Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć kantor wymiany walut - podstawowe informacje

Dokonywanie transakcji zagranicznych, jak i same wyjazdy w podróże służbowe często generują potrzebę wymiany walut w gotówce. Konieczność wymiany walut wiąże się z poszukiwaniem kantorów, których prowadzenie w większych miastach Polski jest bardzo popularnie. Założenie kantoru wymiany walut wiąże się jednak z szeregiem formalności i zgromadzeniem sporego kapitału początkowego, z czym warto się bliżej zapoznać. W artykule wyjaśniamy, jak założyć kantor wymiany walut.

Ogólna charakterystyka kantoru wymiany walut

Kantor wymiany walut to działalność usługowa polegająca na wymianie walut. Zazwyczaj jest prowadzona w lokalu, gdzie następuje operacja przyjmowania i wydawania środków pieniężnych nominowanych w różnych walutach, potwierdzona wystawieniem dowodów kupna i sprzedaży.

Na rynku działają również e-kantory, gdzie wymiana walut odbywa się poprzez przelewy walut pomiędzy klientem - zamawiającym a prowadzącym kantor - przedsiębiorcą. 

Za kantor wymiany walut nie uznaje się banków, oddziałów banków zagranicznych oraz instytucji kredytowych i oddziałów instytucji kredytowych prowadzących sprzedaż lub wymianę walut obcych.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem kantoru wymiany walut

Działalność kantorowa to działalność regulowana w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców a jej prowadzenie wymaga uzyskania wpisu do rejestru działalności kantorowej pod nadzorem Narodowego Banku Polskiego. Co więcej, otwierając kantor wymiany walut należy spełnić warunki wynikające z ustawy Prawo dewizowe. Tym samym, aby prowadzić kantor przedsiębiorca:

  • jako osoba fizyczna nie może być prawomocnie skazany za przestępstwo skarbowe albo za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, lub

  • jako osoba prawna lub spółka niemająca osobowości prawnej żaden odpowiednio członek władz (w przypadku spółek akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością: członek zarządu, członek rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej) lub wspólnik nie mógł zostać skazany za takie przestępstwo.

Konieczne jest również posiadanie specjalistycznego przygotowania do wykonywania czynności w ramach prowadzenia kantoru wymiany walut. Według ustawy prawo dewizowe takim fachowym przygotowaniem jest:

  1. ukończenie kursu obejmującego prawne i praktyczne zagadnienia związane z prowadzeniem działalności kantorowej, udokumentowane świadectwem, lub

  2. praca w banku, minimum rok, na stanowisku bezpośrednio związanym z obsługą transakcji walutowych, udokumentowaną świadectwem pracy, oraz znajomość przepisów ustawy regulujących działalność kantorową, potwierdzoną złożonym oświadczeniem.

Dodatkowym obowiązkiem prowadzącego kantor wymiany walut jest uzyskiwanie zaświadczenia o niekaralności z upływem każdego roku działalności. Wymóg ten dotyczy też każdego pracownika zatrudnionego w kantorze.

Co więcej, przedsiębiorcy wykonujący działalność kantorową są obowiązani przekazywać do NBP w terminie do 10 dni po zakończeniu kwartału - kwartalne sprawozdania z działalności. Formularz sprawozdania stanowi wzór opublikowany w załączniku nr 10 do Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie przekazywania Narodowemu Bankowi Polskiemu danych niezbędnych do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej.

Dodatkowe ewidencje związane z prowadzeniem kantoru wymiany walut

Wszystkie operacje powodujące zmianę ilości wartości dewizowych i waluty polskiej muszą być na bieżąco, w sposób trwały i ciągły oraz zgodny z przepisami, ewidencjonowane w tzw. ewidencji sprzedaży i nabycia walut obcych.

Wpis do ewidencji powinien być dokonany niezwłocznie po zawarciu transakcji lub przeprowadzeniu operacji, a jeżeli transakcja jest realizowana w innym terminie niż termin jej zawarcia, wpis uzupełnia się o datę realizacji transakcji niezwłocznie po jej zrealizowaniu. 

Do każdej transakcji kantor powinien wydać dowód kupna i sprzedaży, imienny lub na okaziciela. Zazwyczaj stanowi on wydruk z ewidencji prowadzonej za pomocą komputera, gdzie odnotowane są operacje kupna i sprzedaży walut.

Jeżeli w związku z transakcjami kupna i sprzedaży walut sporządzane są pisemne umowy potwierdzające ich zawarcie lub wystawiane są inne dokumenty (np. faktury), zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości lub przepisami podatkowymi wówczas nie ma potrzeby realizować powyższych warunków.

Dopuszczalne formy prowadzenia kantoru wymiany walut

Kantor wymiany walut może być prowadzony w każdej formie - zarówno jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna lub spółka kapitałowa (z wyjątkiem spółki partnerskiej).

Jak założyć kantor wymiany walut?

Jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną rejestruje się za pomocą formularza CEIDG-1, który następnie składa się w urzędzie miasta lub gminy. Tym samym przedsiębiorca uzyskuje wpis do centralnej ewidencje działalności gospodarczej, który jest jednoznaczny z uzyskaniem NIP oraz numeru REGON.

Decydując się na jedną z pozostałych form prowadzenia działalności gospodarczej należy dokonać rejestracji składając wniosek w KRS.

Ustalenie PKD dla kantoru wymiany walut

PKD dla kantoru wymiany walut to 66.12Z. Działalność maklerska związana z rynkiem papierów wartościowych i towarów giełdowych w pełnym rozwinięciu obejmująca działalność kantorów wymiany walut.

Najlepsza forma opodatkowania dla kantoru wymiany walut

Otwierając kantor wymiany walut, przedsiębiorca ma do wyboru następujące formy opodatkowania:

  • zasady ogólne,

  • podatek liniowy,

Tego typu działalność całkowicie wyklucza opodatkowanie ryczałtem lub kartą podatkową. Przy wyborze formy opodatkowania warto oszacować planowany przychód oraz wysokość ponoszonych kosztów.

Kantor wymiany walut a zasady ogólne

Opodatkowanie na zasadach ogólnych to najpopularniejsza forma opodatkowania dochodu, zgodnie z którą podatek obliczany jest według skali podatkowej. Wyróżnia się tutaj dwie stawki podatkowe: 18% i 32%. Ta forma opodatkowania uwzględnia kwotę wolną od podatku, co więcej umożliwia korzystanie z ulg podatkowych oraz wspólne rozliczenie z małżonkiem. Skala podatkowa korzystna jest dla osób, których dochód roczny nie przekroczy 85.528 zł, a także tych, którzy posiadają rodzinę i prawo do korzystania z ulg podatkowych.

Kantor wymiany walut a podatek liniowy

Podatek liniowy to stała stawka podatku - 19% niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. W skrócie można stwierdzić, że jest to idealna forma opodatkowania dla "bogatych singli", ponieważ wyklucza korzystanie z większości ulg podatkowych oraz wspólne rozliczenie z małżonkiem. Natomiast, aby jego stosowanie było korzystne uważa się, że dochód powinien wynosić ok. 100.000 zł rocznie. 

Kantor wymiany walut z VAT czy bez VAT?

Działalność kantorowa jest przedmiotowo zwolniona z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt. 7 ustawy o VAT. Podstawa prawna powinna być ujmowana na wystawianej fakturze.

Prowadzenie kantoru wymiany walut nie zobowiązuje do posiadania kasy fiskalnej (zwolnienie przedmiotowe).

Składki ZUS a kantor wymiany walut

W przeciągu 7 dni od założenia kantoru wymiany walut w celu zgłoszenia osoby do ubezpieczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedsiębiorca powinien złożyć formularz:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie sklepu to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (korzysta z ulgi na start lub pracuje na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Podczas rozpoczęcia działalności przedsiębiorca ma możliwość skorzystania z preferencyjnych składek ZUS, które obejmują okres 24 pełnych miesięcy. Ma to dość istotne znaczenie finansowe, bowiem dzięki obniżonym składkom przedsiębiorca zapłaci mniej za ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo osoba korzystająca z preferencyjnych stawek ZUS nie mają obowiązku opłacania Funduszu Pracy.

Przedsiębiorca prowadzący kantor wymiany walut może również skorzystać z tzw. ulgi na start, która upoważnia przedsiębiorcę do opłacania wyłącznie składki zdrowotnej przez okres 6 miesięcy, bez płacenia w tym okresie składek na ubezpieczenie społeczne, co jest sporą oszczędnością. Aby jednak skorzystać z ulgi na start przedsiębiorca musi spełnić szereg warunków, w tym:

  • być osobą fizyczną (czyli prowadzącą działalność jednoosobową albo jest wspólnikiem spółek cywilnych),
  • podejmować działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmować ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia,
  • nie wykonywać działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracował na etacie i wykonywał czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności,
  • nie podlegać ubezpieczeniu w KRUS.

Jeśli osoba rozpoczynająca prowadzenie działalność kantorowej spełni powyższe warunki i skorzysta z tzw. ulgi na start to będzie zobowiązana złożyć w ZUS jedynie zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZZA, co należy wykonać w ciągu 7 dni od założenia działalności.

Konto firmowe dla kantoru wymiany walut

Konto firmowe nie jest obligatoryjne według polskich przepisów. Jednak jego założenie konieczne jest, gdy:

  • wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł, lub

  • stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.

Przed założeniem konta warto porównać oferty banków uwzględniając wysokość opłaty za przelewy.

Warunki lokalowe dla kantoru wymiany walut

Warunki techniczne i wyposażenie lokalu przeznaczonego na kantor wymiany walut określone są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 września 2004 r. w sprawie wyposażenia lokalu przeznaczonego do wykonywania działalności kantorowej oraz sposobu prowadzenia ewidencji i wydawania dowodów kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Lokal, w którym ma być prowadzony kantor powinien spełniać warunki niezbędne do bezpiecznego i prawidłowego wykonywania czynności kupna i sprzedaży dewiz. Z uwagi na okoliczności i bezpieczeństwo obrotu lokal powinien posiadać:

  • kasę pancerną lub sejf służące do czasowego przechowywania środków pieniężnych,

  • system alarmowy oraz zabezpieczenie fizyczne uniemożliwiające bezpośredni dostęp osób trzecich do przechowywanych środków.

Marketing w kantorze wymiany walut

Skuteczna strategia marketingowa jest kluczem do sukcesu prowadzonej działalności. Punktem wyjścia jest utworzenie marki przedsiębiorstwa nazywane brandingiem. Konkurencja jest bardzo duża, więc warto na początku zainwestować sporo czasu, nerwów i oczywiście pieniędzy w reklamę - to z pewnością się zwróci.

Podstawą promowania kantoru wymiany walut jest reklama w sieci. Dobrym pomysłem będzie również utworzenie własnej strony internetowej, na której wyszczególnione zostaną aktualne kursy kupna i sprzedaży walut.