PIT-2 jest formularzem podatkowym, który składa się wraz z nawiązaniem stosunku pracy. Czy zmiana umowy o pracę powoduje konieczność każdorazowego przedłożenia PIT-2 do właściwego urzędu skarbowego? Kto jest odpowiedzialny za złożenie PIT-2 i jakie dokładnie informacje się w nim znajdują?
Czym jest PIT-2?
PIT-2 to oświadczenie pracownika potrzebne do obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy danej osoby. Taki dokument realnie wpływa na wysokość uzyskiwanego wynagrodzenia netto. Dzięki informacjom zawartym w PIT-2 pracodawca może zmniejszać zaliczki na podatek dochodowy swojego pracownika o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w 2024 roku kwota wolna od podatku to 30 000 zł. Kwota zmniejszająca podatek dzięki zastosowaniu PIT-2 wynosi więc 300 zł (30 000 zł × 12% skali podatkowej = 3600 zł. 3600 zł : 12 miesięcy = 300 zł miesięcznie). Dodatkowe 300 zł do wynagrodzenia ucieszy z pewnością każdego pracownika.
Od 2023 roku PIT-2 można złożyć maksymalnie w 3 zakładach pracy. W takim przypadku pracownik musi zaznaczyć za każdym razem pozycję 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł). Oczywiście pracownik może poprzestać na złożeniu PIT-2 wyłącznie do jednego zakładu pracy, pomijając inne firmy.
Deklaracja PIT-2 nie jest obowiązkowa i można ją przekazać pracodawcy tak naprawdę w dowolnym momencie zatrudnienia. Co ciekawe, nie musi ona być sporządzana na urzędowym formularzu. Informacje zawarte w PIT-2 mogą być przekazane zatrudniającemu w zasadzie w dowolnej formie, byleby tylko treściowo zgadzały się z elementami zawartymi w PI-2 i zawierały oświadczenie pracownika o prawdziwości danych pod groźbą odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Do najistotniejszych informacji przekazywanych pracodawcy za pośrednictwem PIT-2 należą oświadczenia pracownika o:
- braku pobierania emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo pobieraniu emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
- braku pobierania świadczeń z FP lub z FGŚP;
- braku uzyskiwania dochodów z działalności gospodarczej, najmu lub dzierżawy.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że PIT-2 nie musi być składany przez pracujących emerytów, którzy pobierają świadczenie z ZUS-u. W tym przypadku kwota zmniejszająca podatek jest naliczana automatycznie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aktywni zawodowo emeryci są więc zwolnieni z obowiązku składania PIT-2.
PIT-2 a zmiany umowy
W obecnych czasach zmiana umowy o pracę nie jest niczym dziwnym. Pracownicy zmieniają formy i miejsca zatrudnienia wielokrotnie. Czy wymaga to od nich aktualizacji w zakresie PIT-2? Tak, choć nie w każdym przypadku. Co do zasady zmiana treści i warunków umowy o pracę powoduje konieczność złożenia pracodawcy nowego druku PIT-2, który będzie uwzględniał nową sytuację zawodową pracownika. Będzie tak również, jeżeli dana osoba rozpoczyna pracę w nowej firmie, tj. w takiej, w której nigdy dotychczas nie pracowała. Złożenie nowego PIT-2 dotyczy także przypadków rozpoczęcia działalności gospodarczej przez pracownika zatrudnionego na etacie. Zmiany wpływające na konieczność ponownego złożenia PIT-2 powinny być zgłaszane przez pracownika na bieżąco i możliwie bez zbędnej zwłoki.
Przykład 1.
Pani Paulina pracuje od kilku lat na 3/4 etatu na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Wraz z podjęciem zatrudnienia złożyła swojemu pracodawcy PIT-2. 2 miesiące temu kobieta rozpoczęła niewielką jednoosobową działalność gospodarczą, aby podreperować swój domowy budżet. Czy musi zgłosić ten fakt swojemu pracodawcy i złożyć nowy PIT-2? Tak, ponieważ rozpoczęcie działalności gospodarczej przez pracownika istotnie wpływa na jego sytuację podatkową.
Przykład 2.
Pan Konrad pracował w firmie, w której na samym początku złożył PIT-2. Miesiąc temu przeszedł jednak do innej firmy, w której do tej pory nie złożył takiej deklaracji. Mężczyzna uważa, że zakres jego pierwszej deklaracji podatkowej rozciąga się na wszystkie miejsca pracy, w których będzie kiedykolwiek pracować. Czy pracownik ma obowiązek złożyć PIT-2 w nowej firmie? Pracownik nie musi składać PIT-2 w każdej nowej firmie, w której podejmuje zatrudnienie, jednak PIT-2 złożony w poprzednim miejscu pracy nie jest przekazywany do nowego pracodawcy. Jeśli pan Konrad chce skorzystać z odliczenia podatkowego w ramach swojego wynagrodzenia, powinien złożyć PIT-2 w nowej firmie.
Przykład 3.
Pani Halina przeszła na emeryturę, jednak chce nadal być aktywna zawodowo. Przepisy pozwalają jej na łączenie wynagrodzenia za pracę ze świadczeniem emerytalnym i chce ona skorzystać z takiego rozwiązania. Kobieta załatwiła wszelkie formalności z ZUS-em i ponownie zatrudniła się w swoim dotychczasowym zakładzie pracy. Czy pani Halina musi złożyć PIT-2 swojemu pracodawcy? Nie, ponieważ emeryci nie mają takiego obowiązku. Pracodawca musi jednak wiedzieć, że kobieta pobiera jednocześnie emeryturę z ZUS-u. Odliczenie podatkowe będzie automatycznie uwzględnione przez ZUS względem jej świadczenia emerytalnego.
Nowe umowy a PIT-2
PIT-2 obowiązuje od chwili jego złożenia tak naprawdę aż do odwołania, tj. wycofania tego dokumentu przez pracownika. Zdarza się, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w jednej firmie w ramach kilku następujących po sobie umów o pracę. Będzie tak np. w przypadku umowy na okres próbny, która następnie jest zastępowana umową na czas określony lub nieokreślony. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku umowy na zastępstwo, którą później zastępuje inna umowa o pracę. Czy pracownik jest wówczas zobowiązany do składania PIT-2 przy podpisaniu każdej nowej umowy o pracę? Nie, szczególnie gdy dotyczy to stałej umowy zawieranej tuż po rozwiązaniu umowy na okres próbny. Takie stanowisko wyraziło Ministerstwo Finansów, wskazując, że aktualizacja PIT-2 względem tego samego pracodawcy nie jest w ogóle potrzebna przy zmianie rodzaju umów o pracę.
Przykład 4.
Pan Marek pracował w firmie na podstawie umowy na okres próbny. Złożył on oświadczenie PIT-2 do pracodawcy. Po zakończeniu okresu próbnego pracodawca zaproponował mu pracę na podstawie umowy na czas określony, tj. na 1 rok. Po upływie czasu, na który została zawarta ta umowa, przełożony podpisał z mężczyzną trzecią umowę, tym razem na czas nieokreślony. Czy pracownik miał obowiązek składać PIT-2 przy podpisaniu umowy na czas określony i nieokreślony? Nie, ponieważ wszystkie te umowy były podpisane z tym samym pracodawcą i następowały kolejno po sobie. Pierwszy PIT-2 jest wystarczający dla zatrudniającego, aby dokonywać odliczeń podatkowych w wynagrodzeniu pracownika.
Przykład 5.
Pan Piotr pracował w firmie na podstawie umowy na okres próbny, nie złożył jednak oświadczenia PIT-2 swojemu pracodawcy. Umowa ta została zastąpiona przez 2 następujące po sobie umowy na czas określony, każda na okres 1 roku. W tym zakresie mężczyzna również nie złożył PIT-2. Pracodawca zaproponował mężczyźnie kolejną umowę o pracę, tym razem zawartą na czas nieokreślony. Czy pan Piotr może złożyć PIT-2, pomimo że nie składał takiej deklaracji przy poprzednich umowach o pracę? Tak, ponieważ ustawodawca nie wskazuje terminu, kiedy może zostać złożony formularz PIT-2. Ostateczną decyzję w tym zakresie podejmuje pracownik. Brak PIT-2 przy poprzednich umowach pana Piotra nie pozbawia go prawa do złożenia takiej deklaracji w ramach obecnej umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracownik nie może jednak złożyć PIT-2 z datą wsteczną, tj. względem poprzednich swoich umów, ponieważ uzyskiwane na ich podstawie wynagrodzenie za pracę zostało już rozliczone.
Przykład 6.
Pani Olga pracowała w firmie na podstawie umowy na czas określony przez 2 lata. Wraz z podpisaniem kontraktu złożyła pracodawcy PIT-2. Po zakończeniu obowiązywania tej umowy przełożony zaproponował jej umowę na czas nieokreślony. Po 3 miesiącach od podpisania nowego kontraktu pracownica zaczęła uzyskiwać dochody z umowy najmu. Czy w tym przypadku istnieje konieczność złożenia nowego PIT-2? Tak, choć nie wynika to z faktu zmiany umowy o pracę i podpisania kontraktu na czas nieokreślony. PIT-2 w nowej wersji powinien być złożony pracodawcy ze względu na fakt, że pracownica osiąga dodatkowe dochody z tytułu umowy najmu.
Podsumowanie
Pracownik, który złożył pracodawcy PIT-2, nie musi aktualizować tego dokumentu w związku ze zmianą rodzaju umowy o pracę w tej samej firmie. Nowy rodzaj umowy o pracę lub zmiana okresu obowiązywania kontraktu podpisanego z tym samym pracodawcą nie powoduje konieczności ponownego składania PIT-2. Jeśli jednak pracownik rozpoczyna działalność gospodarczą lub zaczyna uzyskiwać dochody z najmu albo dzierżawy, powinien złożyć nowy PIT-2 do dotychczasowego pracodawcy.
