Poradnik Przedsiębiorcy

Jak działa miniportal do spraw zamówień publicznych?

Z dniem 18 kwietnia 2019 r. zacznie obowiązywać elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych (zwane również e-fakturowaniem w zamówieniach publicznych). Wraz z tą datą każdy zamawiający wskazany w ustawie o fakturowaniu zobowiązany będzie do odbioru elektronicznej faktury – jeśli tylko wykonujący taką fakturę wystawi. W przesyłaniu i odbieraniu tych faktur ma pośredniczyć tzw. platforma elektronicznego fakturowania (PEF). Jednak zanim zostanie uruchomione to duże przedsięwzięcie, Urząd Zamówień Publicznych w październiku 2018 wdrożył tzw. miniportal ds. zamówień publicznych, który ma funkcjonować do czasu utworzenia PEF i spełniać jego funkcje. MiniPortal został przygotowywany przez Urząd Zamówień Publicznych, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwo Cyfryzacji.

Jak działa miniportal ds. zamówień publicznych?

System miniPortal to niezależne od Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) oraz TED (platforma dla europejskich zamówień publicznych) narzędzie. Aby skorzystać z systemu miniPortal należy uprzednio opublikować ogłoszenie w BZP lub w TED.

Wykorzystując miniPortal (zwany również miniportal e-Zamówień) i ePuap można bezpłatnie przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz możliwa jest bezpłatna komunikacja między zamawiającym a wykonawcą. Miniportal ma działać do czasu uruchomienia platformy e-Zamówienia.

Korzystanie z miniportalu jest bezpłatne. Wymagane jest jedynie założenia konta.

Po wejściu na miniportal ds. zamówień publicznych wystarczy wybrać jedną opcję “Zamawiający” lub “Wykonawca” i dalej postępować wg podpowiedzi wskazywanych przez system. Dodatkowo, w prawym górnym rogu klikając na trzy żółte poziome kreski można wybrać interesujące opcje:

  • informacje podstawowe o systemie,

  • dostęp do formularzy komunikacji ePUAP,

  • listę wszystkich opublikowanych postępowań,

  • instrukcję obsługi - jak korzystać z miniportalu,

  • aplikację do szyfrowania.

Jak Wykonawca może skorzystać z miniportalu?

Wykonawcy składający oferty muszą posiadać konto firmy na ePUAP.

Po wejściu na portal minizamówień należy wybrać opcję “dla Wykonawców”, a następnie w zależności od potrzeb, kliknąć w “Lista wszystkich postępowań” lub “Formularze do komunikacji”. Dalej należy postępować wg podpowiedzi wskazywanych przez system.

Formularz oferty wysyłany poprzez miniportal e-Zamówień wygląda tak jak dotychczas, zgodnie z wzorem określonym przez zamawiającego w postępowaniu.

Po skompletowaniu oferty wykonawca jest zobowiązany podpisać ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zaszyfrować ofertę za pomocą dedykowanej aplikacji do szyfrowania i deszyfrowania dostępnej na stronie systemu systemu miniPortal.

Oferta będzie zapisywana w formacie .zip, następnie będzie przesyłana do Zamawiającego za pomocą dedykowanych formularzy dostępnych na ePUAP.

Aby zaszyfrować ofertę, Wykonawca powinien pobrać ze strony Zamawiającego lub systemu miniPortal (bez logowania), ID postępowania i klucz publiczny do zaszyfrowania oferty.

Ponadto, Wykonawcy na miniPortalu mogą znaleźć opublikowane przez Zamawiających formularze postępowań.

Jak Zamawiający może skorzystać z miniportalu?

Po wejściu na portal minizamówień należy wybrać opcję “dla Zamawiających”, a następnie zalogować się do portalu za pomocą loginu i hasła do Biuletynu Zamówień Publicznych. Dalej należy postępować wg podpowiedzi wskazywanych przez system.

Zamawiający, którzy nie posiadają konta w BZP powinni złożyć wniosek rejestracji konta: https://bzp.uzp.gov.pl/Register.aspx. Ponadto zamawiający powinni mieć skrzynkę podawczą (ESP, uprawnienia instytucji publicznej) na ePuap.

Po procedurze logowania, Zamawiający może utworzyć nowy formularz lub przejść do listy już opublikowanych przez siebie formularzy postępowań.

Na miniPortalu Zamawiający udostępnia następujące informacje:

  • tryb postępowania,

  • numer postępowania/Nr referencyjny,

  • tytuł/ nazwę postępowania,

  • dane Zamawiającego,

  • adres strony www zamawiającego, na której dostępne są dokumenty dotyczące postępowania.

Dostępny jest także klucz publiczny. Ogłoszenia są publikowane w BZP lub TED, a SIWZ wraz z załącznikami jest zamieszczane na stronie internetowej Zamawiającego.

Aby odszyfrować ofertę Zamawiający musi posiadać klucz prywatny generowany przez miniPortal. Aby pobrać klucz prywatny użytkownik musi zalogować się do miniPortalu i wejść w Edycję postępowania

W zakładce “Formularze do komunikacji” dostępny jest formularz za pośrednictwem, którego zamawiający może kontaktować się z wykonawcami.

Miniportal e-Zamówienia przeznaczony jest dla Zamawiających, których obejmie obowiązek elektronizacji zamówień publicznych co do postępowań, których wartość zamówień oraz konkursów jest równa lub przekracza 30 000 euro