Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek posiadania konta bankowego przez przedsiębiorcę

Prowadzenie rachunku bankowego wynika z obowiązku ewidencjonowania obrotów gospodarczych. Obowiązek posiadania konta bankowego wyraża się nie tylko przez samo założenie konta firmowego, ale także prowadzenie za jego pośrednictwem rozliczeń podatkowych i składkowych. Co ważne, o każdych zmianach dotyczących rachunku przedsiębiorstwa, należy poinformować odpowiednie organy. Sprawdź w naszym artykule, kiedy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania konta bankowego!

Obowiązek posiadania konta bankowego dla przelewów do instytucji państwowych

Przepisy prawa nie zabraniają prowadzenia działalności z wykorzystaniem rachunku prywatnego. Funkcjonujące przepisy skarbowe zobowiązują tylko podatników prowadzących działalność gospodarczą, podlegającą ustawie o rachunkowości, do wykonywania rozliczeń podatkowych w formie przelewu bankowego, poprzez konto wskazane uprzednio w urzędzie skarbowym. Ponadto, zgodnie z art. 61 ust. 1b Ordynacji Podatkowej, z obowiązku dokonywania rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego, zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy.

Za mikroprzedsiębiorców, z kolei, uważa się przedsiębiorców, którzy w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: zatrudniali średnio rocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych, nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat, nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Podobnie sprawa wygląda z przelewami do ZUS-u. Płatnik składek, będący mikroprzedsiębiorcą w rozumieniu art. 7 ustawy Prawo Przedsiębiorców, może opłacać należności z tytułu składek również w formie przekazu pocztowego. Natomiast pozostali płatnicy zobowiązani są dokonywać tych płatności w formie bezgotówkowej, za pośrednictwem konta bankowego.

Urzędy często zmuszają swoich podatników do posiadania odrębnych rachunków firmowych. Przykładem na to może być pismo naczelnika Urzędu Skarbowego w Elblągu (sygn. akt PP1/443-43/06), w którym stwierdził, że w celu dokonania przelewu lub innej podobnego typu operacji z urzędem, podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością”. Nie ma jednak bezpośredniego przepisu, zakazującego wykonywania czynności podatkowych z konta osobistego. Występuje zatem fikcja prawna. Dlatego też, wszystkie niejasności winny być rozstrzygane na korzyść podatników.

Obowiązek posiadania konta bankowego dla rozliczeń bezgotówkowych z kontrahentami

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą, musi nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy:

  • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
  • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji

(art. 19 ustawy Prawo Przedsiębiorców)

Poniżej kwoty wskazanej w ustawie, płatności między przedsiębiorcami mogą zostać uregulowane gotówką. Co więcej, rozliczenia tego typu dotyczą tylko kontaktów biznesowych. W przypadku relacji konsument-przedsiębiorca obowiązku korzystania z rachunku bankowego nie ma.

W jakiej formie realizuje się obowiązek posiadania konta bankowego?

Inaczej do tej kwestii podchodzi prawo bankowe. Co prawda, nowelizacja z 1 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 91, poz. 870) uchyliła zapis, że rachunki oszczędnościowe nie mogą być wykorzystywane przez ich posiadaczy do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale nie zmienia to faktu, że prawo bankowe dokładnie reguluje, jakie podmioty mogą korzystać z poszczególnych rachunków bankowych. W myśl tych przepisów posiadanie rachunku rozliczeniowego oraz rachunku lokat terminowych może być prowadzony wyłącznie dla:

  • osób prawnych,
  • jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną,
  • osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami.

Natomiast rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

  • osób fizycznych,
  • szkolnych kas oszczędnościowych,
  • pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych (art. 49 ustawy Prawo bankowe).

Ustawodawca nie przewidział jednak sankcji za korzystanie z rachunku osobistego dla celów firmy, zatem niejeden przedsiębiorca taki rachunek wykorzystuje i wykorzystywać będzie. Obowiązek posiadania konta bankowego realizowany jest w takiej formie głównie ze względów ekonomicznych. Osobiste konta bankowe są bowiem znacznie tańsze w użytkowaniu od rachunków firmowych. Co więcej, ewentualną konsekwencją, ze strony banku, za wykorzystywanie konta osobistego do celów prywatnych, może być zerwanie umowy rachunku bankowego, która została zawarta z osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności. Sytuacje takie należą jednak do rzadkości.

Wady korzystania z prywatnego rachunku bankowego do celów firmowych

Obowiązek posiadania konta bankowego zrealizowany przez korzystanie z prywatnego rachunku do celów firmowych, oprócz zalet, ma również i swoje wady. Otóż trudności pojawiają się w przypadku:

  • opodatkowania przychodu z odsetek na rachunku

Za przychód z działalności uważa się również odsetki od środków na rachunkach bankowych, utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością.

Tym samym, jeśli rachunek prywatny wykorzystywany jest dla celów działalności, przetrzymywane środki pieniężne, nawet jeśli dadzą odsetki, mogą zostać rozliczone tylko i wyłącznie prywatnie i opodatkowane. Z jednej prostej przyczyny, że nie będzie bowiem widać, czy są to środki prywatne osoby fizycznej czy też przedsiębiorstwa.

  • opodatkowania przychodu z tytułu różnic kursowych

Prywatnie podatnik nie rozliczy przychodów z tytułu różnic kursowych, ale w ramach przedsiębiorstwa będzie do tego zobowiązany. Tym samym, przelewy na rachunku prywatnym musiałyby szczegółowo wskazywać, o jakie konkretnie kwoty chodzi i że są to środki prywatne, a nie służbowe (art. 24c ustawy o PIT).

  • kontroli skarbowej

Fiskus może zainteresować się kwestią sprzedaży prywatnych przedmiotów podatnika, gdyż wspólny rachunek nie rozgranicza transakcji prywatnych od firmowych. Co więcej, to podatnik musi udowodnić, że dana sprzedaż jest prywatna, a nie firmowa.

Prywatny rachunek rozliczeniowy używany w firmie, powoduje chaos i bałagan informacyjny. Może również przyczynić się do powstania problemów karno-podatkowych, podczas ewentualnej kontroli skarbowej. Niemniej jednak, jest znacznie bardziej korzystniejszy, pod względem finansowym, od rachunku firmowego. Istotne jest także to, że jego używanie do celów firmowych, jest całkowicie zgodne z literą prawa.

Obowiązek posiadania konta bankowego przez przedsiębiorce a mechanizm podzielonej płatności

Przedsiębiorcy, którzy wraz z wejściem w życie przepisów o nowej metodzie płatności - split payment - zechcą z niej skorzystać, zobowiązani będą do posiadania firmowych rachunków rozliczeniowych. Metoda podzielonej płatności polegać ma na regulowaniu zobowiązań w formie przelewu bankowego z użyciem komunikatu przelewu. Zgodnie z tym kwota brutto zobowiązania zostanie przelana z rachunku bankowego nabywcy, przy czym podatek VAT zostanie automatycznie pobrany ze specjalnego rachunku VAT. Należność, która trafi do odbiorcy będzie ujęta na rachunku firmowym w kwocie netto natomiast w kwocie podatku VAT bezpośrednio na rachunku VAT. 

Aby możliwe było skorzystanie ze split payment musi być spełniony obowiązek posiadania konta bankowego przez przedsiębiorcę, który jest jego rachunkiem rozliczeniowym, ponieważ wyłącznie do takich rachunków bank ma obowiązek otworzyć specjalny rachunek VAT. 

Ważne!

Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 15 grudnia 2017 r. mechanizm podzielonej płatności (split payment) będzie obowiązywał od 1 lipca 2018 roku. 

Należy więc zauważyć, że podatnicy, którzy nie posiadają firmowego rachunku rozliczeniowego i w związku z prowadzoną działalnością wykorzystują swój prywatny rachunek tzw. ROR tracą prawo do wykonywania przelewów z zastosowaniem mechanizmu split payment. Dodatkowo jeśli nabywca takiego podatnika będzie chciał dokonać na jego rzecz zapłaty z zastosowaniem podzielonej płatności, otrzyma automatycznie pełen zwrot środków. Kwota odpowiadająca wartości VAT trafi bezpośrednio na rachunek VAT nabywcy a pozostała wartość na rachunek rozliczeniowy.