Poradnik Przedsiębiorcy

Kalendarz treści - jak zorganizować content marketing?

Jeśli prowadzisz dla swojej firmy działania content marketingowe, dobrze wiesz, jak trudno zapanować nad wszystkimi jego aspektami. Aby dostarczać swoim odbiorcom najlepszej jakości treści, powinieneś przy ich tworzeniu posługiwać się planowaniem, harmonogramem oraz wieloma innymi narzędziami. Pomocny w tym jest kalendarz treści. W artykule przedstawiamy, czym dokładnie jest i jak go używać.

Kalendarz treści - co to jest?

Content marketing często jest idealnym rozwiązaniem marketingowym dla firm oferujących produkty B2B. Jednak jego wdrożenie i prowadzenie to skomplikowany proces. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio go uporządkować. Idealnie sprawdzi się do tego narzędzie, jakim jest kalendarz treści. Może być nim nie tylko aplikacja, lecz także dokument w programie komputerowym czy kartka papieru. Posłuży do zaznaczania najważniejszych szczegółów dotyczących prowadzenia działań, np. daty publikacji czy wytyczania osób odpowiedzialnych za zadania.

Korzyści z wprowadzenia kalendarza treści

Głównym zadaniem tego narzędzia jest oczywiście zorganizowanie pracy nad contentem w firmie. Jednak przydaje się również przy innych aspektach pracy marketerów. Pomaga zdyscyplinować pracę oraz dokonać oceny poszczególnych zadań czy etapów projektów. Przy dużej ilości contentu wprowadzenie kalendarza treści służy:

  • organizacji procesów pracy nad treściami, przez co umożliwia ocenę postępów

  • nakreśleniu systuacji bieżącej i wskazaniu czy terminy oddania prac nie są zagrożone

  • wspólnym działaniom całego zespołu na podstawie tych samych, usystematyzowanych informacji

  • określeniu i zaplanowaniu tematów publikacji dużo wcześniej

  • zbadaniu, czy teksty są zgodne z komunikacją firmy, kanałami przekazu oraz grupą odbiorców, do której są kierowane

  • zaprojektowaniu treści wspomagających artykuły i promocyjnych, takich jak hasła reklamowe czy posty na social media.

Jakie elementy powinien zawierać kalendarz treści?

Dobrze zaprojektowany kalendarz treści powinien przewidywać wszystkie etapy działań - od pomysłu, przez realizację, aż do zakończenia części prac. Większość z takich narzędzi uwzględnia również monitorowanie efektów, miejsce na wnioski i wprowadzenie poprawek.

W internecie występuje wiele wzorów takich kalendarzy. Ujednolicając większość z nich, najczęściej można spotkać schemat, który zawiera:

  • temat

  • typ odbiorcy

  • format

  • autora

  • datę zakończenia

  • datę akceptacji

  • datę publikacji

  • treści promocyjne

  • zasięg

  • konwersje

  • linkowanie.

Zawierając te elementy w swoim kalendarzu treści, sprawisz, że tworzenie contentu zamieni się w projekt, a co za tym idzie łatwiej go będzie uporządkować.

Tak sformułowany kalendarz treści uwzględnia również etapy promocji w mediach społecznościowych, czyli prace często zostawiane na ostatnią chwilę. Dzięki temu autor może zamieścić własne teksty, które chciałby, aby zostały dodane w postach.

Kalendarz treści a zespół contentowy

Na rynku istnieje wiele programów pomocniczych, które pomogą zaprojektować własny kalendarz treści. Wybór jednego właściwego warto dopasować do wielkości zespołu zajmującego się contentem w firmie.

Duży zespół

W dużych przedsiębiorstwach, przy większej liczbie osób pracujących nad treściami, proces tworzenia contentu bywa bardzo skomplikowany. Składa się on nie tylko z samych działań podstawowych, ale także z akceptacji tekstów czy tłumaczenia na inne języki. Często również narzędzia do planowania treści są tam zintegrowane z systemami SEO czy innymi narzędziami marketingowymi. Jednym z polecanych programów dla większych organizacji jest Compendium firmy Oracle, ponieważ dobrze integruje się z kalendarzami firmowymi oraz systemami marketingu. Nie posiada jednak funkcji zarządzania działaniami social media.

Zdarza się też, że większe organizacje zlecają budowę dedykowanego systemu. Zazwyczaj jest on postawiony na platformie SharePoint, która posiada kalendarz, archiwum dokumentów, wykaz prowadzonych prac oraz jest całkowicie zintegrowana z pakietem Office. Ułatwieniem jest fakt, że program można wykupić również w modelu chmury.

Niewielki zespół

W przypadku małego zespołu zazwyczaj używany jest kalendarz w pakiecie Office lub w programie Google Apps. Jednak oba rozwiązania posiadają niewiele funkcji. Można tam przypisać zadanie do konkretnej osoby, ale nie znajdziemy tu podziału prac na etapy czy możliwości oceny. Tutaj lepszym wyborem będą tablice zadań. Przykładami takich programów mogą być Trello czy MeisterTask. Są to narzędzia przeznaczone do organizacji niewielkich prac. Ich działanie polega na zapisywaniu kolejnych części zadań w kolumnach przypisanych poszczególnym etapom działań. Cały system można również zintegrować z własnym kalendarzem elektronicznym, co ułatwi zapamiętywanie danych deadline’ów.

Indywidualna praca

Kiedy nad treściami pracuje tylko jedna osoba, np. w przypadku blogerów czy copywriterów, zazwyczaj wystarczy klasyczny kalendarz internetowy. Jego główną zaletą jest fakt, że jest darmowy, prosty w obsłudze oraz można z niego korzystać wszędzie. Niestety, nie posiada wyznaczania ani kontrolowania etapów prac, ponieważ narzuca jedną datę zakończenia działania.

Oczywiście w całym tworzeniu contentu najważniejszy jest właściwie zbudowany proces. Narzędzia są jedynie ułatwieniem. Należy je dostosować do specyfiki pracy w firmie i do własnych potrzeb. Warto przetestować kilka systemów, zanim wybierze się ten jeden i sprawdzić, jak działają razem z tymi wcześniej wdrożonymi, np. intranet czy wspólne kalendarze.

Kalendarz treści nie tylko pomaga zorganizować pracę, ale również eliminuje wiele stresujących sytuacji związanych z terminami, a co się z tym wiąże, pozostaje więcej czasu na pracę twórczą.