostatnie wynagrodzenie zostało mu wypłacone 31 maja. Pracodawca wykazał pracownika w raporcie ZUS RCA za maj z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00. Czy jest to poprawne? Nie, ZUS wezwał pracodawcę do sporządzenia korekty raportu i wykazania go z kodem 01 10.
Wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia z przesunięciem do 10. dnia miesiąca – czy należy zastosować kod 30 00?
Pracownik powinien zostać wykazany w raporcie imiennym RCA z kodem 30 00 tylko w przypadku, kiedy wypłata jego wynagrodzenia nastąpiła w miesiącu kolejnym po ustaniu zatrudnienia.
Zasady dotyczące kodu tytułu ubezpieczenia odnoszą się do osób zatrudnionych na podstawie zarówno umowy o pracę (kod 01 10), jak i umowy zlecenia (od 04 11). W związku z tym kod 30 00 może być wykazywany w raporcie imiennym RCA.
Przykład 2.
Umowa zlecenia zakończyła się 22 czerwca. Rachunek został wystawiony i wypłacony 10 lipca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 30 00.
Podstawową kwestią wpływającą na fakt, czy daną osobę należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej DRA z kodem 30 00, jest termin dokonywania wypłaty wynagrodzenia.
Czy należy zastosować kod 30 00 w przypadku zawarcia kolejnej umowy?
Jeżeli pomiędzy kolejnymi umowami nie ma ani jednego dnia przerwy, to pracodawca nie musi wyrejestrowywać pracownika ani zleceniobiorcy i ponownie zgłaszać ich do ubezpieczeń. W takim przypadku w deklaracji RCA nie stosuje się kodu 30 00.
Przykład 3.
23 maja zakończyła się umowa, także od 23 maja zawarto kolejną umowę o pracę. Wynagrodzenie za maj wypłacono w czerwcu. Z jakim kodem należy wykazać pracownika w DRA za czerwiec? Pracownik powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 01 10. Nie stosuje się w tym przypadku kodu 30 00.
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy pomiędzy umowami jest przerwa, nawet jednodniowa. W przypadku, kiedy ten sam pracownik zostanie ponownie zatrudniony, może dojść do sytuacji, że zostanie wykazany w dwóch raportach z dwoma kodami. Dlatego ważna jest tu także data wypłaty:
- pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w tym samym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w miesiącu zakończenia umowy – pracownik wykazany z jednym kodem (np. 01 10);
- pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w tym samym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w innym miesiącu niż zakończenie umowy – pracownik wykazany z dwoma kodami 30 00 oraz np. 01 10;
- pomiędzy umowami jest przerwa (zakończenie i rozpoczęcie umowy w innym miesiącu) i wynagrodzenie wypłacone w innym miesiącu niż zakończenie umowy – pracownik może być wykazany z dwoma kodami 30 00 oraz jeśli kolejna umowa obowiązuje, to np. 01 10.
Przykład 4.
Umowa zlecenia zakończyła się 22 czerwca, kolejną podpisano 25 czerwca i w lipcu wciąż ona trwa. Rachunki do obu umów zostały wystawione i wypłacone 10 lipca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę w DRA za lipiec? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem:
30 00 i wynagrodzeniem z umowy, która zakończyła się 22 czerwca;
04 11 i wynagrodzeniem z umowy, która rozpoczęła się 25 czerwca.
Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji zleceniobiorcę należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.
Przykład 5.
Umowa zlecenie zakończyła się 22 czerwca, kolejną podpisano 25 czerwca. Rachunki do obu umów zostały wystawione i wypłacone 30 czerwca. Z jakim kodem należy wykazać zleceniobiorcę w DRA za czerwiec? Zleceniobiorca powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 04 11 i wynagrodzeniem z obu umów. Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji zleceniobiorcę należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.
Przykład 6.
23 maja została rozwiązana umowa z pracownikiem za porozumieniem stron. Ostatnie wynagrodzenie zostało mu wypłacone 5 czerwca. 25 czerwca podpisano kolejną umowę o pracę, z której wynagrodzenie wypłacono 5 lipca. Z jakim kodem należy wykazać pracownika w DRA za czerwiec? Pracownik powinien zostać w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem:
30 00 i wynagrodzeniem z umowy, która zakończyła się 23 maja;
01 10 zerowymi składkami, ponieważ umowa rozpoczęła w czerwcu, ale z jej tytułu pracownik nie otrzymał wynagrodzenia.
Trzeba pamiętać, że w tej sytuacji pracownika należy wyrejestrować z ZUS-u i ponownie zarejestrować.
Kiedy umowa się kończy, trzeba wiedzieć, z jakim kodem należy wykazać pracownika na raportach RCA. Czasami będzie konieczne zastosowanie kodu 30 00 – jest to zależne od tego, w jakim miesiącu otrzyma on wynagrodzenie. Dlatego warto znać szczegóły takiego rozliczenia.
