Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność materialna pracowników - podstawowe zasady

Z zatrudnieniem wiążą się rozmaite obowiązki, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest wypłata wynagrodzenia, zaś podstawowym obowiązkiem pracownika – wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy, w sposób przez niego określony. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną związaną z wykonywaną przez niego pracą. Czym tak naprawdę jest odpowiedzialność materialna pracownika?

Odpowiedzialność materialna - rodzaje

Kodeks pracy wyróżnia dwa rodzaje odpowiedzialności materialnej:

  1. Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy.

  2. Odpowiedzialność za powierzone pracownikowi mienie.

Pierwszy rodzaj odpowiedzialności dotyczy szkody powstałej po stronie pracodawcy. Szkoda musi powstać z winy pracownika i musi być wynikiem niewykonania obowiązków pracowniczych lub ich wykonania, lecz w sposób nienależyty. Ten rodzaj odpowiedzialności ciąży na wszystkich pracownikach, nawet jeśli nie zawarli umowy w tym szczególnym zakresie.

Przepis art. 114 Kodeksu pracy
Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach niniejszego rozdziału.

W przypadku tego rodzaju odpowiedzialności chodzi o wszystkie szkody, które zostały wyrządzone pracodawcy, przy czym przez szkodę należy rozumieć zarówno poniesioną przez pracodawcę stratę (np. zniszczone mienie), jak i utracone korzyści (np. zarobek, którego pracodawca nie zarobił z winy pracownika), przy czym odpowiedzialność materialna dotyczy rzeczywistej, dokładnie wyliczonej szkody.

Aby pracownik został obciążony obowiązkiem zapłaty odszkodowania, konieczne jest spełnienie czterech warunków:

  1. Pracownik nie wykonał swoich obowiązków lub wykonał je nienależycie (np. osoba zatrudniona na stanowisku magazyniera nie zamknęła drzwi prowadzących do magazynu, wskutek czego towary znajdujące się w środku zostały ukradzione);

  2. Wskutek działania pracownika powstała szkoda po stronie pracodawcy;

  3. Szkoda powstała z winy pracownika (np. pracownik celowo zaniedbał swoje obowiązki, działał niedbale lub lekkomyślnie);

  4. Pomiędzy szkodą a winą istnieje związek przyczynowy (szkoda jest wynikiem winy pracownika, np. pracownik spożywa alkohol i wskutek upojenia alkoholowego gubi służbowego laptopa).

Pracownik ponosi odpowiedzialność tylko i wyłącznie za swoje własne błędy, a nie za szkody wynikłe z winy innego podmiotu czy pracodawcy. Jeśli zatem szkoda jest wynikiem np. zastosowania niewłaściwych materiałów, które dostarczył pracodawca, pracownik nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

W przypadku uznania, iż pracownik ponosi winę za wyrządzoną szkodę, odszkodowanie zasądzone na rzecz pracodawcy musi odpowiadać powstałej szkodzie, ale nie może przekraczać równowartości wynagrodzenia pracownika za trzy miesiące.
Jeśli szkoda została wyrządzona umyślnie, celowo, wówczas pracownik jest zobowiązany do pokrycia szkody w pełnej wysokości (np. maszynista kierujący pociągiem pod wpływem alkoholu, który doprowadził do zderzenia pociągów - por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 stycznia 1977 r., wydany w sprawie o sygn. IV PR 353/76).

Wysokość odszkodowania może zostać obniżona, zarówno na mocy ugody zawartej pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem, jak również na mocy orzeczenia sądu.

Jeśli pracownik w trakcie wykonywania swoich obowiązków wyrządzi szkodę innej osobie (np. klientowi przedsiębiorcy), wówczas odpowiedzialność względem tej osoby ponosi przedsiębiorca. Pracodawca może następnie dochodzić odszkodowania od swojego podwładnego.

Co istotne, jeśli szkoda jest wynikiem działania kilku pracowników (np. trzech pracowników używa maszyny w sposób nieprawidłowy, wskutek czego ulega ona awarii), wówczas ponoszą oni odpowiedzialność wspólnie, w takim stopniu, w jakim przyczynili się do powstania zdarzenia. Jeśli udziału poszczególnych pracowników w powstaniu szkody nie da się ustalić, będą oni zobowiązani do uiszczenia odszkodowania w częściach równych.

Czy kasjerka odpowiada za pieniądze w kasie?

Drugim rodzajem odpowiedzialności materialnej pracowników jest odpowiedzialność za mienie, które zostało pracownikowi powierzone. Ta odpowiedzialność materialna dotyczy nie tylko pracowników, którym powierza się gotówkę (jak na przykład recepcjonista czy kasjer), lecz również pracowników, którzy przy wykonywaniu pracy posługują się mieniem należącym do pracodawcy (np. kosmetyczka posługująca się sprzętami stanowiącymi wyposażenie właściciela salonu kosmetycznego – pracodawcy). Warunkiem tej odpowiedzialności jest powierzenie pracownikowi tych ruchomości, z jednoczesnym nałożeniem na niego obowiązku zwrotu lub rozliczenia się z tych przedmiotów.

Przepis art. 124 Kodeksu pracy
§ 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Zazwyczaj pracodawcy wymagali od pracowników zawarcia umowy o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone pracownikowi mienie lub podpisania deklaracji o przyjęciu na siebie takiej odpowiedzialności. Kodeks pracy nie precyzuje w żadnym z przepisów, w jaki sposób pracownik przyjmuje na siebie odpowiedzialność za przekazane mu przedmioty – z tego względu najprostszym sposobem jest oczywiście zawarcie takiej umowy w formie pisemnej.

Jak jednak wynika z najnowszego orzecznictwa sądów, brak pisemnej umowy czy oświadczenia nie stanowi przeszkody do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności materialnej, albowiem dokument tego rodzaju stanowi jedynie dowód potwierdzający, iż pracownik przyjął na siebie przedmiotową odpowiedzialność. Sam dokument nie przesądza o tym, czy powierzenie mienia nastąpiło w sposób prawidłowy (sygn. III APa 57/15).

Pracownik, któremu powierzono w prawidłowy sposób mienie, ponosi odpowiedzialność na zasadzie art. 124 kp choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności (por. postanowienie Sądu Najwyższego  z dnia 9 stycznia 2014 r., wydane w sprawie o sygn. I PK 178/13).

Sprawy dotyczące odpowiedzialności za powierzone mienie, zdają się być oczywiste w przypadku, w którym przyczyna powstania szkody jest znana – np. kasjerka przyznaje się do zdefraudowania środków z kasy. W ocenie Sądu Najwyższego pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach określonych w przepisie art. 124 kp również wówczas, gdy szkoda powstała z przyczyn, które nie zostały ustalone. Jeśli bowiem pracownikowi powierzono mienie z obowiązkiem wyliczenia się, pracownik – na którym ciąży obowiązek wykazania faktów za pomocą dowodów (np. dokumenty, zeznania świadków, nagrania z monitoringu, itp.) – nie udowodnił, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a szkody nie można przypisać samemu pracodawcy, wówczas odpowiedzialność ponosi pracownik, któremu mienie powierzono. Sądy uznają, iż w takiej sytuacji pracownik dopuścił naruszenia obowiązku sprawowania należytej pieczy nad powierzonym mu przez pracodawcę mieniem.

Warunkiem odpowiedzialności pracownika jest sprawowanie pieczy i bezpośredniego nadzoru nad powierzonymi mu przedmiotami. W takim przypadku w zasadzie jedynym obowiązkiem pracodawcy jest wykazanie, iż mienie zostało przekazane prawidłowo (sygn. I PK 140/13).

Kilkoro pracowników odpowiada zbiorowo

Odpowiedzialność materialna za mienie może zostać powierzona nie jednemu, a większej liczbie pracowników. Zasady tej odpowiedzialności zostały uregulowane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie. Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności pracowników jest ograniczenie ich liczby. Zgodnie z rozporządzeniem odpowiedzialność wspólna może zostać przyjęta, jeśli liczba pracowników nie przekracza:

- przy pracy na jedną zmianę - 8 osób,

- przy pracy na dwie zmiany - 12 osób,

- przy pracy na trzy zmiany - 16 osób.

W niektórych przypadkach (np. w sklepach samoobsługowych) liczba pracowników może wynieść 24 osoby pracujące na jedną zmianę.

Warunkiem przyjęcia przez pracowników odpowiedzialności, jest zawarcie umowy, przy czym umowa musi zostać zawarta przez wszystkich pracowników. Jeśli choćby jeden z nich odmówi, wówczas umowa nie dochodzi do skutku. Co istotne, jeśli skład pracowników sprawujących pieczę nad powierzonym mieniem ulegnie zmianie, konieczne jest zawarcie nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności. Nie zawarcie nowej umowy uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie (sygn. I PK 551/02).