Rozporządzenie MF z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 17 określa, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Czy zatem możliwe jest niezaksięgowanie zakupu towarów w KPiR?
Nie. Niezaewidencjonowanie kosztów zakupu towaru powoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów, a to prowadzi do zawyżenia podstawy opodatkowania. Wydawać by się mogło, że takie postępowanie “na korzyść” urzędu skarbowego nie jest błędem. Ale w tym przypadku to nie prawda. Przedsiębiorca nie wykazując kosztu związanego z zakupem towaru handlowego czy materiału narusza rzetelność księgi (§ 11 ust. 4 pkt 3 ).
Niezaewidencjonowanie zakupu towarów prowadzi zatem do uznania KPiR za nierzetelną gdyż zapisy w niej dokonywane nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych w działalności.
Kiedy zatem przedsiębiorca powinien zaksięgować zakup towarów?
Zakup towarów księgowany jest zwykle na podstawie faktury lub rachunku. Zapisu w KPiR dokonuje się zgodnie z datą wystawienia faktury. Ale uwaga! Tak księgowany jest zakup towarów gdy wraz z dostawą towaru przedsiębiorca otrzymuje fakturę.
- imię i nazwisko (firmę),
- adres dostawcy,
- ilość i rodzaj,
- cenę jednostkową oraz wartość materiału lub towaru handlowego.
Opis ten powinien być potwierdzony podpisem osoby, która przyjęła towar. Przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą.
Oczywiście między sporządzonym opisem a otrzymaną później niż dostawa towaru faktura mogą wystąpić różnice.
Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do KPiR w dniu otrzymania faktury.
