Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej inwestują w dodatkowe udogodnienia dla swoich pracowników mające na celu zachęcenie do podjęcia pracy jak najlepszych specjalistów, utrzymanie motywacji pracowników i poprawę ich efektywności. Świadczenia pozapłacowe dla pracowników t.j: siłownie firmowe, pokoje do relaksu, gry i strefy odpoczynku stały się popularnym elementem strategii motywacyjnych. Odpowiednie świadczenia pozapłacowe mogą przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcy. Poprawiają one samopoczucie zespołu, wpływają na jego efektywność i mogą zmniejszyć rotację kadry.
Świadczenia pozapłacowe dla pracowników finansowane przez pracodawcę – czy stanowią koszt podatkowy?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to, że poza wyłączeniami z art. 16, wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, stanowią koszty uzyskania przychodów. Koszty ponoszone przez podatników należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.
Wydatki poniesione przez jednostkę na świadczenia pozapłacowe dostępne dla wszystkich zatrudnionych, np. pokój relaksu, siłownię firmową czy strefy gier, mają na celu przede wszystkim zwiększenie satysfakcji z pracy i lojalności pracowników oraz poprawę ich motywacji i efektywności. Dodatkowo świadczenia finansowane przez pracodawcę na rzecz ogółu pracowników dostępne dla osób zatrudnionych w zakładzie pracy, takie jak firmowa siłownia, salon gier czy strefa relaksu, sprzyjają integracji, dają poczucie dbałości o komfort psychiczny pracowników. Tego typu świadczenia pozapłacowe zachęcają do pracy w biurze, co w erze pracy zdalnej jest szczególnie istotne dla budowania kultury organizacyjnej oraz wzmacniania więzi między pracownikami. Umożliwiają one lepszą komunikację zespołową, spontaniczną wymianę pomysłów oraz większą efektywność współpracy. Dodatkowo poprawiają atmosferę w miejscu pracy, co może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania pracowników oraz zmniejszenia rotacji kadry. Dzięki takim rozwiązaniom firma może skuteczniej budować swoją markę pracodawcy i przyciągać najlepszych specjalistów na rynku.
Jeżeli więc jednostka jest w stanie wykazać, że wydatki na świadczenia pozapłacowe dostępne dla wszystkich zatrudnionych, np. pokój relaksu, siłownię firmową czy strefy gier, zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia przychodów, są związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie ich motywacji i efektywności, to stanowią one koszty uzyskania przychodów. Potwierdzenie takiego stanowiska możemy znaleźć np. w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.328.2023.1.KM) z 3 sierpnia 2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Organ podatkowy w interpretacji uznał wydatek na konsolę do gier komputerowych do strefy relaksacyjno-integracyjnej za koszt uzyskania przychodu: „[…] wydatek poniesiony na konsole do gier komputerowych do strefy relaksacyjno-integracyjnej nie ma bezpośredniego związku z żadnym konkretnym przychodem Wnioskodawcy, ale ma związek pośredni, bowiem zapewnienie pracownikom i współpracownikom w miejscu pracy możliwości odpoczynku i zrelaksowania się w przerwach od pracy niewątpliwie może się przyczynić do poprawy atmosfery w pracy, relacji między pracownikami i współpracownikami, a także efektywności i wydajności pracowników i współpracowników, co z kolei ma pośredni wpływ na osiągane przez Wnioskodawcę przychody. Zatem ww. wydatek pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów. W konsekwencji Wnioskodawca może go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania”.
Natomiast w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.314.2017.1.MBD) z 25 października 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatki na zorganizowanie siłowni dla pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów: „[…] wydatki związane ze zorganizowaniem siłowni dla pracowników Spółki przyczynią się do przywiązania pracowników do pracodawcy, a także umożliwią pozyskanie nowych pracowników. Pracownicy, korzystając wspólnie z siłowni, mają okazję do integracji, co pozytywnie wpływa na komunikację wewnątrz firmy i przekłada się na zwiększenie efektywności i jakości pracy, a także sprzyja utrzymaniu ich zdrowia i kondycji fizycznej, co wpływa na ich zdolność do pracy i zaangażowanie, co w konsekwencji przyczyni się do wzrostu przyszłych zysków osiąganych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółki. Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że wydatki poniesione na zorganizowanie siłowni dla pracowników Spółki stanowią/będą stanowiły dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop”.
Świadczenia finansowane przez pracodawcę na rzecz ogółu pracowników – jak ujmować świadczenia pozapłacowe w księgach rachunkowych?
Wydatki na świadczenia pozapłacowe dostępne dla wszystkich zatrudnionych, np. pokój relaksu, siłownię firmową czy strefy gier, finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, są ewidencjonowane w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych Oznacza to, że w sytuacji, gdy dany składnik majątku, np. sprzęt do siłowni, konsola do gier, stół bilardowy, spełnia definicję środka trwałego, to powinien zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości przez środki trwałe rozumie się co do zasady rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:
- nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
- maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
- ulepszenia w obcych środkach trwałych;
- inwentarz żywy.
Faktura dokumentująca zakup składnika majątku stanowiącego wyposażenie siłowni, strefy gier czy relaksu może zostać zewidencjonowana w księgach rachunkowych jednostki zapisem:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
Natomiast wprowadzenie składnika majątku do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujmujemy następująco:
- Wn konto 010 „Środki trwałe”,
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Przykład 1.
Spółka z o.o. zajmująca się tworzeniem nowoczesnych rozwiązań technologicznych dla branży fitness zatrudnia 60 pracowników. W trosce o ich komfort oraz integrację zespołu zarząd postanowił stworzyć firmową siłownię, dostępną dla wszystkich zatrudnionych. Dzięki inwestycji w siłownię spółka nie tylko poprawia komfort pracy zatrudnionych, ale także zwiększa ich motywację oraz zaangażowanie. W ramach tego projektu spółka zakupiła profesjonalną bieżnię elektryczną, której wartość wynosi 18 000 zł. Sprzęt spełnia definicję środka trwałego, ponieważ jest kompletny, zdatny do użytku, a jego przewidywany okres eksploatacji przekracza rok. W jaki sposób ująć wydatek na zakup bieżni w księgach rachunkowych spółki?
Ewidencja księgowa zakupu bieżni:
- Zaewidencjonowanie faktury zakupu dokumentującej zakup bieżni przeznaczonej do siłowni dla pracowników:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”;
- Wprowadzenie bieżni do ewidencji środków trwałych na podstawie dowodu OT:
- Wn konto 010 „Środki trwałe”,
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”;
- Ujęcie odpisu amortyzacyjnego bieżni:
- Wn konto 400 „Amortyzacja”,
- Ma konto 070 „Umorzenie środków trwałych”.
Świadczeniami pozapłacowymi dla pracowników może być również zakup usług profesjonalnego trenera prowadzącego ich treningi czy masażysty wykonującego masaże relaksacyjne w ramach ograniczenia stresu związanego z pracą i zapobiegania problemom zdrowotnym w wyniku pracy przy komputerze. Faktura dokumentująca zakup tych usług profesjonalnego trenera lub masażysty w księgach rachunkowych pracodawcy może zostać ujęta zapisem:
- Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (w analityce: Świadczenia pozapłacowe dla pracowników),
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.
