Poradnik Przedsiębiorcy

Jaki adres umieszczamy na fakturze sprzedaży?

Wraz z początkiem 2014 r. weszła w życie nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług, która zmieniła kilka kluczowych kwestii. Wśród nich warto wymienić zawarcie bezpośrednio w ustawie, a nie w oddzielnym rozporządzeniu (jak było dotychczas), dokładnych regulacji dotyczących zawartości faktury. Zmiany mają na celu przede wszystkim precyzyjne dookreślenie kilku niejasnych zasad. Czy nowe przepisy odpowiadają na jedno z najczęściej zadawanych przez podatników pytań - jaki adres zamieszczać na fakturach sprzedaży?

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT określa zasadnicze elementy faktury. Jak wynika z pkt. 3 tego typu dokument powinien zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. W odniesieniu do spółek posiadających stały adres forma zapisu nie powinna budzić wątpliwości – z reguły różni się od adresu zamieszkania wspólników. W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i niemających osobowości prawnej mogą pojawić się niejasności. Zwłaszcza, jeśli adres firmy umiejscowiony jest poza miejscem zamieszkania podatnika, a ponadto jego firma posiada również filie, znajdujące się pod innymi adresami. Który z nich należy zatem uwzględnić: adres zamieszkania czy adres siedziby firmy?

Jak się okazuje, znowelizowana ustawa o VAT w dalszym ciągu nie wyjaśniła tej kwestii. Wyraźnie zaznaczono, że przedstawienie adresów na fakturze jest obowiązkowe, natomiast wciąż nie wiadomo, które z nich są wymagane. Jak zatem precyzyjnie określić tę wątpliwość? Najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z interpretacji podatkowych.

CEIDG czy VAT-R wiążące dla przedsiębiorcy?

W trakcie zakładania działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca musi dopełnić wymaganych formalności. Wśród nich znajduje się konieczność złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG-1. W dokumencie tym podatnik musi wpisać takie informacje, jak adres zamieszkania, adres zameldowania, główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz dodatkowe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (filie) oraz adres do doręczeń, a także przechowywania dokumentacji rachunkowej – a zatem w tym przypadku trudno byłoby ustalić, który z adresów powinien zostać obowiązkowo zawarty na fakturze.

Nieco prościej wygląda sytuacja w przypadku formularza rejestracyjnego do VAT – VAT-R. W przypadku tego druku konieczne jest uzupełnienie tylko jednego adresu, a mianowicie adresu prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku osoby prawnej lub adresu zamieszkania, jeśli rejestracji dokonuje osoba fizyczna.

A zatem w obu przypadkach (CEIDG oraz VAT-7) występuje adres zamieszkania, w związku z czym w przypadku faktur wystawianych przez osoby fizyczne wydawałoby się prawidłowe ujęcie na fakturze właśnie jego. Okazuje się jednak, że nie do końca rozwiązanie to jest poprawne. Wszystko z powodu zmian, jakie weszły w życie od początku 2013 roku, kiedy to umożliwiono wystawianie faktur podatnikom zwolnionym z podatku VAT w ramach swoich działalności. Oznacza to, że złożenie formularza VAT-R z deklaracją skorzystania ze zwolnienia nie jest praktycznie obowiązkowe, a więc przedsiębiorcy nie muszą dopełniać tego obowiązku. Jak zatem rozpatrywać problematyczny wybór adresu na fakturze?

Do omawianego problemu odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna o sygn. IPPP2/443-717/13-2/MM z 12 września 2013 r.) wskazując, że "stanowisko Wnioskodawcy, iż zarówno na fakturach dotyczących nabycia jak i sprzedaży towarów i usług powinien być zamieszczany adres danego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, który został wykazany w nowej formie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, należy uznać za prawidłowe". Odniósł się przy tym w swojej wypowiedzi do stanowiska reprezentowanego przez Ministerstwo Finansów.

W świetle powyższych wyjaśnień podatnik będący osobą fizyczną, który w zgłoszeniu identyfikacyjnym oprócz swojego miejsca zamieszkania zamieścił również adres głównego miejsca prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, może w miejscu adresu zamieszkania w wystawianych fakturach zamieszczać adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w przypadku, gdy podatnik nie wskaże w zgłoszeniu identyfikacji podatkowej adresu głównego miejsca prowadzenia działalności, powinien podawać w fakturze adres zamieszkania). Jednocześnie nie ma przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług pod warunkiem, że nie zakłóca to czytelności faktury”. (...) wystarczającym byłoby wskazywanie w piśmie procesowym miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Pod tym adresem jest możliwe skuteczne doręczenie przedsiębiorcy pisma procesowego. Byłoby także wystarczające do prawidłowego określenia właściwości sądu. Potwierdza to treść uchwały Sądu Najwyższego z dnia 4 stycznia 1995 r., sygn. III CZP 148/94, z której tezy wynika, że powództwo o roszczenie majątkowe skierowane przeciwko osobie fizycznej prowadzącej ewidencjonowaną działalność gospodarczą związane z tą działalnością wytoczyć można przed sądem, w którego okręgu znajduje się miejsce prowadzenia działalności.

Na podstawie powyższej wypowiedzi można było uznać problem za rozwiązany, jednak z dniem 5 marca 2014 roku pojawiła się nowa interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPP1/443-943/13-2/MG). W jej opinii przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien w pierwszej kolejności uwzględnić adres zamieszkania. Jak wyjaśnia organ, adres ten jest analogiczny do adresu siedziby firmy w odniesieniu do osoby prawnej:

(...) należy stwierdzić, że pomimo braku precyzyjnego sformułowania w przepisach jaki adres podatnik winien wskazać na fakturze (miejsca zamieszkania czy miejsca prowadzenia działalności), przyjąć należy, iż będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem rejestracyjnym dla podatku od towarów i usług VAT-R, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania. Należy zauważyć bowiem, że adres zamieszkania dla podatnika będącego osobą fizyczną jest tym, czym adres siedziby dla podatnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, czyli informacją identyfikującą go jako podatnika.

(...) umieszczenie na fakturze, oprócz adresu zamieszkania, także adresu prowadzenia działalności (o ile taki adres prowadzenia działalności widnieje również na zaświadczeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej) nie będzie błędem.

W świetle powyższego, w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, na fakturach VAT wystawianych przez Wnioskodawcę jak również na fakturach VAT dokumentujących nabycie towarów i usług należy wskazać adres zamieszkania, który został zgłoszony na formularzu VAT-R złożonym we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy oraz okoliczności sprawy, na fakturach VAT dotyczących zakupu i sprzedaży towarów i usług należy wskazywać adres podany w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R, tj. adres zamieszkania Wnioskodawcy.

A zatem, jak wynika z powyższego zapisu, w dalszym ciągu istnieje problem, jaki adres umieścić na fakturze w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Dla pewności można założyć, że "lepszym" rozwiązaniem będzie wprowadzenie adresu zamieszkania, który z reguły zmienia się rzadziej od adresu firmowego. W praktyce jednak, zwłaszcza w przypadku oddalonych od siebie adresów zamieszkania i firmy, mogą wystąpić problemy natury logistycznej. To przedsiębiorca ostatecznie powinien zadecydować, który z adresów uwzględni na fakturze – najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, to konsekwencja – jeśli zdecydujemy się na wpisywanie adresu zamieszkania, to tego adresu powinniśmy trzymać się w przypadku pozostałych faktur. Niewykluczone jednak, że niebawem pojawią się bardziej doprecyzowane regulacje w tej kwestii.